Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Понятие, определение).pdf

Повышение доходности и эффективности портфеля проектов, направленного на достижение стратегических целей компании

Примечание. Источник: собственная разработка на основе данных [2^[21]2, с. 8,9; 5^[22]5, с. 5,6; 7^[23]7, с 6,7].

Таблица 1.3.2 - Недостатки и преимущества

централизации и децентрализации управления

Примечание. Источник: собственная разработка на основе данных [2, с. 6,7; 9, рис. 3; 11, с. 317; 10, с. 109].

Система управления называется централизованной, если важные вопросы по проектной деятельности решаются на высшем уровне управления организацией. И наоборот, система управления называется децентрализованной, если значительная часть основных вопросов и проблем решаются на среднем и низших уровнях управления.^[29]3

Решать основные вопросы из мозгового центра можно на небольшом предприятии. Чем крупнее размер предприятия тем решение вопросов становится сложнее и руководителю приходится делегировать и перенаправлять часть своих полномочий на иные уровни, таким образом и происходит децентрализация управления. В реальной жизни не существует выделенной централизованной и выделенной децентрализованной систем управления. Как правило, можно говорить лишь об определенном соотношении вопросов, которые решаются централизованно или на средних и нижних уровнях управления. Таким образом, можно выделить недостатки и преимущества централизованной и децентрализованной систем управления. Все основные преимущества и недостатки представлены в таблице 1.3.2 "Недостатки и преимущества централизации и децентрализации управления"

Проектному офису могут быть переданы полностью или частично определенные функции, полномочия и/или задачи с целью централизации их выполнения.^[30]2

По видам направлений проектной деятельности, проекты различаются на:

– социальные;

– экономические;

– организационные;

– технические;

– природоохранные;

– смешанные.^[31]1

Вся широта спектра направлений проектной деятельности, как правило, используется проектным офисом. Помимо этого, проектный офис в том числе может выступать в качестве ресурсного центра проектных специалистов. Централизованное назначение таких специалистов в проекты может снизить неэффективную загрузку участников проектной деятельности, обеспечить должное качество и унифицировать выполнение отдельных процессов деятельности по реализации проектов.^[32]2

Уровень организации проектных офисов во многом синхронен уровню развития менеджмента в целом, что вполне согласуется со стадией жизненного цикла компании.^[33]6 Как отмечено в специализированной литературе, проектный офис должен входить в состав результирующего продукта в проекте внедрения корпоративной системы управления проектами. И принципы, применяемые к корпоративной системы управления проектами, в полной мере относятся и к вопросам формирования проектных офисов. Проектный офис возглавляет руководитель, подразделение включает, как правило, двух и более исполнителей разных специальностей: администраторов, экономистов, специалистов по торгам и т.п.^[34]5

Содержательно проектный офис представляет собой структурное подразделение, формируемое на постоянной основе для целей поддержания и развития методологии, управления и администрирования проектами.^[35]7

Организационно основные задачи, решаемые проектным офисом, заключаются в:

• содействии успешному завершению максимального числа проектов;
• оказании помощи в снижения длительности проектных мероприятий;
• упрощении доступа участников проектной деятельности к необходимой информации;
• обеспечении соблюдения общекорпоративных правил и норм ведения проектной деятельности;
• содействии проектного управления в достижении практических результатов выполняемых задач.^[36]6

Дополнительными задачами проектного офиса так же могут являться:

• создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятельности;
• создание и поддержка работающей системы принятия решений и координации участников проектной деятельности;
• организация управления знаниями и содействие формированию необходимых компетенций участников проектной деятельности;
• управление выделенными компонентами ПД и (или) принятие отдельных решений по ним;
• централизованное выполнение проектных функций;
• создание комфортной среды для участников проектной деятельности;^[37]2
• оптимизация выполнения процессов проектной деятельности.

В общем, состав задач и функций проектного офиса, зависит от типа данного подразделения. Проектный офис по иерархии может находиться в составе структуры организации и в подчинении высших руководителей, на уровне департаментов управления, единиц бизнеса или на позициях отдельных, локальных мероприятий.^[38]3

В этой связи рассмотрим некий универсальный пример организационной структуры управления развитой компанией, включающей несколько типов проектных офисов.

Предпосылками для возникновения проектного офиса могут являться:

• Отсутствие четкой иерархии по управлению проектами;
• Отсутствие собственной или заимствованной разработанной методологии управления проектами, действующей в организации на постоянной основе, которой придерживаются все специалисты;^[39]1
• Отсутствие сформированной организационной модели;
• Отсутствие регулярного обследования проектной деятельности;
• Отсутствие должного контроля проектной деятельности в организации.^[40]8

Вывод по главе 1.

Организация проектного офиса неразрывно связана с реализацией внедрения корпоративной системы управления проектами в компании. По сути все синонимы-определения, характеризующие проектный офис, сводятся к одному общему определению одного структурного подразделения. В первой главе представлено определение проектному офису. Сформированы основные цели и задачи. При выборе и формировании основных целей и задач для проектного офиса были использованы самые надежные источники литературы, а также проведена взаимосвязь формата проектного офиса и поставленных данному структурному определению целей и задач, от типа управления в организации (централизованного/децентрализованного). Для полного раскрытия темы первой главы курсовой работы специально были выделены недостатки и преимущества централизованного и децентрализованного видов управления в организациях. В конце главы номер один представлен универсальный пример организационной структуры управления организацией и сформированы основные предпосылки для возникновения проектного офиса в организации.

Глава 2. Рассмотреть и дать оценку видам проектных офисов. Типы проектных офисов.

Во второй главе курсовой работы приведены все виды и типы проектных офисов используемые в Российском и зарубежном опыте управления проектами. Вид и тип проектного, в сравнении как марки и модель автомобиля, и чтобы проектный офис эффективно функционировал, должны быть реализованы соответствующие условия и запущены бизнес-процессы.

2.1 Виды проектных офисов

Издательство PMBoK предлагает к рассмотрению следующих 3 вида проектных офисов:

1. Поддерживающий проектный офис;
2. Контролирующий проектный офис;
3. Управляющий проектный офис;^[41]1

Ниже по тексту курсовой работы представлю детальное описание каждого из видов.

Поддерживающий - данный вид проектного офиса ориентирован на поддержку корпоративной системы управления проектами, (при её наличии) предоставляет методологию, основные шаблоны, ведёт, аккумулирует базу извлеченных уроков. Однако продвижение и реализацию самих проектов указанный вид проектного офиса не осуществляет, в том числе не реализует функцию контроля жизненного цикла проектов. Его основная функция - сбор статистики по ходу реализации проектной деятельности.^[42]2 Его особенной функцией является применение шаблонов и методик, и в случае нарушений поддерживающий проектный офис принимает меры.^[43]3 Прямого воздействия на проектную деятельность указанный тип офиса (поддерживающий) не оказывает, и следовательно, не играет большой роли в структуре организации а среди сотрудников предприятия не пользуется уважением и в большинстве случаев бесполезен.^[44]3 Серьезное восприятие такого вида офиса (поддерживающий офис) т.е. обратная ситуация возможна только при очень серьёзной поддержке топ-менеджмента.

Следующий вид офиса который хотелось бы описать и разобрать его функционал - это контролирующий проектный офис. Данный вид офиса выступает скорее выступает в качестве экспертного, как центр экспертизы и контроля, помимо основной его функции методологии^[45]3. Офис активно принимает участие в решениях о продолжении или завершении того или иного проекта, занимается подготовкой и обучением руководителей проектов. Как дополнительные функции, подключается к работе в сложных ситуациях, контролирует выполнение проектных решений и соответствие их принятым проектным практикам,^[46]6 принимает серьезные меры за несоблюдение таких практик иногда, даже обеспечивает интегрированное планирование работ и ресурсное управление. Такой проектный офис как правило имеет серьезный "вес" и влияние, уважаем всеми сотрудниками в структуре организации.^[47]8

Третий вид рассматриваемого проектного офиса - управляющий проектный офис. Данный вид офиса непосредственно управляет жизненными циклами проектов, распределяет руководителей проектов управляет иным ресурсами проекта, расставляет приоритеты в работе по проектной деятельности, несет ответственность за сроки, выполнение и результаты проектов, отчитывается перед менеджментом. Как дополнительная функция - возможна ответственность за выполнение и соответствие проектов и стратегий организации, хотя данная функция относится к функциям управления портфелем.

2.2 Типы проектных офисов

Консолидируя информацию по источникам из библиографического списка можно выделить следующие типы офисов:

1. Проектный офис - центр совершенства;
2. Проектный офис для специфической инициативы;
3. Офис управления портфелем организации;
4. Офис управления портфелем подразделения;
5. Офис управления программой подразделения.

Таблица 2.2.1 - Типы проектных офисов, уровни,

описание функционального состава.