Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов сущность бизнес-процесса.pdf

В условиях высокого уровня износа промышленного оборудования, низкой производительности труда и неудовлетворительных экспортных показателей продукции перед современным предприятием стоят сложнейшие задачи по оптимизации работы и обеспечению ее эффективности путем внедрения инноваций. Новые возможности, предполагающие движение информационных потоков, привели к изменениям в принципах работы многих современных предприятий и вызвали изменение их структуры управления. Все больше появляется организаций, не имеющих четкой структуры, а ставшее возможным удаление не только филиалов, но и отделов организации, несет в себе сложности построения технологий управления. Подходом к управлению называют метод делегирования полномочий и ответственности; применительно к менеджменту принято выделять три подхода: функциональный, проектный, процессный.

Функциональный подход к управлению заключается в передаче полномочий и ответственности через различные функции. Под функцией подразумевается некая подсистема предприятия, организованная по критериям схожести работ, выполняемых сотрудниками. В предприятии в качестве функции могут быть выделены маркетинг, производство, персонал, финансы, безопасность, юридическое сопровождение. В рамках функционального подхода деятельность предприятия делится на функции, во главу которых ставятся руководители, наделяемые полномочиями и ответственностью по их управлению. Затем функции, в свою очередь, делятся на подфункции (подразделения предприятия), во главе которых находятся руководители, наделенные полномочиями и ответственностью по управлению этих подфункций, и так далее. Данный подход к управлению применяется для управления регулярной (многократно повторяющейся) деятельностью.

Проектный подход состоит в передаче полномочий по проектам, в рамках которых реализуются все необходимые функции, руководителю этого проекта. В этом случае участники проекта имеют под собой двойное управление: руководитель проекта (проектная, «разовая» деятельность) и функциональный руководитель (регулярная деятельность) – таким образом, создается матричная организационная структура, связанная с реализацией двух подходов к управлению одновременно.

Процессный подход к управлению – это передача полномочий и ответственности через бизнес-процессы, под бизнес-процессом понимается устойчивая (многократно повторяющаяся) деятельность, преобразующая ресурсы (входы) в результаты (выходы). В рамках процессного подхода предполагается выделение проблемного бизнес-процесса и его участников, назначение одного из участников бизнес-процесса владельцем и передача ему полномочий по управлению этим бизнес-процессом. Возникает матричная структура при управлении регулярной деятельностью. Участник бизнес-процесса подчиняется функциональному руководителю и владельцу бизнес-процесса, что связано с применением одновременно двух подходов к управлению регулярной деятельностью: функционального и процессного.

Поскольку производство высокотехнологичной продукции требует дополнительных значительных затрат и, как правило, имеет длительный цикл от начала исследования до выпуска первой партии, накладные расходы имеют свойство накапливаться в процессе производства. Классические методы распределения косвенных затрат существенно искажают себестоимость единицы продукции. Это связано со сложной системой бизнес-процессов, происходящих на промышленных предприятиях. На этом пути базой для построения системы управления становится не подразделение предприятия как при функциональном подходе, а процесс, отражающий деятельность организации посредством процессного подхода к управлению затратами.

Цель текущей работы – .

Задачи:

Актуальность.

Основы управления бизнес-процессами

Сущность бизнес-процесса

Бизнес-процесс – это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных действий (операций, процедур, действий), которые выполняются с использованием ресурсов внешней среды, чтобы создать ценность для клиента и дать ему результат. Бизнес-процессы должны иметь одного менеджера, который управляет процессом и отвечает за результат. В любой компании существует как минимум несколько десятков бизнес-процессов.

Бизнес-процессы, согласно одной из наиболее распространенных классификаций, подразделяются на основные процессы и подпроцессы. Основные бизнес-процессы обеспечивают главный поток доходов компании и служат основой всего бизнеса, а подпроцессы служат ядром. Например, основной бизнес-процесс может состоять в продажах и производстве, а вспомогательные процессы – выражаться в наборе персонала и бухгалтерского учета.

Каждый бизнес-процесс имеет владельца, который должен быть квалифицированным, а также поставщика, который предоставляет ресурсы для бизнес-процесса. Наконец, потребитель получает выходные продукты бизнес-процесса. В этом случае поставщик и потребитель могут быть как внешними, так и внутренними по отношению к организации.

Бизнес-процесс определяет набор задач предприятия для достижения бизнес-целей. Как правило, бизнес-процесс состоит из набора взаимосвязанных задач, которые объединяются потоками данных и конструкциями потоков управления. Потоки данных описывают входные данные для задач и результаты, получаемые из них. Данные являются абстрактными представлениями информации, передаваемой между задачами. Потоки управления определяют порядок (например, последовательный, параллельный или альтернативный) выполнения задач. Например, бизнес-процесс покупки продукта в Интернете состоит из следующей последовательности задач: «Выбор продукта», «Добавление в корзину» и «Проверка кредитной карты покупателя». Элемент данных, то есть продукт, может быть создан из задачи «Выбор продукта». Бизнес-приложения автоматизируют бизнес-процессы, помогая бизнес-пользователям выполнять задачи. В этой постоянно меняющейся бизнес-среде бизнес-процессы постоянно перестраиваются в соответствии с требованиями организации. Бизнес-приложения также модифицируются для добавления новых функциональных признаков без ссылки на бизнес-процессы. В сегодняшней реальности ключевой задачей является поддержание согласованности между бизнес-требованиями и бизнес-приложениями. Технические отчеты показывают, что более 50% бизнес-приложений не отвечают бизнес-требованиям.

Перед выполнением оптимизации необходимо четко определить бизнес-процессы. Оптимизация хаоса невозможна. Реализация определенных формальных правил для получения конечных результатов сама по себе является улучшением, поскольку это небольшой шаг к порядку. Есть две основные стратегии в этой области – сокращение операций и повышение эффективности бизнеса.

Существует множество методов для моделирования и оптимизации бизнес-процессов. Business Process Management (BPM) – концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счет их моделирования с использованием формальных нотаций. В течение последних двадцати лет методологии BPM уделялось много внимания, и она развивалась по-разному. Многие ученые и писатели предложили свои собственные способы улучшения бизнес-процессов, однако BPM определенно является самым популярным и полезным инструментом для этого.

Основная цель управления бизнес-процессами – организовать процесс в соответствие с целями предприятия. Каждый процесс должен быть настроен так, чтобы результаты его выполнения приводили к достижению бизнес-целей. Управление бизнес-процессами использует следующие подходы:

Комплексная, четкая и документированная стандартизация процессов, которая включает в себя создание набора стандартизированных процессов и возможность их настройки в соответствии с меняющимися условиями;
Постоянное улучшение процессов, включая ежедневный мониторинг, измерение, анализ и изменение процессов;
Применение информационных технологий и программного обеспечения, в том числе моделирование бизнес-процессов, использование инструментов CASE, автоматизация бизнес-процессов и их оптимизация на основе информационных технологий.

Бизнес-процессы разделяются на типы в зависимости от их классификации. Методика управления бизнес-процессами охватывает все из них. Можно выделить три группы бизнес-процессов:

Процессы управления.

Эти процессы предназначены для планирования, мониторинга и анализа производительности. Процессы управления могут гарантировать цели производства и обеспечивать процесс. Процессы управления не повышают ценность для конечного пользователя, но они необходимы для эффективной и действенной работы предприятия. Эти процессы часто включают планирование, постановку целей, мониторинг и измерение, составление бюджета и так далее.

Производственные (основные) процессы.

В результате этих бизнес-процессов предприятие достигает своих целей. Производственные процессы обеспечивают преобразование продуктов или услуг и повышают ценность для конечного пользователя. Производственные процессы: проектирование, изготовление, сервис, строительство и т. д.

3. Поддерживающие процессы.

Эти процессы необходимы для правильного выполнения производственных процессов. Они не приносят добавленной стоимости конечному пользователю, но без них невозможно достичь целей производственных процессов. Эти процессы включают в себя процессы закупок, управление персоналом, управление инфраструктурой и т. д.

Существование процесса как такового определяется его выполнением в виде экземпляров процесса. Тем не менее, эти экземпляры все еще имеют природу нематериальных систем, состоящих из скрытой информации, которой владеют ее участники (каждый из которых имеет свою уникальную точку зрения) и их взаимного взаимодействия. Впоследствии личные взгляды выстраиваются путем моделирования процесса и установления правил управления информацией и передачи этой информации между участниками, что приводит к созданию явного и унифицированного набора знаний о каждом экземпляре.

Данные и их роль в выполнении процесса

Рассматривая экземпляры процесса как сущности, состоящие из разных частей информации, которые меняют свои состояния в ходе выполнения рабочего процесса, общие концепции информации могут служить инструментом для восприятия различных аспектов процесса. Могут быть выделены шесть основных концепций информации: от сигналов, основанных на информации, обработанной компьютером, до психофизиологических явлений и процессов человеческого познания.

Сообщение. Это наиболее распространенное и широко используемое представление об информации, связанное (и часто ограниченное) передачей содержания или некоего значения. Оно может быть выражено в основном в форме текста, представленного в письменной или устной форме, сопровождаемого некоторыми изображениями или числовыми значениями.
Сигнал. Другим важным описанием информации являются сигналы, которые стимулируют поведение системы. Хотя это явно не указано, такое поведение объясняется выбором опций из существующего списка или даже указанием входных атрибутов для каждого конкретного действия. Такое представление об информации в основном связано с природой технологических ресурсов, используемых в области информационных программных систем и технологий.
Когнитивная категория. Здесь информация тесно связана с процессами в области познания, такими как принятие решений, интеллект или обучение. При таком подходе разрыв между умственной и компьютерной обработкой информации становится более очевидным, указывающим на идею разума и знания как результата выполнения процессов в некоторого рода умственной деятельности.
Организация и упорядочение. Информация, связанная с разнообразием, организацией, расположением и порядком элементов в системе.
Представление. Этот подход описывает отношения между информацией и реальностью и может быть рассмотрен под двумя углами. Во-первых, это понятие относится к идее, что информация представляет или отражает реальность, а представление состоит из данных, которые считаются «фактами о реальных объектах». Во-вторых, оно описывает отношение единиц информации как представление реальности и объекта, характеризуемого набором заданных атрибутов и свойств. Это приводит к идее декларативного знания, представленного такой информацией.
Товар. В этом смысле информация – это предмет, которым можно владеть, хранить, транспортировать и продавать соответственно. Таким образом, информация может рассматриваться как товар, похожий на ресурсы и энергию, используемые в бизнесе. В отличие от материальных и финансовых ресурсов, информация не может быть израсходована или истощена, однако, вместе с тем, она может в значительной степени быстро устареть и потерять собственную ценность.

От данных к информации

Данные как набор качественных и количественных переменных, хранящих отдельные фрагменты информации о процессе, в конечном итоге приводят к осознанию и пониманию некоего процесса, часто описываемого как знание. Эта метафорическая связь между дискретными величинами и когнитивными процессами человека, такими как восприятие, общение и рассуждение, фокусируется на следующих основных элементах:

Данные. Самый низкий уровень абстракции, из которого получаются информация и знания. Они не имеют никакого значения вне существования данных, если эти данные не обработаны и им не заданы соответствующие значения. На уровне компьютерных систем данные представляют собой значения различных типов, которые хранятся в различных формах, начиная от неструктурированного текста, хранящегося физически или в электронном виде, до баз данных и электронных таблиц.
Информация. Это данные, которые были обработаны и получили некоторые значения посредством реляционной связи между реальной сущностью и величинами, которые описывают ее различные параметры. В вычислениях реляционные базы данных используются для систематического хранения данных, в то время как связанные метаданные об их отношениях (основанные на модели данных сущностей) говорят о том, как приписать эти данные указанной сущности, формируя таким образом информацию.
Знание. Применение данных и информации, выбранных в качестве соответствующей коллекции, цель которой должна быть полезной для ее создателя. Оно возникает в результате когнитивных процессов и может рассматриваться как процесс ментальной модели сложной системы. Когда информация передается, она переходит из своего неявного состояния в явное состояние, выражаясь в виде набора сигналов, которые могут быть восприняты другими и которые описывают конкретный аспект выбранного объекта. Ключевым фактором общения является естественный язык, который позволяет общаться и делиться индивидуальными знаниями.
Понимание и опыт. Понимание сущности – это процесс, в котором различные источники знаний целенаправленно интегрируются и анализируются, что приводит к синтезу новых знаний из ранее накопленных знаний. Впоследствии полученный опыт представляет собой основу для комплексной оценки сущности, принятия решений и возможности прогнозировать ее будущие состояния.