Файл: Моделирование предметной области Управление взаимоотношениями с клиентами с помощью UML.pdf

ВЕДЕНИЕ

Все организации, вне зависимости от их формы собственности и ведомственной принадлежности, не может функционировать без ведения бухгалтерского и финансового учета. Ведение учета предоставляет руководству организации подробную информацию о состоянии денежных, материальных и трудовых ресурсов организации.

Расчеты представляют собой систему денежных отношений, связанную с оплатой товаров, услуг и работ физических и юридических лиц, а также с выполнением финансовых обязательств компаний.

Процесс осуществления взаиморасчетов с клиентами регламентируется действующим законодательством, договорами на расчетно-кассовое обслуживание, которые заключаются с коммерческими банками, а также правилами системы и проведения безналичных и налично-денежных расчетов. Взаиморасчеты с клиентами осуществляются с помощью наличного или безналичного перечисления денежных средств между контрагентами.

При осуществлении взаиморасчетов между контрагентами формируется поток документов, который включает: договоры купли-продажи, акты выполненных работ и оказанных услуг, квитанции об оплате и товарные чеки. Объем документооборота при проведении взаиморасчетов любой компании может достигать сотни ежедневно. Для того, чтобы минимизировать трудозатраты и вероятность совершения ошибки, процесс учета взаиморасчетов с клиентами подлежит автоматизации.

Для автоматизации учетных функций компании используются информационные системы, в которых хранится и обрабатывается информация о финансово-хозяйственной деятельности компании. В информационных системах информация о взаиморасчетах структурируется для удобного представления данных пользователю.

Применение информационных систем для автоматизации ведения взаиморасчетов с клиентами позволяет минимизировать временные затраты на учетные процессы, структурировать полученные данные (например, в разрезе контрагента, по заданным периодам и т.д.), автоматизировать формирование учетных документов и аналитических отчетов.

Актуальность выбранной темы обусловлена уровнем развития информационных технологий, применяемых в экономической сфере.

Объектом исследования является процесс учета взаиморасчетов с клиентами.

Предметом исследования является автоматизация процесса учета взаиморасчетов с клиентами.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса взаиморасчетов с клиентами.

---

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Процессы, связанные со взаиморасчетом с клиентами существуют в любой организации. Основу для осуществления взаиморасчетов составляют: действующее законодательство, договоры на расчетно-кассовое обслуживание, заключаемые с коммерческими банками, а также правила системы и проведения безналичных и налично-денежных расчетов.

У процесса ведения взаиморасчетов предъявляется ряд требований:

1. Достоверность.
2. Вывод данных должен происходить быстро и без сложностей.
3. Возможность контролировать задолженность.
4. Быстрая детализация отчетов любой сложности.

Эти требования делят процесс взаиморасчетов на две части: в первой части отслеживается движение товара на складе организации, а во второй части отслеживается движение денежных средств.

Существуют следующие виды взаиморасчетов:

1. Взаиморасчеты по заказам осуществляются тогда, когда взаиморасчет происходит по конкретному заказу клиента.
2. Взаиморасчет по договору осуществляется, когда все покупки и продажи производятся согласно договору.
3. Взаиморасчет по накладным осуществляется, когда покупка или продажа оплачивается отдельно по конкретной накладной.

Таким образом взаиморасчеты - это процессы прямого перераспределения доходов от продажи товаров или услуг между лицами, которые учувствуют в предоставлении услуг или в продаже товара.

Ведение операций по взаиморасчетам осуществляется бухгалтером-экономистом, который отвечает за всю отчетную документацию по взаиморасчетам.

Входными информационными потоками процесса будут: стоимость товара, выписка с расчетного счета банка.

---

Выходными информационными потоками будут: счет на оплату, договор купли-продажи, счет-фактура, накладная, сальдо по взаиморасчетам.

Результатными документами являются: счет-фактура, накладная и договор купли-продажи товара.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим процесс взаиморасчетов с клиентами. Для этого осуществим моделирование бизнес-процессов с помощью методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.

Входящими потоками бизнес-процесса проведения расчетов и клиентами являются: товар и выписка с расчетного счета банка. Выходящими потоками являются: договор купли-продажи, накладная, счет-фактура, счет на оплату и сальдо по взаиморасчетам.

Управление бизнес-процессом осуществляется согласно законодательству РФ и учетной политики организации. Механизмом бизнес-процесса является бухгалтер-экономист. Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 1.

Процесс учета взаиморасчетов с клиентами начинается с продажи товара. В процессе продажи товара формируются документы, на основании которых осуществляются взаиморасчеты с клиентом: договор купли-продажи товара, счет-фактура и накладная. На основании этих документов бухгалтер-экономист выставляет счет на оплату.

Ежедневно бухгалтер выгружает из клиент-банка выписку с расчетного счета организации. По данным выписки бухгалтер отслеживает поступление оплаты от клиента.

В конце каждого месяца на основании данных об оплаченных и неоплаченных счетах бухгалтер формирует сальдо по взаиморасчетам, которое показывает сумму задолженности клиентов организации.

Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 2.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса осуществления взаиморасчетов с клиентами

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе взаиморасчетов с клиентами участвуют следующие документы:

1. Договор купли-продажи.
2. Счет-фактура.
3. Накладная.
4. Счет на оплату.
5. Реестр платежей из расчетного счета.

---

Схема документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Схема документооборота

Исполнитель Действие	Менеджер по продажам	Бухгалтер
Продажа товара	Договор купли-продажи Счет-фактура Накладная Счет на оплату	Договор купли-продажи Счет-фактура Накладная Счет на оплату
Проверка оплаты		Банковская выписка
Формирование отчетности		Сальдо взаиморасчетов

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Договор купли-продажи	Счет-фактура	Накладная	Счет на оплату	Сальдо по взаиморасчетам
Количество документов в год, шт.	20 000	20 000	20 000	20 000	12
Количество символов в документе, шт.	100 000 000	80 000	40 000	40 000	100 000 000
Частота возникновения в год	20 000	20 000	20 000	20 000	12
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	500 000	500 000	500 000	500 000	400 000

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса взаиморасчетов с клиентами были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность ведения учета платежей по счетам на бумажных носителях.
3. Высокие временные затраты на формирование отчетности (сальдо по взаиморасчетам).
4. Низкий уровень оперативности данных о финансово-хозяйственной деятельности компании.
5. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Исходя из описанных недостатков, осуществим расчет планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков.

---

Суммарные трудозатраты на ведение документооборота составляют 2 400 000 человеко-часов ежегодно. Внедрение информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение документооборота на 60%, что составит 960 000 человеко-часов. Снижение уровня трудозатрат на формирование документооборота является значительным, что говорит об обоснованности внедрения информационной системы.

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных и выходных документов автоматизируемого бизнес-процесса. Входными документами являются: договор купли-продажи, счет-фактура, накладная и счет на оплату. Перечисленные документы будут внесены в информационную систему и на их основании будут создаваться документы о поступлении оплаты. Из перечисленных документов не является унифицированным только договор купли-продажи.

Также входящим документом будет являться выписка с расчетного счета организации. Выписка не является унифицированным документом. Она представляет собой список, в котором указаны клиенты и поступившие от них оплаты по выставленным счетам. Банковская выписка загружается в информационную систему в формате .xlsx, .xls, .xml. На основании данных, полученных из банковской выписки автоматически будут формироваться документы об оплате счетов.

Выходным документом будет являться сальдо по взаиморасчетам. Этот документ не является унифицированным и представляет собой отчетную форму. Сальдо по взаиморасчетам содержит информацию о клиенте, сумме выставленных счетов и полученной оплаты. Документ должен иметь возможность печати и сохранения в форматах: .doc, .docx, .xlsx, .xls для обеспечения удобства дальнейшей обработки.

В рассматриваемых документах используются следующие классификаторы:

1. Единицы измерения.

Информационная база должна быть организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

---