Файл: Теоретическое обоснование системного подхода при анализе потенциала организации.pdf

Таблица 2.9. Общие показатели работы отдела

Таблица 2.10. Разбивка показателей выигранных тендеров по кварталам и годам.

Выводы, которые можно сделать из анализа данных показателей:

1. Показатели работы от одного сотрудника к другому, и в целом, по подразделению находятся на, примерно, одном уровне. Небольшие различия обусловлены опытом и квалификацией конкретного сотрудника, но в целом можно отметить, что выигранным является каждый 10-й отработанный тендер. Выигранным является каждый 5-й поданный тендер, а соотношение обработанных и поданных тендеров 2:1. Наличие аномальных показателей в определенные периоды времени, позволяет выявить какая работа, не приводящая к результату проводилась, и исключить ее в дальнейшем. Такой анализ позволяет гибко корректировать эффективность работы по мере анализа.
2. Именно такая работа приводить к тому, что есть линия тренда, отражающая рост эффективности подразделения (рис. 9), а также тренд в росте выигранных сделок (рис. 7) и рост на поквартальном сравнении (рис. 8, который позволяет сравнить результаты в рамках одной сезонности).
3. При анализе графиков можно увидеть, что в большинстве случаев есть четкая зависимость между производительностью труда и положительным результатом. В те месяцы, когда конкретный сотрудник и подразделение в целом отрабатывают больше сделок – они больше сделок выигрывают.
4. Есть фактор сезонности. В некоторые месяцы (например – январь, февраль) замечен значительный спад производительности и результата.
5. Обработка тендерных процедур по отношению к общему количеству опубликованных тендерных процедур и лучшим практикам на рынке находится на невысоком уровне.

Глава 3. Рекомендации по эффективному формированию и использованию потенциала

3.1. Проблемы эффективного использования основных ресурсов

На основании проведённого анализа в ООО «ЦКТ «Векус» были выявлены следующие проблемы:

1. Низкая ликвидность и рентабельность организации.
2. Наличие серьезных конкурирующих организаций.
3. Недостаточная производительность труда, эффективность в тендерном отделе, недостаточное число обработанный и выигранных сделок и негативное влияние фактора сезонности.

3.2. Предложения, направленные на решение выявленных в ООО «ЦКТ «Векус» проблем

1. Низкая ликвидность и рентабельность организации.

Меры по предотвращению низкой ликвидности предприятия связаны с эффективным управлением его финансами и производством, правильным определением стратегических целей и тактики их реализации.

Всё это в определённой мере связано с реформированием предприятия, что предполагает улучшение управления ресурсами, повышение эффективности производства и конкурентоспособности предоставляемых услуг, повышение производительности труда, снижение издержек производства, улучшение финансово-экономических результатов деятельности.

Целями финансовой стратегии предприятий в данной ситуации должны быть:

• обеспечение их ликвидности и платёжеспособности на основе оптимального сочетания собственных и заёмных источников средств;
• получение прибыли и соответствующего уровня рентабельности, достаточного для удовлетворения всех своих потребностей для основной, инвестиционной и финансовой деятельности

Повышение рентабельности продаж достигается повышением цен на реализуемую продукцию, а также снижением себестоимости реализуемой продукции. Если в структуре реализуемых услуг увеличивается удельный вес более рентабельных видов услуг, то это обстоятельство повысит уровень рентабельности продаж.

Чтобы повысить уровень доходности продаж, организация должна ориентироваться на изменения конъюнктуры рынка, наблюдать за изменениями цен на продукцию, осуществлять постоянный контроль над уровнем затрат на производство и реализацию продукции.

2. Наличие серьезных конкурирующих организаций.

Главными конкурентами ООО «ЦКТ «Векус» являются: ООО «Дисплей-Балтика», ООО «Навигатор», ООО «Юнит-копир», ООО «Синто».

При анализе системы продаж данных организаций было выявлено, что основным фактором и драйвером роста выручки является конвейерная система тендерных продаж, которая, посредствам автоматизации, разделения труда и четких бизнес-процессов, позволяет стабильно удерживать и наращивать выручку.

Рекомендуется не отставать от конкурентов и взять лучшие образцы деятельности на вооружения.

3. Недостаточная производительность труда, эффективность в тендерном отделе, недостаточное число обработанный и выигранных сделок и негативное влияние фактора сезонности.

Анализ рынка тендерных продаж по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческих тендерных продаж при помощи инструмента Сбис.Торги позволил выявить, что в категории «Компьютеры, оргтехника и ПО» в месяц на территории РФ проводится 22 000 – 28 000 торговых процедуры. Компания ООО «ЦКТ «Векус» определяет подходящими для свой работы около 10 000 торговых процедур в месяц или 500 торговых процедур в день. Такой объем торговых процедур компания на текущий момент не способна обработать

Стоит отметить, что такое количество подходящих торговых процедур является стабильным, независимо от факторов сезонности, а следовательно проблема сезонности находится не на внешнем рынке, а внутри подразделения компании и заключается в том, что менеджеры по продажам (расчетчики) просто не могут найти нужные для работы процедуры и не могут их эффективно обрабатывать.

Также общие показатели обработанных процедур по отношению к общему количеству опубликованных подходящих процедур говорят о том, что в компании нет эффективной системы их поиска, предоставления в работу и обработки.

В связи с этим, и учитывая лучшие конкурирующие практики, рекомендуется создать автоматизированную систему обработки торговых процедур «тендерный конвейер» с использованием практик автоматизации производства, разделения труда и бизнес-процессов.

Ниже будет представлена блок-схема, отражающая новый бизнес-процесс. Целью на первом этапе построения берется уровень обработки в 200 тендеров в сутки. За основу автоматизации и рабочей среды берется CRM-система Битрикс24. Для передачи всех опубликованных в сутки тендеров используется поисковик-агрегатор торговых процедур Сбис.Торги. Для передачи данных из внешней системы Сбис.Торги во внутреннею CRM-систему компании Битрикс24 используется технология API.

Далее рекомендуется сделать привязки между ИНН заказчика и ответственного менеджера по продажам (расчетчика), чтобы при публикации нового тендера, он сразу же уходил по бизнес-процессу в работу ответственному за данного заказчика сотруднику. Следующую привязку рекомендуется сделать между товарными группами и специалистами по товарным направлениям (привязка формируется на основе ОКДП и лингвистических связок). Таким образом специалисты по определенной номенклатурной группе (например, серверы) будут получать и обрабатывать все опубликованные тендеры. Остальные тендеры, которые не прошли распределение по заготовленным привязкам отправляются в накопитель, где вручную распределяются между сотрудниками.

Такая схема работы, позволит обрабатывать все опубликованные и интересующие компанию тендеры и не пропускать их. Далее при принятии тендера в работу на ответственного сотрудника регистрируется сделка в системе Битрикс24 и создается бизнес-процесс обработки тендера, которые включает в себя работу менеджера по продажам (расчетчика) по расчету (составлению себестоимости, сметы) данного тендера и работы оформителя по оформлению сопутствующих документов на подачу заявки на участие.

Практика работы показывает, что один оформитель способен обработать необходимое число заявок от 5-ти расчетчиков. Таким образом, необходимо поддерживать соотношение найма ресурсов в пропорции расчетчиков и оформителей 5:1 до тех пор, пока все поступающие тендеры не будут эффективно обрабатываться.

Рис. 10. Блок-схема бизнес-процесса тендерного конвейера

Заключение

Сейчас, как никогда раньше, в эпоху активного развития IT-технологий появились инструменты, которые позволяют эффективно вести учет рабочего времени и операций сотрудников, таких как обработка тендеров и подача заявок в нашем примере. Эти инструменты позволяют неизменно зафиксировать каждое действие сотрудника (например, в CRM-системе) и установить время, затраченное на это действие. Тот самый вопрос, над которым активнее всего работали первые промышленники, создавая конвейеры, и последующие поколения менеджеров.

Фиксируя каждое действие на каждого сотрудника и анализируя, как исторические данные, так и данные в моменте, возможно, проверять гипотезы, строить прогнозные модели и принимать на их основе эффективные операционные, тактические и стратегические решения.

В соответствии с целью курсовой, которой является изучение особенностей системного подхода при анализе потенциала организации на примере ООО «ЦКТ «Векус», были выполнены следующие задачи:

1. определение сущности потенциала как базового фактора конкурентоспособности;
2. анализ основных ресурсов, составляющих потенциал;
3. выделение проблем эффективного использования основных ресурсов организации;
4. выработка рекомендаций по эффективному формированию и использованию потенциала.

Цель курсовой работы была достигнута с помощью методов исследования, системного подхода, анализа, синтеза и обобщения информации.