Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Процессный подход и соответствие стандартам качества).pdf

Введение

Процессный подход в управлении бизнесом стал обозначаться в конце 80-х годов XX века когда привычные системный, операционный и функциональный подходы в организации и анализе деятельности компании столкнулись с рядом неразрешимых задач. Важным преимуществом процессного подхода является то, что каждый конкретный исполнитель или подразделение компании не работают во благо выполнения определённой задачи своего отдела, а все они нацелены на производство качественного конечного продукта. При это вся организация рассматривается как ряд бизнес-процессов. [3][6]

Актуальность данной работы обусловлена тем, что процессный подход при его проекции на деятельность той или иной компании не всегда реализован правильно и даже в наше время наблюдается ряд проблем при его использовании, таких как отсутствие должного уровня координации между отделами, зачастую работники одного из подразделений предприятия даже и не знают о главных целях компании, отсутствие стимуляции деятельности сотрудников. [2] Важно чётко знать теоретическую базу процессного метода, чтобы достичь максимальных успехов от его реализации.

Теоретическая и практическая значимость исследования:

1. Разработанная теоретическая база впоследствии может служить методическим материалом, используемым при планировании перехода организаций к процессному подходу в управлении, а также для обеспечения его эффективности и улучшения показателей деятельности организации.

2. Информация исследования может быть использована в образовательных целях в преподавании профильных предметов в учреждениях высшего и среднего специального образования.

3. Курсовая работа может быть использована как информационная база для написания других исследований, затрагивающих тематику применения процессного подхода с целью оптимизации бизнес-процессов.

Цель исследования: анализ и обозначение главных составляющих процессного подхода в управлении организацией, а также современных способов его реализации, с рассмотрением доступных на рынке программных продуктов.

В соответствии с целью определены задачи:

- определить суть процессного подхода, рассмотреть его преимущества и недостатки;

- выявить и обозначить пути оптимизации бизнес-процессов организации посредством внедрения процессного подхода;

- рассмотреть современные способы автоматизации при реализации процессного подхода;

- привести примеры успешных программных продуктов;

- рассмотреть соответствие процессного продукта стандартам качества управления предприятием.

Объект исследования: процессный подход, его понятие и принципы.

Предмет исследования: применение процессного подхода с целью оптимизации бизнес-процессов.

Теоретико-методологические основы исследования. В соответствии с поставленной целью и задачами при написании данного исследования были использованы следующие методы: анализ, синтез, сравнение, дедукция, индукция, анализ и синтез, конкретизация, системный анализ, классификация.

В процессе исследования были рассмотрены и использованы источники различных авторов, относящиеся к теме процессного подхода в бизнесе.

Структура исследования определена с учетом объекта и предмета, цели и задач исследования, актуальности темы и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1 Процессный подход как востребованная методология управления организацией

1.1 Суть процессного подхода, его преимущества и недостатки

Для начала необходимо разобраться с понятием процесса. Это поможет глубже вникнуть в суть процессного подхода в организации деятельности предприятия. Процесс можно определить как совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих «входы» в «выходы». Эти виды деятельности требуют распределения ресурсов, таких, как люди и материалы. [4]

Рисунок 1. Схема общего вида процесса

Вход процесса - элементы, подвергающиеся изменению в процессе выполнения деятельности (документы, оборудование, персонал, информация и т.д.)

Выход процесса - предполагаемые результаты, на которые направлена деятельность (готовый продукт или услуга).

Процессный подход помогает минимизировать вертикальные связи в управлении, и используется с целью создания горизонтальных связей в компании. При горизонтальных связях формируются отношения между подразделениями организации, находящимися на одной ступени управления. В то время как вертикальные связи характеризуются наличием иерархических ступеней и отчётная и распорядительная информация передаётся от вышестоящих уровней организации к нижестоящим уровням.[5]

Развиваемые в процессном подходе горизонтальные связи позволяют всем участникам общего процесса, например, отделам самостоятельно вести необходимую работу и решать возникающие проблемы и трудности без участия руководителя организации. Вопросы решаются значительно оперативнее, и иногда это напрямую влияет на успешность осуществляемой деятельности [1] Данный тип связи значительно повышает уровень мотивации сотрудников и способствует повышению эффективности деятельности.

В схеме процессного подхода управления организацией также выделяют следующие составляющие:

• ресурсы - они не подлежат изменению в процессе (например сотрудники);
• владелец процесса - над каждым процессом обязательно должен стоять владелец процесса, который несёт ответственность за окончательный результат. У владельца процесса имеются все необходимые ресурсы для достижения этого результата;
• также, неотъемлемой частью процессного управления являются поставщики и потребители. Без потребителей процесс не будет востребованным, а без поставщиков выполнение процесса будет невозможным;
• показатели процесса - ряд качественных и количественных особенностей, характеризующих процесс и достигнутый результат (выход).[2]

Рисунок 2. Схема процессного подхода

Преимущества процессного подхода:

- возможность эффективного координирования деятельности подразделений в пределах процесса;

- сведение вертикальных взаимоотношений к минимуму;

- ориентированность на результат;

- мотивация сотрудников при помощи наделения их самостоятельностью в работе, что приводит к повышению общей эффективности проводимой работы и обеспечению более высокой результативности;

- исключение из деятельности не требуемых процессов;

- элиминация барьеров между подразделениями компании;

- увеличение уровня прогнозируемости достигаемых результатов;

- возможность определить наличие возможностей, которые можно применить для оптимизации процессов;

- снижение затрат времени и материальных ресурсов.

Несмотря на популярность процессного подхода, в нём всё-таки выделяют и некоторые недостатки:

- при недостаточной координации действий иногда даже и продуктивная деятельность сотрудника может быть неэффективной;

- недостаточная мотивация сотрудников, побуждающая их достигать главной цели компании;

- игнорирование важного этапа сообщения цели компании для всех подразделений, что приводит лишь к косвенному участию сотрудников в деятельности компании;

- невозможность успешного внедрения процессного подхода при плохо развитой корпоративной культуре.[7]

Следовательно, для внедрения процессного подхода в управлении бизнес-процессами необходима развитая корпоративная культура на предприятии, или же её необходимо активно развивать. Эффективность каждого звена всей цепочки безусловно необходима для эффективной реализации подхода и достижения наилучших успехов работы организации.

1.2 Оптимизация бизнес-процессов организации путём внедрения процессного подхода

Процессный подход основывается на определённом наборе факторов. Следование этим факторам в деятельности поможет обеспечить эффективность работы. Необходима крепкая корпоративная культура, слаженная работа и взаимосвязь сотрудников даже из разных подразделений. Именно хорошо построенная, совместная работа отделов организации и всех её сотрудников напрямую связана с успешной реализацией принципов, включенных в суть процессного подхода. [8]

При внедрении процессного подхода в управлении организацией необходимо следовать следующим факторам:

1. Взаимосвязь процессов. Организация - это «цепь» процессов. Процесс можно обозначить как любую деятельность, связанную с выполнением работ. Все процессы предприятия тесно связаны между собой.

2. Качественное документирование процессов. Все действия, осуществляемые в рамках процесса необходимо документировать. Такая практика помогает стандартизировать процесс, зафиксировать изменения для дальнейшего совершенствования процесса.

3. Востребованность процесса. Для каждого процесса должна быть чётко поставлена цель. Необходима востребованность конечного результата. Потребитель может быть как внешним, так и внутренним.

4. Контроль процесса и ответственность. В каждом процессе необходимо определять показатели, характеризующие процесс и его результаты. Не смотря на выполнение деятельности различными сотрудниками, всё-же, необходимо одно лицо, несущее ответственность за сам процесс и за его результат.

Такие эффективные направления как Всеобщий менеджмент качества (TQM), Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process), Совершенствование бизнес-процессов (Business Process Improvement) или Управление бизнес процессами (Business Process Management) основаны на процессном подходе. Они хорошо себя зарекомендовали в области совершенствования деятельности компаний и повышения её эффективности. Рассмотрим понятие каждого направления:

1. Всеобщий менеджмент качества (TQM). Концепция, предусматривающая постоянное повышение качества продукции, процессов и системы управления предприятием. Удовлетворение потребителя обозначено как основополагающая цель организации.

2. Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Концепция, предполагающая беспрерывное улучшение процесса, во всех его аспектах. Здесь известным примером подхода может служить подход кайдзен.

3. Совершенствование бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами (Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес-процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов носят постепенный, но систематический характер;

4. Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Концепция основывается на радикальном и быстром изменении существующих процессов, своего рода перепроектирование. Центральное место в данном подходе занимают информационные технологий. [1]

В настоящее время процессный подход в управлении бизнес-процессами применяется в бизнесе достаточно широко. К главным положительным последствиям внедрения процессного управления можно отнести следующее:

- повышение уровня и качества взаимодействия между работниками компании;

- повышение упорядоченности и контролируемости работы бизнеса;

- повышение обоснованности управленческих решений;

- значительно снижаются финансовые и временные затраты на передачу и обработку информации.

Если подытожить очень коротко в трёх строчках, то процессный подход приводит к:

- оптимизации качества выпускаемого продукта или предлагаемой услуги;

- упорядочению и стандартизации деятельности компании;

- созданию слаженного, эффективного, мотивированного, дружного коллектива.

Глава 2. Автоматизация при реализации процессного подхода в управлении бизнес-процессами

2.1 Программные продукты для реализации процессного подхода