Файл: Основные функции в системе менеджмента (мотивация и контроль).pdf

2. Среднесрочное планирование охватывает период в 2-5 лет. Такой план содержит количественные показатели. В среднесрочном плане приводятся детальные сведения по всей номенклатуре продуктов, данные о капиталовложениях и источниках их финансирования.

3. Краткосрочное (текущее) планирование заключается в определении промежуточных (краткосрочных) целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения всех предусмотренных планом задач, использование конкретных ресурсов. [10]

Виды планов могут быть классифицированы по двум основным признакам: 1. В зависимости от видов хозяйственной деятельности предприятия (план производства, план сбыта, материально-технического снабжения, финансовый план, план рекламной работы, план НОТ и другие)

2. В зависимости от организационной структуры предприятия (план работы предприятия, филиала, отдела)

На предприятии функция планирования осуществляется в следующей последовательности:

- устанавливается система целей и задач организации и её структурных подразделений;

- определяются и распределяются по целям, задачам и подразделениям необходимые ресурсы;

- устанавливаются временные рамки выполнения целей и задач;

- отбираются критерии для контроля и оценки выполнения задач;

- разрабатываются стратегии, программы и планы для достижения целей;

- планы доводятся до исполнителей и лиц, ответственных за их реализацию;

- контролируется и анализируется выполнение планов, оцениваются достигнутые результаты;

- регулируется процесс реализации планов, при необходимости планы корректируются.[11]

Организация-это целостная система и все составные части системы должны развиваться в едином направлении. Поэтому плановая деятельность любого звена организации должна быть связана с плановой деятельностью всей организации. Любые изменения в планах одного подразделения должны быть соответствующим образом отражены в планах других подразделений. Все планы, разработанные в организации – это взаимосвязанная система.

Процесс планирования должен объединять все оперативное руководство и осуществляться постоянно и непрерывно. Это дает возможность для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств. Планы должны составляться так, чтобы в них можно было вносить уточнения в связи с изменяющимися условиями деятельности организации.[12]

Для эффективности планирования придерживаются таких принципов:

-полнота планирования (учитываются все ситуации, которые могут иметь значение для развития организации);

-точность планирования (используются современные методы, средства, тактики, обеспечивающие точность прогнозов);

-ясность планирования (цели планирования должны быть понятны всем сотрудникам предприятия);

-непрерывность планирования (непрерывный процесс планирования);

-экономичность планирования.

Результат планирования – это определение оптимального использования возможностей предприятия.[13]

1.2. Организация

С функцией планирования тесно связана функция организации. Она является первым шагом в реализации планов. Ориентирами организационного процесса на предприятии являются задачи, определенные в планах.

Функция организации представляет совокупность действий управленческого персонала, направленных на создание организационных условий для обеспечения наиболее эффективного достижения желаемого результата.

Функцию организации можно определить как процесс создания организационной структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для реализации целей предприятия.[14] В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства. Создаются системы отношений, обеспечивающие распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, устанавливаются системы их взаимодействия, осуществляется координация их действий по реализации планов, принятых решений и достижению целей организации.

Условия работы организаций различны и эффективность работы предприятия в одной организации может не подходить для другой. Структура управления связана с ключевыми основаниями организации – её целями, механизмом функционирования, людьми, культурой корпорации; стратегией в данный период. Стратегия не остается неизменной на протяжении всего времени существования организации. Поэтому и организационная структура изменчива, а менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание формированию структур, оценке их соответствия решаемым целям и задачам.[15] Решение об организационной структуре принимается руководством высшего звена, а проектирование структуры базируется на стратегических планах организации. Выделяются следующие основные структуры управления:

- линейная;

- линейно-функциональная ( штабная);

- матричная.

Линейная структура управления определяется как иерархическая система линейных руководителей, каждый из которых осуществляет единоличное управление подчиненными ему руководителями нижестоящей ступени, выполняя все функции управления.

Линейно-штабная структура управления - это иерархическая система линейных руководителей, при каждой из которых имеется штаб( аппарат) управления, состоящий из отделов, специализирующихся на выполнении отдельных функций управления. Линейный руководитель рассматривает и утверждает подготовленные штабом решения.

Матричная структура управления организуется путем совмещения структур двух типов: линейной и программно-целевой. Матричная структура используется на предприятиях многоцелевой деятельности. Создается специальный орган по управлению целевой программой или проектом.

Организационное планирование включает следующие этапы:

1. Деление организации на отделы, соответствующие важнейшим направлениям деятельности.
2. Установление соотношения полномочий различных должностей.
3. Определение должностных обязанностей.

Процесс создания организационной структуры связан с процессом делегирования полномочий. Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.[16] Полномочия имеют пределы, которые определяются правилами, должностными инструкциями. Делегирование полномочий означает передачу выполнения производственных, сбытовых и иных задач подчиненным, нижестоящим руководителям. На каждом уровне управления и в каждом подразделении у работников свои определенные полномочия. Работник отвечает за результаты выполнения возложенной на него задачи перед тем руководителем, который передал ему полномочия.

1.3. Контроль

Функция контроля – это процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения задач, направленных на достижение целей организации. Реализация контроля включает также оценку отклонений от

плана, определение их причин и принятие управленческих решений.[17] Основной задачей контроля является своевременное принятие корректирующих действий для обеспечения движения организацией своих целей.[18] Главным инструментом контроля является наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Планы не всегда претворяются в жизнь так, как они первоначально были разработаны; люди не всегда четко и правильно выполняют задачи и поэтому на всех предприятиях создаются соответствующие системы контроля с целью организации оперативной обратной связи между реальными показателями деятельности и его планами. Чем точнее и оперативнее такие системы, тем большая вероятность достижения желаемого результата за счет своевременной корректировки как предпринимаемых усилий для достижения целей, так и самих целей с учетом изменения реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Контроль называют обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия. Управляющее воздействие можно обозначить такой схемой: [19]

Орган управления Объект управления

Информация о новом состоянии объекта

Рис.2 Обратная связь

Источник: «Менеджмент» / Казначевская Г.Б. Ростов «Феникс» 2000г с.169

С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке. Контроль находит ошибки в деятельности и создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить задания и достичь поставленных целей.[20]

Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют доходы и расходы фирмы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины. [21]

Формы контроля очень разнообразны. На производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно - измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Контроль осуществляется в форме письменных отчетов или проводятся регулярные совещания и обсуждения проблем.

Существуют виды контроля:

- предварительный;

- текущий;

- итоговый (заключительный)

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Строгое соблюдение правил и процедур при выборе планов, четкое написание должностных инструкций, ясное доведение целей до подчиненных – является главным условием для реализации планов. Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.[22] Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тщательного анализа деловых и профессиональных знаний, навыков персонала. Контроль используемых материальных ресурсов осуществляется в соответствии с действующими стандартами качества. Существуют различные методы предварительного контроля ресурсов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятии потребителя или у поставщика; установление минимальных нормативов запасов материальных ресурсов на уровне, исключающем дефицит в производстве, тщательно выбираются поставщики для заключения договоров. Контроль финансовых ресурсов сводится к его планированию с учетом имеющих и доступных источников. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно осуществляет и функцию планирования. Проработка финансовых вопросов на стадии составления финансового плана дает уверенность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства.[23]

Текущий контроль ведётся по ходу выполнения всех этапов и процедур процесса производства. Он позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, принимать меры по их устранению и обеспечивает обратную связь в процессе производства. Например: начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа неудовлетворительна. В результате подчиненные исправили ошибки и усилили свое внимание к выполнению операций.[24]

Заключительный контроль осуществляется после выполнения работ. Фактически полученные результаты сравниваются с плановыми. Результаты работ могут быть использованы для планирования при проведении аналогичных работ в будущем.

В современном мире большое внимание стало уделяться качеству товара. А производство качественной продукции требует еще большего контроля. Модель Всеобщего контроля качества была предложена Армандом Фейгенбаумом еще в начале 50-х годов. Он предложил рассматривать качество не как конечный результат производителя изделия, а на каждом этапе его создания. Выделил три этапа всеобщего контроля качества:

первый этап-это разработка качества;

второй этап - поддержание качества;

третий этап-совершенствование качества.

На предприятиях создают отделы технического контроля ( ОТК ), при помощи которого проводят весь технологический контроль.

Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, обеспечивающие её выживание и развитие в будущем. О взаимосвязи функций в системе менеджмента говорит и то, что для организации контроля на предприятии необходимы наличие планов и программ, организационная структура управления, мотивация работников.

1.4 Мотивация

Для эффективной работы человека на предприятии существуют функция мотивации и функция стимулирования. Функция мотивации – это целенаправленное формирование мотивов человека, побуждающих к более эффективной работе. Функция стимулирования – это совокупность действий менеджера, которые побуждают персонал к качественному и интенсивному труду. Мотивация и стимулирование взаимосвязаны и являются двумя частями единого процесса. Грамотно разработанное стимулирование побуждает мотивацию работника. По этой причине эти функции рассматриваются как одно целое.

Данная функция занимает ключевую позицию в процессе управления, оказывая сильное влияние на результаты труда работников.