Файл: Контроль в управлении бизнес-процессами (Понятие и виды бизнес-процессов).pdf

• Реинжиринг бизнес-процессов

Многие методы в управлении бизнес-процессами очень существенные и решительные. Реинжиринг – это кардинальное и полное перепроектирование бизнес-процессов. Основной смысл данного методы выражается в двух этапах:

1. Проектирование идеального и лучшего бизнес-процесса;
2. Поиск наилучшего способа, для того чтобы максимально и быстро приблизить существующий процесс к лучшему.

Этот подход позволяет находить необычные, но довольно простые решения. Данный подход эффективен во многих безвыходных ситуациях;

• Моделирование и симуляция бизнес-процессов

Это инструмент для создания моделей и многократное исполнение процессов в необходимой программе, который позволяет получить данные статистики. В то же время, эти данные помогут найти ответы на необходимые и сложные вопросы. К примеру, с помощью этих инструментов можно найти слабые места компании, которые тормозят её развитие, можно оценить количество нужных ресурсов, которые необходимы для приведения процесса в исполнение, а также узнать количество обслуживаемых и удовлетворенных клиентов. Данные инструменты являются одними из самых эффективных;

• Шесть сигм

Метод, который нацелен на минимизацию сбоев, отклонений и ошибок в системе. С помощью него можно добиться отличного качества товаров каждого из бизнес-процессов. По теории Шесть сигм, главным значением является 3-4 недостатка на миллион процессов. Даже, если операция целиком зависит от человека, то он должен почти вообще не допускать ошибок. Хоть это и кажется невозможным, но данный способ является действующим;

• Бережливое производство

Все методы по управлению бизнес-процессами нацелены на высокое качество продукции и товаров. Данный подход не является исключением. При бережливом производстве, высокое качество достигается за счет исключения всех видов потерь. Потерями являются любые действия, использующие какие-либо необходимые ресурсы, но при этом они не создают ценности для клиента. С помощью данного метода можно почувствовать весь потенциал управления бизнес-процессами. Все бизнес-процессы в любой компании связаны между собой и очень сильно влияют на конечный товар. При данном способе все, что не приносит ценности для потребителя должно быть уменьшено;

• 5S (инструмент, позволяющий эффективно и выгодно организовать рабочее время и пространство);
• Вытягивающее производство (при данном методе сроки и объемы производства должны задаваться процессами, при этом заказы должны выполняться своевременно и в необходимом количестве);
• Точно в срок

---

Данный метод лежит в основе вытягивающего и бережливого производства. В теории этого подхода организация всех процессов строится так, чтобы нужный товар поступал в нужное место именно тогда, когда это необходимо и в нужном объеме. Для того чтобы осуществить данный метод нужно очень хорошо уметь управлять расписанием производства и следить за его выполнением. Метод позволяет уравновешивать нагрузку на ресурсы в системе.

• Канбан

Данный метод основан на принципах «Точно в срок» и «Бережливое производство». Этот метод очень хорошо себя проявляет в штучном производстве и в осуществлении проектов. В концепции этого подхода лежит полная определенность всего процесса и рациональное организованное изменение результатов одного из процессов для использования в другом;

• SCRUM

Данный метод является гибким. Подход используется, когда важна гибкость и скорость в создании и осуществлении проектов и процессов. Основой метода является постоянное взаимодействие с потребителями, которые являются целевой аудиторией данного продукта, контроль качества и короткие циклы работы. Данные циклы организованы так, чтобы в конце каждого из них, потребитель получал часть товара, которой он сможет дать оценку. Одним из преимуществ метода является возможность внести изменения в сам процесс;

• Кайдзен

Данный метод сфокусирован на регулярном улучшении процессов производства, вспомогательных бизнес-процессов и процессов в целом. Подход нацелен на улучшение производительности сотрудников. Для этого используют инструменты стандартов и концентрируются на устранении потерь. Осуществление процессов не требует больших материальных затрат, потому что основным направлением является работа с имеющимися ресурсами;

• P2M

Метод является стандартом в управлении процессами. В концепции лежит принцип управления и повышения добавленной стоимости для потребителя. Данный подход делает акцент на инновациях и на удовлетворении ожиданий лиц, которые в этом заинтересованы;

• Всеобщее управление качеством (Основой подхода является обеспечение и повышение качества производимого товара);
• Система менеджмента качества (В основе подхода лежит принцип «Планирование – Выполнение – Проверка – Корректировка»);
• SIPOC(В основе подхода лежит цепочка «Поставщик – Вход процесса – Процесс – Продукт процесса – Клиент»);
• DMAIC (В основе этого метода лежит принцип «Определение – Измерение – Анализ – Улучшение – Контроль»).

---

Профессионалы по управлению бизнес-процессами хорошо разбираются во всех данных подходах и их составляющих. Они знают,как применять эти методы на практике, а также сформировать собственный подход для решения проблем в компании, который будет эффективным для неё. Выше предоставлены не все существующие подходы и методы к управлению бизнес-процессами, но они являются основными.

3. Методы контроля бизнес-процессов

Если рассматривать контроль в управлении бизнес-процессами, то можно выделить несколько направлений:

1. Самоконтроль;
2. Контроль непосредственным руководителем;
3. «Контроль по показателям»;
4. Внутренний аудит;
5. «Жесткая» автоматизация;
6. Контроль, интегрированный в процесс.

• Самоконтроль

Данный вид контроля предполагает, что сотрудники и те, кто исполняют бизнес-процессы, самостоятельно следят за правильным исполнением требований своей работы. Для этого, он обязан выполнять несколько условий: знать стандарты компании, при этом уметь ими пользоваться; иметь внутреннюю мотивацию для исправного выполнения требований; уметь пользоваться инструментами самоконтроля. Сотрудник должен очень хорошо знать требования и стандарты, с которыми он работает. Он обязан иметь хорошие навыки работы с документа для быстрого поиска необходимой информации и т.д. Для того чтобы исполнитель имел внутреннюю мотивацию для правильного выполнения стандартов, он должен иметь хорошего руководителя-лидера, осознавать риски, которые могут возникнуть от неправильно выполненной работы, а также должна быть хорошая корпоративная культура компании. Инструментами самоконтроля являются контрольные листки, чек-листы, «таймшиты» и т.д. В данных документах исполнитель бизнес-процесса регулярно отмечает свою деятельность и результат выполнения. Также инструментами самоконтроля являются отчёты, которые заполняются в конце рабочего дня или смены. Для успешной и правильной работы сотрудник обязан иметь ресурс времени работы для того, чтобы осуществлять контроль. Это значит, что для выполнения бизнес-процесса должно отводиться рациональное время.

• Контроль непосредственным руководителем

Непосредственный руководитель обязан проводить проверку соблюдения требований и стандартов в управлении бизнес-процессами. Регулярно руководитель компании или какого-либо процесса может визуально смотреть за работой своих подчиненных, при этом он проверяет, исполняют ли сотрудники требования по управлению бизнес-процессами. При этом сам руководить обязан очень хорошо знать данные стандарты и требования, поэтому время от времени руководители сами проходят проверки по знаниям и навыкам выполнения данных бизнес-процессов, над которыми он имеет руководство. Такие проверки проводятся очередной аттестации и при проведении внутреннего аудита процессов управления. Помимо визуального контроля, руководитель может проводить аудит выполнения требований и стандартов своим подчиненным. При этом он анализирует документы, проверяет их наличие, а также эффективность и результативность работы данного сотрудника. Такой аудит должен проводиться регулярно в соответствии с планом данного подразделения.

---

• Контроль по показателям

Контроль выполнения требования в управлении бизнес-процессами по показателям становится возможным только тогда, когда процесс выполняется стабильно; для данного процесса хорошо подобраны адекватные показатели; информация, которая предоставлена для расчета показателей по бизнес-процессам, является достоверной; имеется статистика измерений показателей, которая накоплена за определенный период времени; система мониторинга хода и результата бизнес-процесса по предоставленным показателям является действующей. Если соблюдать все эти условия, то по отклонениям показателей можно определить исполняются ли требования в подразделениях и является ли работа сотрудников эффективной. Если требования и стандарты по бизнес-процессам не выполняются, то это можно будет очень легко определить по данным показателям.

• Внутренний аудит

Одним из основных способов контроля выполнения требований и стандартов является проведение внутренних аудитов. Для этого создаются специализированные подразделения, в которых работают только квалифицированные специалисты, которые имеют хороший опыт и знания в проведении аудитов. Чтобы провести внутренние аудиты нужно регламентироваться с определенными стандартами. Аудиты обычно проводятся по годовому или квартальному плану. При этом руководителей об этом предупреждают заранее. Аудит проводится с помощью анализа рабочей документации по бизнес-процессам; визуального наблюдения за сотрудниками, которые выполняют данные бизнес-процессы; проведения интервью, в котором учитывается перечень контрольных вопросов; а также анализ причин низкой эффективности бизнес-процессов с помощью разнообразных методик. По результатам аудита формируется отчет, который будет представлен руководителю подразделения, в котором проходил данный аудит. Результатами аудита являются перечень выявленных недостатков и ошибок в работе бизнес-процессов и нарушенных требований, а также анализ причин данных отклонений и рекомендации по улучшению бизнес-процессов.

• «Жесткая» автоматизация процесса

Если весь процесс или часть работ скрыто в автоматизированной системе с помощью какого-то программного продукта, то сотрудник обязан строго следовать заранее созданным инструкциям. Данные инструкции могут периодически изменяться в соответствии с некоторыми требованиями и правилами. В результате, процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями. Но недостатком является то, что, ни одна автоматизированная система не сможет заменить полностью человека. Люди могут допустить ошибку при вводе данных или ввести некорректные данные, но он может выполнять данную работу намного дольше, чем допустимо требованиями и стандартами. Но все, же автоматизация не может гарантировать полностью выполнение бизнес-процессов по стандартам.

---

В современном мире очень быстро развиваются системы, которые предназначены для автоматизации бизнес-процессов. Данные системы называют BPMS. Некоторые считают, что процессный подход может существовать только при внедрении определенных средств автоматизации. Но данный подход является слишком узким для использования процессных принципов организации деятельности. Эффективность BPMS зависит от квалификации специалистов. Если внедрять BPMS, то необходимо налаживать коммуникации, обучать молодых менеджеров управлять бизнес-процессами и вовлекать сотрудников в деятельность по улучшению бизнес-процессов. В таком случае компания получит большую эффективность от автоматизации.

Заключение

Итак, управление бизнес-процессами играет очень важную роль в современной экономике. Рациональное применение процессного подхода в управлении компании позволяет увеличить эффективность бизнес-процессов и их оптимизацию с целью уменьшению финансовых и материальных затрат, повысить конкурентоспособность товара или продукции, а также повысить потенциал фирмы. Из-за низкой конкурентоспособности компаний в современном мире применение данного процессного подхода позволяет быстро и успешно предприятиям найти выход из сложившейся ситуации. Данный подход не отвергает существующей системы управления, а выявляет пути её развития и улучшения, а также постепенного перехода к процессной системе управления.

В данной курсовой работе было рассмотрено понятие «бизнес-процессы», его особенности и виды, методы управления бизнес-процессами, а также контроль в управлении бизнес-процессами. Была достигнута цель курсовой работы, заключавшаяся в исследовании управления бизнес-процессами и методов контроля.

По результатам проделанной работы было выяснено, что очень важно для предприятия рационально управлять бизнес-процессами, применять различные методы и подходы при наличии проблем, а также контролировать сотрудников и руководство на соблюдение требований по управлению бизнес-процессами.

Список использованной литературы

ГОСТ Р 53633.0-2009: Информационные технологии (ИТ). Сеть управления электросвязью. Расширенная схема деятельности организации связи (eТОМ). Общая структура бизнес-процессов

1. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности: учебное пособие / А.И.Алексеева, Ю.В.Васильев, А.В., Малеева, Л.И. Ушвицкий. - М.: Финансы и статистика, 2006. – 672 с.
2. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов— М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. –544 с
3. Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования /пер. с англ. С.В. Ариничева / науч. ред. Ю.П. Адлер. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003 - 272 с, илл. - (Серия «Практический менеджмент»)
4. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса. Реинжиниринг организаций и информационные технологии: учебное пособие / Финансы и статистика, 1997. – 340 с.
5. Самуйлов К.Е., Серебренникова Н.В., Чукарин А.В., Яркина Н.В. Основы формальных методов описания бизнес-процессов: Учебное пособие.– М.: РУДН, 2008. – 130 с.: ил.
6. Кабир Н. Управление бизнес-процессами: понимание и внедрение / Н. Кабир. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://ezine.rusbiz.ru/ article/12.html. – Загл. с экрана.
7. Сорокин А. В. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов очного и заочного отделений экономических направлений / Рубцовский индустриальный институт. [Текст] – Рубцовск, 2014. – 77 с.
8. Драпкина Г.С. Планирование на предприятии: учебное пособие / Г.С. Драпкина, В.Н. Дикарёв; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. [Текст]. - Кемерово, 2006. – 132 с. 62.
9. Горемыкин В.А. Планирование на предприятии: учебное пособие / В.А. Горемыкин [Текст] – М.: Юрайт, 2012. – 704 с

---