Файл: Информационное обеспечение коммерческой деятельности.pdf

В наше время следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

Рисунок 2. Распределение форм представления информации о коммерческой тайне

1.3 виды закрытых (секретных) документов и правила работы

Руководитель фирмы должен установить строгий порядок хранения первых экземпляров договоров и работы с ними. Их следует хранить в определенном месте у ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лица, ответственные за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них.

Пропажа (похищение) первых экземпляров договоров ведет к значительным затруднениям и даже невозможности доказать те или иные положения при возникновении спора и его разрешении в судебном порядке. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.

Итак, что же относится к закрытым (секретным) документам, указано в таб.1.

Таблица 1

Закрытые секретные документы

Правила работы с секретными документами. см. приложение 2

Служба экономической безопасности имеет свою программу действий:

• установить контроль за деятельностью всех основных сотрудников, ошибки или нелояльность которых могут принести ущерб фирме;
• прекратить свободный выход информации во внешний мир, что может сделать только руководитель фирмы;

- конфиденциальные условия сделок оформлять приложениями к договорам и хранить отдельно;

• ограничить перечень данных, передаваемых вовне, и степень открытости;
• принять меры для защиты от специальных методов конкурентной борьбы;

Таким образом, сотрудники фирмы сами должны следить и отвечать за сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов, а информация, которая доступна персоналу, должна быть защищена от соблазна простым, но надежным способом — хорошей зарплатой.

Информация и сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну:

• информация, содержащаяся в учредительных документах;
• информация, содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью;
• информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах государственных статистических наблюдений и других формах годовой бухгалтерской отчетности, в том числе в иных документах, связанных с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей;
• информация, содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих, о задолженностях работодателей по выплате заработной платы и другим выплатам социального характера, о численности и составе работников, о наличии свободных рабочих мест;
• информация об использовании имущества, содержащаяся в годовых отчетах фондов;
• информация, подлежащая раскрытию эмитентом ценных бумаг, профессиональным участником рынка ценных бумаг и владельцем ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах;
• информация о деятельности благотворительных организаций и иных некоммерческих организаций;
• информация о хранении, об использовании или о перемещении материалов и об использовании технологий, представляющих опасность для жизни и здоровья населения или окружающей среды, о соблюдении экологического и антимонопольного законодательства, об обеспечении безопасных условий труда, о реализации причиняющей вред здоровью населения продукции;
• информация о реализации государственных программ приватизации и об условиях приватизации конкретных объектов;
• информация о размерах имущества и вложенных средствах при его приватизации;
• информация о ликвидации юридического лица, порядке и сроках заявлений требований его кредиторами;

Мы знаем, что перечисленная выше информация и сведения не относятся к коммерческой тайне, но и не предназначена для открытого доступа – всем желающим. Например, сведения о заработной плате работников предприятия, финансовая отчетность могут быть предоставлены только по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, а также других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.4 коммерческая корреспонденция и деловая переписка

Между успехом коммерческой деятельности и коммерческой корреспонденцией существует тесная связь. Внедрение новой техники, автоматизация не могут решить всех проблем корреспонденции. Даже самые современные машины печатают лишь то, что задается коммерсантом. Плохая деловая корреспонденция может привести к срыву коммерческой сделки, к неудачам в бизнесе. Коммерческие письма, составленные по шаблону, слабо воздействуют на партнеров и затрудняют процесс заключения договоров.

Деловое письмо обязано удовлетворять определенным требованиям. Прежде всего, адресат (партнер) должен правильно понять суть излагаемого в письме. В хорошем деловом письме должна быть ясность изложения и легкость чтения. При изложении желательно придерживаться положительного тона. Этот аспект имеет исключительно важное значение. Дружеский тон, искренность, естественность — те качества, которые помогают достичь желаемого результата.

В деловой переписке каждое выражение целесообразно как бы «примерять на себя».

Нужно исключать из текста письма слова и выражения, которые засоряют его и отвлекают от основного содержания: «как указывалось ранее», «к сожалению, сообщаем», «для вашего информирования» и т. п. Все даты и ссылки в письме должны быть точными, не вводить в заблуждение партнера и тем самым не усложнять отношения с ним.

Абзацы не должны быть слишком громоздкими, чтобы у партнера не пропал интерес к письму до того, как он приступит к чтению. Для этого лучше следовать такому правилу: первый и последний абзацы содержат не более четырех машинописных строк, а все остальные — не более восьми строк. Абзац, содержащий четыре и менее строк, нецелесообразно переносить на другую страницу.

Окончанию письма следует придавать форму благожелательности и уверения в вашей искренней готовности помочь в случае необходимости.

Тон приветствия и заключительная фраза прощания должны соответствовать друг другу. Знак постскриптума (Р.S.) применяется только в случаях, когда какой-то мысли необходимо придать более сильное звучание. Если этот знак используется для упоминания какой-то забытой в тексте мысли, это может рассматриваться партнером как плохо планированное письмо.

При окончательном чтении текста письма нужно убедиться в том, что его заключительная часть побудит коммерческого партнера к действию. С этой целью в письме следует отметить, что ответы на интересующие фирму вопросы не будут для него затруднительными, но сам коммерсант в них очень нуждается.

Внешний вид коммерческого письма - это первое впечатление, которое партнер получает о коммерсанте, его фирме. Поэтому необходимо сделать все возможное, чтобы оно было благоприятным. Письмо печатают на хорошей бумаге, с соблюдением всех правил расположения текста.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки, от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.

По функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки:

Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара.

Оферта - формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п.

Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии в сторону, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

Правильно составленное (оформленное) коммерческое предложение (оферта)- всегда успех, как для начинающей компании, так и для фирмы со стажем.

Защита информации, составляющей коммерческую тайну, подразумевает соблюдение правовых, организационных, технических, технологических и иных специальных мер, обеспечивающих информационную безопасность (утечку, хищение, утрату, искажение, подделку информации, несанкционированный доступ и распространение).

Обязательные меры по защите коммерческой информации должны включать в себя следующее:

- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

- ограничение свободного доступа к такой информации путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля над его соблюдением;

- учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;

- договорное регулирование отношений с работниками, имеющими доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

- нанесение на материальные носители информации, составляющей коммерческую тайну, и сопроводительные документы грифа "Коммерческая тайна" с указанием ее обладателя;

За разглашение, незаконные собирание, получение или использование информации, составляющей коммерческую тайну, наступает ответственность, установленная действующим законодательством.

Так, в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении работником сведений, составляющих коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей. При разглашении работником таких сведений работодатель вправе расторгнуть с ним трудовой договор.

В Гражданском кодексе РФ установлено, что лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших коммерческую тайну вопреки трудовому договору.

Уголовным кодексом РФ предусмотрена ответственность за собирание сведений, составляющих коммерческую тайну, путем похищения, подкупа, угроз или иным незаконным способом, а также незаконные разглашение или использование таких сведений без согласия их владельца, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб.

Принимая во внимание российскую специфику, выделяются следующие основные способы защиты информации, которые могут использоваться предпринимателями

Из выше следующего, можно сделать вывод, что защита коммерческой информации пусть она (служебная, государственная, деловая, банковская и др.) должна предусматривать целую систему направлений деятельности, каждому из которых соответствует свой способ защиты и меры наказания.

1.5 коммерческий шпионаж

Одним из наиболее опасных для нормального осуществления предпринимательства видов незаконной деятельности является коммерческий шпионаж.

Коммерческий шпионаж– это действия лиц, направленные на незаконное получение коммерческой информации, находящейся под защитой.

Коммерческий шпионаж, включает в себя секретность в условиях рыночного хозяйствования защищает, производителя от недобросовестной конкуренции, к которой относятся различные противоправные действия в виде скрытого использования торговой марки, подделки продукции конкурента, обманной рекламы, подкупа, шантажа и т.п.