Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Понятие, определение).pdf

Введение

Причин для выбора данной темы курсовой работы «Проектный офис, принципы и этапы формирования», из длинного ряда иных предложенных тем, несколько.

Первой и основной причиной послужил мой интерес к данному вопросу, по роду деятельности и занимаемой должности, мне приходилось формировать проектный офис и корректировать структуру уже действующего подразделения в процессе реализации портфеля проектов, и могу отметить, что работа с людьми в проектной команде, а тем более работа с руководителями проектных направлений и выше, достаточно сложна и необычна. Второй причиной, для выбора указанной выше по тексту темы, послужила значимость вопроса формирования проектного офиса, значимость, именно в разрезе проектных организаций (классическая разработка проектов согласно 87 постановления РФ) и организаций занимающихся иной деятельностью, с учетом различных типов организационной структуры предприятия в котором происходит формирование проектного офиса. Данный вопрос имеет огромное значение для организации в которых проектный офис формируется или действует уже как слаженное подразделение. Третьей причиной для выбора данной темы курсовой работы, так же является её актуальность. Актуальность выбранной темы подтверждается следующими условиями:

- тема часто обсуждается на специализированных ресурсах (профессиональные блоги, тематические сайты);

- во многих научных публикациях написанных в последние 2-3 года частично освещаются вопросы касающиеся выбранной темы курсовой работы "Принципы и этапы формирования проектного офиса";

Отдельно хочется акцентировать внимание, что при создании и развитии проектных офисов в организациях, а также специально для высших руководителей и сотрудников организаций, которые хотят создать и развивать проектные офисы с целью повышения эффективности управления проектной деятельностью, на сегодняшний день разработан, утвержден и введен в действие целый ряд нормативных документов, таких как:

ГОСТ Р 58305-2018 Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис. Данный национальный стандарт применяется с 2019 года.

ГОСТ Р 58184-2018 Система менеджмента проектной деятельности. Основные положения. Данный национальный стандарт применяется с 2018 года. ГОСТ Р 54 871, ГОСТ Р 54870, ГОСТ Р ИСО 21504, ГОСТ Р ИСО 21500, ГОСТ Р 54869. и т.д.

Что касается целей курсового проекта, то их можно сформулировать следующим образом:

Цель курсовой работы - Рассмотреть принципы формирования и комбинации ключевых характеристик при формировании проектного офиса.

Глобальная цель курсовой работы - получение знаний и навыков для последующего применения их на практике.

Задачи курсовой работы можно изложить следующим образом:

Задача курсовой работы №1.

Определить ключевые аспекты и принципы формирования проектного офиса.

Задача курсовой работы №2.

Рассмотреть этапы формирования проектного офиса.

Задача курсовой работы №3.

Определить степень влияния организационной структуры предприятия на формирования проектного офиса.

Источники использованные мной для подготовки курсовой работы достаточно надежны, за исключением источников, представленных к публикациям в сети.

Подытожу раздел введение, ответом на вопрос "почему я выбрал именно эту тему для подготовки курсовой работы".

Данная тема выбрана мной для изучения, и подготовки курсовой работы не случайно, на сегодняшний день, тема достаточно актуальна и важна, а исследования, и знания, которые я приобрету в результате изучения материалов для подготовки курсовой, будут использованы мной на практике.

Глава 1. Проектный офис: понятие, определение, функции, назначение, цели, задачи

Прежде чем приступать к научно методической работе самой курсовой работы, необходимо разобраться с понятиями и определениями, что такое проектный офис, которые используются в научной литературе и нормативно-технической документации.

1.1 Понятие, определение

Классическое издание PMBoK (project management body of knowledge) управление проектами совокупность знаний, предлагает следующее основное определение: проектный офис – это обособленное подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации. ^[1] Ключевым словом в данной формулировке являются слова «подразделение», «централизует» и «структурирует».

Нормативно-технический документ ГОСТ Р 58305-2018 Система менеджмента проектной деятельности четко формулирует следующее определение проектный офис - временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности.^[2] Настоящий стандарт был разработан и предназначен специально в области применения типов, функций проектных офисов, и для постановки им целей и задач разных уровней^[3]. Ключевым словом в данной формулировке являются слова и словосочетания «организационная единица», «повышения эффективности», «обеспечения результативности». Мы видим два разных определения к одному понятию, которые взяты из разных источников представляющих собой абсолютно надежные документы (первоисточники).

1.2 Функции, назначение проектного офиса

Попробуем разобраться в функциях которые назначены проектному офису. В развитых странах, в том числе и в Российской Федерации используются разная терминология, с учетом реализации определенных функций и значимости в структуре организации, офис управления проектами, стратегический проектный офис, центр управления проектами, центр стратегии реализации проектов, все эти обозначения тождественны между собой и относятся к общему наименованию "Проектный офис".^[4]3

Все перечисленные вариации определения "Проектный офис" используются в международной практике и международных стандартах. Однако, на разных предприятиях и в различных организациях проектные офисы могут иметь кардинальные отличия и различный функционал. Попробуем разобраться с функционалом и назначением проектных офисов.

К числу основных функций проектного офиса можно отнести следующие функции:

• обеспечение соответствия процесса управления проектами установленным стандартам;
• подготовка специализированных кадров, принимающих участие в управлении проектами, их обучение;^[5]1
• совершенствование инфраструктуры управления проектами;
• постоянный контроль за процессами управления проектами;
• подготовка рекомендаций по принятию решений в рамках инвестиционных проектов для руководства компании;
• подготовка периодической (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.п.) отчетности по ключевым направлениям подготовки и реализации инвестиционного проекта; ^[6]
• управление процессом документооборота в рамках создания инвестиционного проекта.

Проектному офису могут быть переданы полностью или частично определенные функции, полномочия и/или задачи с целью централизации их выполнения^[7]2.

• Управление всеми видами ресурсов и их распределение
• Управление взаимосвязями между различными проектами, программами и портфелями проектов;
• Аттестация и обучение руководителей проектов и других участников проектной деятельности практикам проектного управления;
• Внедрение в организации, адаптация и администрирование информационной системы для управления проектами, обучение пользователей и участников проектной деятельности;
• Контроль за правильностью применения принятой проектной методологии;^[8]3
• Консолидация информации о текущих проектах для топ-менеджмента;
• Экспертная поддержка РМов;
• Приоритезация проектов;
• Участие в управляющих комитетах или комитетах по управлению изменениями;
• Ведение базы извлеченных уроках, помощь в управлении рисками, т.е. управление знаниями организации в области проектного управления;^[9]4

Таблица 1.2.1 - Наименования - синонимы проектного офиса.

Примечание. Источник: собственная разработка на основе данных [3, с. 14,15; 4, стр.3,4;].

Схема 1.2.2 - Основные функции проектного офиса.

Контроль реестра проектных инициатив.

Поддержка контрактной работы.

Контроль анализ и формирование отчетов по управлению проектами. Контроль качества.

Контроль реализуемых проектов, показатели по проектной деятельности.

Разработка и поддержание

актуальной
методологии

Ведение общего архива

проектных документов,

проектный

документооборот

Ведение реестра

проектов и контроль

проектного программного обеспечения

Курирование

проектных команд

и руководителей

проектов

Систематизация
эскалация
проблем.

Анализ и расчет рисков.

Основные функции проектного офиса

Примечание. Источник: собственная разработка на основе исходных данных [3, с. 22^[10]4,26; 4, стр.2^[11]3,5;].

Проведя анализ нескольких библиографических источников, в части возможного функционала проектных офисов можно смело утверждать, что в Российской практике функционал проектного офиса, и задачи поставленные перед ним, зависят от вида проектного офиса, поэтому стандартного перечня или списка функций проектных офисов не существует.

Расширенный список функций проектного офиса представлен ниже по тексту.

Например функции проектного офиса могут включать в себя:

1. Управление проектными ресурсами и их распределение;^[12]13
2. Управление зависимостями между различными проектами, программами, портфелями;
3. Развитие методологий изучение наилучших проектных практик;
4. Аудит реализуемых проектов;
5. Разработка типовых шаблонов проектной документации;
6. Расстановка приоритетов проектов;^[13]13
7. Ведение базы извлеченных уроков, управление рисками, изучение лучших практик, разработка антирисковых мероприятий;
8. Управление знаниями организации в области проектного управления;
9. Участие в управляющих комитетах или комитетах по управлению изменениями;
10. Экспертная поддержка руководителей проектов; ^[14]3
11. Консолидация информации о текущих проектах для топ-менеджмента;
12. Контроль за соответствием применения принятой проектной методологии;
13. Администрирование информационной системы управления проектами, внедрение, адаптация, обучение пользователей.
14. Подготовка специализированных кадров, принимающих участие в управлении проектами, их обучение;
15. Совершенствование инфраструктуры управления проектами;
16. Постоянный контроль за процессами управления проектами;
17. Подготовка рекомендаций по принятию решений в рамках инвестиционных проектов для руководства компании;
18. Управление процессом документооборота в рамках создания инвестиционного проекта.
19. Подготовка периодической (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.п.) отчетности по ключевым направлениям подготовки и реализации инвестиционного проекта;^[15]4
20. Перевод проектов из старой системы в новую систему (при необходимости);
21. Создание учебных материалов, контроль ведения архива проектов.

1.3. Цели, задачи проектного офиса

Цели проектного офиса - это прежде всего создание условий для обеспечения:

• целесообразности компонентов проектной деятельности, т.е. для отбора компонентов проектной деятельности, приносящих наибольшую выгоду организации и наиболее соответствующих ее стратегии, для отмены, приостановления и завершения (в том числе досрочного) компонентов проектной деятельности, не соответствующих критериям целесообразности, для сохранения их актуальности и ценности для реализации;^[16]3
• эффективности проектной деятельности, т.е. для использования процессов, методик, инструментов, практик, организационных структур, позволяющих реализовывать компоненты проектной деятельности быстрее, меньшими финансовыми и человеческими ресурсами, либо при заданных ресурсах реализовывать более сложные компоненты проектной деятельности;^[17]2
• результативности компонентов проектной деятельности, т.е. для их реализации в соответствии с согласованными параметрами, в том числе содержанием, качеством, сроками, стоимостью, установленными требованиями и ограничениями, с удовлетворением либо превышением ожиданий заказчиков.
• Централизация выполнения задач подразумевает концентрацию задач управления преимущественно на всех уровнях менеджмента.^[18]
• Для этой цели проектный офис помимо основного функционала, может выступать в качестве ресурсного центра проектных специалистов. Централизованное назначение таких специалистов в проекты может снизить неэффективную загрузку участников проектной деятельности, обеспечить должное качество и унифицировать выполнение отдельных процессов проектных направлений.^[19]2

Схема 1.3.1 - Основные цели проектного офиса^[20]7

Реализация и управление перспективными проектами в компании.

Основные цели
проектного офиса

Сбор, анализ проектной информации.

Анализ перспективности и эффективности от возможных проектов, с целью выбора приоритетных и лучших для последующего запуска и реализации

Формирование в компании эффективного, опытного проектного офиса

Разработка и реализация плана стратегических проектов на долгосрочную, среднесрочную и краткосрочную перспективу имеющих четко выраженную ценность для компании.