Файл: «Анализ внутренней и внешней среды организации».pdf

Введение

Понятие организации — ключевое в менеджменте. Именно организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливаю­щей существование менеджмента.

Организация — это группа лиц, взаимодействующих друг с другом с по­мощью материальных, экономических, правовых и других условий ради ре­шения стоящих перед ними проблем и достижения общей цели.

Ни одна организации не может существовать обособленно — она созда­ется и развивается в определенной среде.

От момента создания организации, вокруг и внутри нее, существует мно­жество элементов, которые влияют на ведение бизнеса. Это набор функций, факторов, процессов, входов и выходов, а также условия и ограничения, свя­занные с повседневной работой. Совокупность таких элементов и есть среда организации.

В структуре среды организации различают факторы внутренней и внеш­ней среды.

Целью данной курсовой работы является изучение теоретического мате­риала по теме внешней и внутренней среды организации, взглядов на эту проблему, а также рассмотрение наиболее существенных внутренних пере­менных организации, частей системы внутри организации, отличных от внешнего окружения, рассмотрение взаимозависимости переменных, их роли в обеспечении эффективного функционирования организации.

Актуальность темы обусловлена тем, что в настоящее время внешняя и внутренняя среда предприятий сложны и динамичны. Способность при­спосабливаться к изменениям – основное условие в бизнесе и других сферах жизнедеятельности.

В курсовой работе целесообразно решить следующие задачи:

• Определить понятие организации;
• Рассмотреть сущность и основные факторы внутренней и внешней сре­ды организации;
• Рассмотреть теоретические основы SWOT-анализа;
• Проанализировать внутреннюю и внешнюю среду организации на при­мере ООО «Риф».

В первой главе будет рассмотрено понятие организации, даны теоретиче­ские основы внутренней и внешней среды организации, охарактеризованы их основные составляющие, а также будет рассмотрен один из видов анализа сред организации — SWOT-анализ.

Во второй главе теория, данная в главе первой, будет применена на при­мере ООО «Риф».

При подготовке курсовой работы использовалась учебная и специальная литература таких авторов, как Мескон М., Котлер Ф., Веснин В. Р., Ви­ханский О. С. и др., материалы периодической печати, материалы отчетности ООО «Риф», что позволило более полно раскрыть данную тему.

Глава 1. Внутренняя и внешняя среда организации

1.1 Внутренняя среда

Внутренняя среда организации – это перечень всех внутриорганизаци­онных факторов, процессов и ресурсов организации, влияющих на функцио­нирование и развитие организации. Внутренняя среда является тем потенциа­лом (возможностью, силой), который используется организацией при реали­зации своих целей, да собственно говоря, и цели любой организации должны соответствовать ее возможностям^[1].

Под внутренней средой организации понимается совокупность присущих ей свойств, так называемых «внутренних переменных»^[2]. Именно они и создают индивидуальную для каждой организации, неповторимую внутреннюю среду.

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организа­ции. Поскольку организации представляют собой созданные людьми систе­мы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управлен­ческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние перемен­ные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе^[3].

Американские авторы М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури предлага­ют выделять пять внутренних переменных: цели, структура, задачи, техноло­гия, люди.

Организацию они определяют как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей и рассматривают ее как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Целями называются конкретные конечные результаты или состояния, ко­торых хотят достигнуть работники предприятия совместными усилиями.

Наличие цели считается главным признаком организации. Цель придает смысл ее существованию, определенность и конкретную направленность дей­ствиям персонала. Цель объединяет и сплачивает участников, поскольку ее реализация обеспечивает решение ими собственных задач^[4].

Невозможно переоценить значимость целей для организации. Они яв­ляются исходной точкой планирования; цели лежат в основе построения ор­ганизационных отношений; на целях базируется система мотивирования, ис­пользуемая в организации; наконец, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом^[5].

У различных типов организации могут быть разнообразные цели: повы­шение рентабельности, производительности труда, качества товаров, сниже­ние себестоимости и т.д. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства^[6].

Структура предприятия представляет собой соотношение уровней управления и функциональных подразделений (функциональных областей - областей деятельности, в которых функционируют подразделения в интере­сах организации в целом: сюда относятся маркетинг, производство, обучение кадров, планирование финансовых ресурсов), используемых для достижения целей.

Решение о выборе типа и особенностей организационной структуры при­нимается высшим руководством предприятия и может динамически изме­няться в зависимости от стратегических целей компании, а также тактики, избранной для достижения этих целей^[7].

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, яв­ляется разделение труда - обособление различных видов деятельности и за­крепление их за конкретными субъектами. Это служит основой их дальней­шей специализации, ведущей к усилению зависимости участников организа­ции друг от друга^[8].

Выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Вертикальное разделение связано с иерархией управления в организа­ции. Чем больше ступеней иерархической лестницы между высшим уровнем управления и исполнителями, тем более сложной является данная организа­ция. Полномочия распределяются по должностям и руководителям, занимаю­щим эти должности. Цель организации рассматривается как ориентир для направлений потоков связей и полномочий.

Горизонтальное разделение отражает степень разделения труда между отдельными структурными единицами. Чем больше в организации различных сфер, требующих специализированных знаний и навыков, тем более сложной она является. Горизонтальная специализация направлена на дифференциа­цию функций. Она охватывает определение работы (соединение различных отдельных заданий) и определение взаимосвязи между различными видами работ, которые могут выполняться одним или многими работниками^[9].

Задача – это работа или ее часть, которая должна быть выполнена в определенный срок и определенным образом в процессе реализации цели.

С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в до­стижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это ра­бота с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информа­цией.

Технология – это способ преобразования исходного материала в продук­цию^[10].

Cоциолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразова­ния сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в ис­комые продукты и услуги. Люис Дейвис, писавший о проектировании работ, предлагает сходное широкое описание: «Технология — это сочетание квали­фикационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соот­ветствующих технических знаний, необходимых для осуществления желае­мых преобразований в материалах, информации или людях»^[11].

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии. На эту переменную в большой степени оказали влияние три крупных переворота в развитии техно­логии: промышленная революция, стандартизация и механизация, примене­ние конвейерных сборочных линий.

Технология бывает складывающейся, последовательной, связанной, групповой^[12].

Складывающаяся технология предполагает, что все работы в рамках ор­ганизации слабо связаны друг с другом и завершенность им придает послед­няя операция. Например, участники процесса по отдельности изготавливают детали, которые объединяются в конечный продукт лишь на сборочном стен­де.

Последовательная технология характеризуется тем, что работы по созда­нию продукции вытекают друг из друга и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. Так происходит, например, на конвейерной сборке автомобиля.

Связанная технология означает, что операции взаимно обусловливают друг друга, но не обязательно в однозначной последовательности. Так, напри­мер, происходит работа над документом, который руководителем может неод­нократно передаваться разным подчиненным на доработку, пока не будет со­здан нужный вариант.

Наконец, групповая технология заключается в том, что работы выполня­ются на одном стационарном объекте (например, строящийся дом) последо­вательно или параллельно в зависимости от ситуации.

Люди – это конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальных и коллективных качеств и поведе­ния.

Кадры являются основой любой организации. Без людей нет организа­ции. Организация живет и функционирует только благодаря наличию в ней людей. Именно они создают ее продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация, какое место она занимает в обществе^[13].

Каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами. Если руководство не признает это, способность организации достичь намеченных целей встает под угрозу. Руководство, во­обще говоря, достигает целей организации через других людей. Следователь­но, люди являются центральным фактором в любой модели управления^[14].

Взаимосвязь внутренних переменных

Все внутренние переменные взаимосвязаны и рассматриваются как со­циотехнические подсистемы, т. к. они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Изменение од­ной из них в определенной степени влияет на все другие.

На рисунке 1 показана взаимосвязь внутренних переменных.

Данная схема дает понимание того, что при принятии решения по изменению какой-либо внутренней переменной руководитель должен учиты­вать влияние этого изменения на другие переменные и принимать соответ­ствующие решения по их адаптации. Например, в организации принимается решение по изменению технологии производства продукции, при этом следу­ет обратить внимание на уровень подготовки персонала (люди), провести кор­ректировку задач, которые будут ставиться перед работниками, проанализи­ровать организационную структуру на предмет ее соответствия новой техно­логи и провести разъяснительную работу среди сотрудников предприятия.

Рисунок 1: Взаимосвязь внутренних переменных

1.2 Внешняя среда

Внешняя среда организации представляет собой совокупность находя­щихся за ее пределами факторов, с которыми та взаимодействует. Она слож­на, иерархична, изменчива^[15].