Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Развитие и подготовка сотрудников».pdf

У блока управления можно выделить следующие функциональные возможности:

• Определение компетенций.
• Автоматизированное составление учебного материала.
• Организация СДО и управление аккаунтами.
• Запись деятельности.
• Техническая поддержка.
• Формирование результатов обучения.
• Сравнительный анализ обучения.

К блоку взаимодействия участников можно отнести основные средства организации:

• Видео и аудио связь.
• Мессенджер.
• Wiki.
• Личный кабинет.
• Блог.

Специализированные форумы и многое другое.

К последнему блоку относится разработка учебного контента. Этот блок решает большое количество задач при помощи инструментов в виде тестов, проверочных заданий и мультимедийных курсов. В данном случае многое зависит от качественного программного обеспечения.

Чтобы построить единую информационную среду, нужно интегрировать различные системы: управление персоналом, оценка деятельности, регулирование знаний и навыков пользователей. Если грамотно интегрировать данные компоненты, то есть возможность выстроить систему связи между участниками обучения.

2.3. Преимущества СДО компании ООО “Pro100 Sport”

Те, кто только начинает создавать онлайн-курсы, знают, что такое разработка системы дистанционного обучения. Ведь e-Learning – это неотъемлемая часть СДО. Можно перечислить восемь причин, почему эта система так важна:

1. Вся информация в одном месте. Учебные материалы можно собрать в одном месте, исключив использование дисков и других носителей. К тому же такой подход облегчает обучение и сокращает вероятность потери данных.
2. Свободный доступ к необходимому контенту. Курсы можно проходить не только через персональные компьютеры, но и смартфоны и другие гаджеты. Вся информация находится на удаленном сервере.
3. Анализ процесса обучения. В отличие от традиционного обучения, СДО дает возможность отлеживать курс и гарантировать его прохождение. Если пользователь не усваивает информацию, то можно порекомендовать другие ресурсы для изучения, чтобы повысить продуктивность обучения. Практически все СДО автоматически формируют отчеты и указывают на ошибки студентов. В любой момент можно внести корректировки в модуль.
4. Минимальные расходы. Когда речь заходит о традиционном обучении, то всегда нужно учитывать такие нюансы, как командировочные расходы, аренда помещения и др. Система дистанционного обучения поможет избавиться от этих проблем, сократив расходы на организацию курсов в режиме реального времени.
5. Высокая эффективность. СДО позволяет убрать все неважные компоненты в обучении, оставив базисную информацию. Сотрудники сами вправе выбрать любой раздел курса, чтобы освоить его за короткое время. Кроме всего прочего, пользователи сразу же могут проверить свои знания, пройдя тест, экзамен или специальный тренажер.
6. Учет всех требований. В связи с тем, что в каждой компании или организации существуют свои нормы и правила, онлайн курсы подстраиваются под нормы, утвержденные руководством. Всегда можно оперативно внести новые стандарты, если того пожелает начальство.
7. Обновление материалов. Научные работы постоянно обновляются, поэтому нужно вовремя вносить изменения в учебный курс. СДО дает такую возможность, сотрудники получают последнюю и максимально достоверную информации, не упуская из вида важные моменты

Но данная система, к сожалению не совершенна, и имеет ряд недостатков:

1. СДО требует от сотрудников жесткой самодисциплины
2. Необходима качественная техническая оснащенность
3. Нехватка практических занятий
4. Нет стимулов дополнительного контроля
5. Сотрудник излагает свои знания только в письменной форме.
6. Не учитывается реальная потребность в обучении.

Основа системы обучения представлена на схеме 3

Схема 3 Организация дистанционного обучения компании ООО “Pro100 Sport

2.4. Анализ существующей системы обучения в компании компании ООО “Pro100 Sport”

Система обучения персонала в компании выстроена таким образом, что выполняет ряд функций:

• Формирование информационной базы у новых сотрудников.
• Дополнение имеющихся знаний у уже опытных сотрудников.
• Развитие сотрудников по карьерной лестнице
• Мотивация сотрудников.

Блок обучения ставит перед собой основную задачу обеспечение компании подготовленными, квалифицированными, работниками в соответствии со стратегией ее развития. Бизнес-обучение – это более распространенный вид обучения используется для всех категорий специалистов, кроме рабочих. Бизнес обучение в компании состоит из следующих методов обучения:

• Тренинги
• Семинары
• Конференции
• Мастер-классы
• Презентации
• On-line обучение

Задачи корпоративного обучения:

• разработка и внедрение системы обучения, включающей выявление потребности в обучении, организация обучения и контроль его результативности;
• построение обучения в соответствии со спецификой бизнес процессов компании;
• построение обучения в соответствии со стратегическими целями компании;
• формирование стандартов обучения;
• развитие персонала в процессе обучения;
• мотивация сотрудников к повышению эффективности работы.

Глава 3. Моделирование “ as is”

3.1. Создание модели

С целью постоянного мониторинга бизнес-процессов компаний для последующего управления ими применяется концепция инжиниринга бизнес-процессов. Инжиниринг бизнес-процессов (или бизнес-инжиниринг) представляет собой создание модели бизнес-процессов «как есть» (“as is”), отображающей текущее состояние функционирования компании, и постоянную ее актуализацию, что означает поддержание модели в виде, соответствующем меняющимся обстоятельствам реальной деятельности компании. В соответствии с циклом “P-D-C-A” Деминга, процесс инжиниринга, являясь процессом управления, носит итерационный характер, последовательно проходя четыре стадии: планирования, реализации, контроля и анализа. Данный процесс, отражая текущее положение дел в компании или цепи поставок, в части своей инновационности, креативности или рационализма является отражением текущей бизнес практики. Однако сам факт постоянного применения инжиниринга бизнес-процессов в качестве инструмента показывает определенный инновационный уровень в управлении данным предприятием или цепью поставок.

Создание модели «как есть» (“as is”) является подготовительным этапом для последующего улучшения бизнес-процессов компании или компаний в цепи поставок. Последующий этап называется улучшением (совершенствованием) или оптимизацией процессной структуры. По завершении его создается обновленная модель «как должно быть» (“to be”). Задачей завершающего этапа является соотнесение умозрительных решений, примененных к модели, с фактической работой компании или цепи поставок.

3.2. Надзор и оптимизация

Моделирование и последующее совершенствование бизнес-процессов предполагает комплексное описание бизнес-процессов предприятий и цепей поставок. Для этого все бизнес-процессы и функции в виде соответствующих моделей организации деятельности, организационных схем предприятий, структурных схем цепи поставок, моделей распределения ответственности и систем управления должны собираться в единую блок-схему (карту/модель) бизнес-процессов с целью определения порядка функционирования компании и цепи поставок.

Это реализация системы итераций по управлению и улучшению процессов, которая отражает цикл «план - осуществление - проверка - действие». Ключевое положение этого этапа - измерение функционирования и мониторинг. На этом этапе основную ответственность несет собственник процесса:

Мониторинг функционирования процессов. На этом шаге собственник процесса регулярно наблюдает и оценивает результаты функционирования процесса. Выявление потребностей в улучшении. Потребности в улучшении определяются на основе значимости, а также показателей функционирования и зрелости процессов.

Собственники процесса должны выбирать и внедрять улучшения, основываясь на приоритетах бизнеса и уровнях функционирования процесса

Выбор стратегии улучшения - очень важное решение. Оно должно учитывать как степень требуемых улучшений, так и текущий уровень зрелости проблемного процесса.

В общем случае существует три способа улучшений:

• Решение проблемы.
• Непрерывное улучшение процесса.
• Инновации процесса.

Улучшения нужно закреплять и распространять внутри компании, чтобы использовать весь их потенциал. Закрепление улучшений – путь к успеху. Существует несколько предпосылок для того, чтобы эффективно перенести предложение с чертежной доски на производственную линию, например:

• полностью разработанный, развернутый план с указанием исполнителей;
• четкую систему отчетности;
• распределение ответственности.

Все три элемента очень важны - ни один не может компенсировать отсутствие другого. В реализации первых двух элементов напрямую участвуют команды, занимающиеся улучшением процесса. А вот сделать так, чтобы заработал третий элемент, может только высшее руководство.

Дальнейшее продвижение улучшений внутри предприятия - это самостоятельный набор задач, который включает:

• определение того, где улучшения могут принести выгоду;
• определение, как распространять улучшения;
• передачу умений и знаний, необходимых для внедрения улучшений.

3.3. Организация организационных структур и систем

Выделение бизнес-процессов происходит в соответствии со специальными методологиями бизнес процессирования. Также на основе выбранной методологии строится модель бизнес-процессов, т.е. производится их документирование (в бумажной и/или электронной форме). Выделение и документирование бизнес-процессов необходимо следующим группам заинтересованных лиц:

• Руководителям компании, которые должны видеть картину предприятия в целом.
• Менеджерам, которые являются ответственными за создание и непрерывное совершенствование процессов.
• ИТ-специалистам, которые должны понимать, каким образом информационные технологии и информационные системы поддерживают реальные задачи бизнеса.
• Сотрудникам, получающим возможность понять свое место и свою роль в организации в целом.
• Специалистам по сертификации систем качества, которые требуют документирования существующих процессов.

Порядок моделирования бизнес-процессов состоит из ряда последовательных этапов:

• Определение задач выделения и описания бизнес-процессов.
• Определение рамок проекта по моделированию бизнес-процессов (в том числе, в каких бизнес единицах будет осуществляться моделирование, ответственные и исполнители).
• Разрабатывается политика моделирования и регламентации бизнес-процессов.
• Выбор нотации для моделирования бизнес-процесса.
• Выделение основных бизнес-процессов верхнего уровня.
• Формируется модель бизнес-процессов верхнего уровня.
• Уточняются границы, входы и выходы (основных) бизнес-процессов.
• Декомпозиция основных бизнес-процессов до требуемого уровня.
• Описание характеристик каждого бизнес-процесса в соответствии с выбранной нотацией.
• Построение специализированных моделей работ, документов и прочих информационных ресурсов, материальных ресурсов, организационных структур процессов и т.п. в соответствии с задачами моделирования на базе полного описания бизнес-процесса.
• Выделение необходимых и достаточных вспомогательных процессов, их декомпозиция и описание.
• Выделение необходимых и достаточных процессов управления и развития, их декомпозиция и описание.
• Проверка согласованности полученной модели бизнес-процессов.

Итак, общая технология бизнес инжиниринга описывается следующим образом:

• Выделяются направления деятельности, по которым планируется провести бизнес-инжиниринг.
• Определяется ответственность руководителей и головных подразделений за разработку, организацию, исполнение и совершенствование бизнес-процессов.
• По каждому направлению выделяются ключевые бизнес-процессы.
• Формируется модель бизнес-процессов.
• Обучается менеджмент и персонал процессно-ориентированным методологиям.
• Выбирается пилотный бизнес-процесс и улучшается его регламентация.
• Применяются специализированные программные средства для моделирования и разработки регламентов.
• Применяются решения в практике работы, анализируется опыт, устраняются ошибки, развиваются компетенции.
• Организуются постоянные аудиты и улучшения бизнес-процессов.
• Расширяется зона применения процессно-ориентированных методологий.

Владельцем процесса инжиниринга в компаниях обычно выступает один из перечисленных ниже топ менеджеров:

• Директор по организационному развитию.
• Директор проектов внутреннего развития.
• Директор по системе менеджмента качества.

Владелец процесса инжиниринга совместно с генеральным директором или директором по стратегии занимается оптимизацией всех бизнес-процессов компании под конкретные цели, на конкретный промежуток времени. Таким образом, бизнес инжиниринг повышает качество управления за счет повышения качества проектирования и качества выполнения самих работ.

Глава 4. Моделирование “as it should be”

4.1. Как должно быть

В первую очередь при моделировании процессов важную роль играет быстрота их внедрения. Которая, на прямую влияет на качество выполнения нужного процесса. Все процессы как должно быть должны быть исследованы на предмет их соответствия целям предприятия. Процессы или их операции, которые не служат как минимум одной цели, рекомендуется удалить.

В рамках разработки концепции были созданы модели процессов как должно быть , с помощью которых были документированы последовательность функций, которые должны поддерживаться ERP-системой. а также присвоение функций соответствующим кодам SAP-транзакций и системным ролям пользователей. При этом моделирование не ограничивалось системными функциями, было также нацелено на представление взаимодействия ERP-модулей с организационными процессами, которые не поддерживались системой. Таким образом, полученные модели процессов были. Как правило, более подробны, нежели модели, разработанные ранее для формирования организационной структуры.