Файл: Построение организационных структур.pdf

Из таблицы 1 видно, что за анализируемый период произошло улучшение всех показателей финансовой деятельности ООО «Белуга». Так произошло увеличение чистой прибыли гостиницы на 1 623 141 руб., темп роста составил 251,1 %, что является положительной тенденцией. Также произошло увеличение показателей выручки от продаж услуг на 3 590 862 руб., темп роста составил 115,65%.

Среди отрицательных моментов можно отметить увеличение себестоимости услуг за анализируемый период и отложенных налоговых обязательств.

Анализ доходов и расходов ООО «Белуга» за 2016-2017 года представим в таблице 5 (приложение). Анализ доходов и расходов ООО «Белуга» за 2016-2017 года показывает, что доходы по обычным видам деятельности возросли в 2017 году на 15,65 %. Расходы по обычным видам деятельности в 2017 году увеличились на 8,5 % по сравнению с 2016 годом. Доходы от прочей деятельности возросли на 31,67 %, главным образом, за счет доходов от участия в других организациях (возросли на 84,03 %). Уменьшение расходов от прочей деятельности вызвано уменьшением прочих расходов на 4,89 %, в итоге расходы от прочей деятельности уменьшились по сравнению с 2016 годом на 143 601 руб.

В 2017 году в структуре доходов ООО «Белуга» доходы от прочей деятельности увеличились на 0,81 %, составив 7,09 % всех доходов. Соответственно, доходы ООО «Белуга» от обычных видов деятельности снизились в общих доходах и составили 92,91 % (в 2016 году составляли 93,72 %). Такая же ситуация наблюдается и в расходах гостиницы ООО «Белуга»: расходы от прочей деятельности уменьшились в 2017 году на 4,89 % и составили 14,68 % от общих расходов гостиницы. Расходы же от обычных видов деятельности в структуре общих расходов уменьшились на 0,98 % и составили в 2017 году 85,32 %.

В 2017 году в ООО «Белуга» была сформирована относительно качественная прибыль, т.к. удельный вес выручки от продажи (92,91%)> удельного веса доходов от участия в других организациях + удельного веса прочих доходов (2,40 % + 4,56 %). Но отрицательным моментом является то, что удельный вес доходов от участия в других организациях в составе прочих доходов (33,90 %) <удельного веса прочих доходов в составе прочих доходов (64,25 %).

2.2. Анализ организационной структуры и общие выводы

Важнейшим фактором в системе управления гостиницей ООО «Белуга» является правильное принятие управленческого решения. В ООО «Белуга» управленческие решения принимает директор и его заместители. Наиболее важные решения, принимаемые ООО «Белуга», являются групповыми, и иногда принимаются вместе с главным руководством гостиницы на заседаниях, которые проводятся еженедельно, каждый понедельник.

---

Тактические решения в ООО «Белуга» принимаются начальниками структурных подразделений, и текущие проблемы решают на местах. Для принятия решений, например, от которых зависит правильная организация работы ООО «Белуга», социальные и трудовые условия работы коллектива, в совещаниях принимают участие начальники среднего звена и их заместители. На таких совещаниях, как правило, руководитель ООО «Белуга» предлагает высказаться каждому из участников совещания устно, иногда в письменной форме с указанием достоинств и недостатков, какой либо рассматриваемой проблемы.

Для выработки решения, выявляются существующие проблемные ситуации, сложившиеся в работе и причины их возникновения. Данную работу в ООО «Белуга» выполняют руководители, которых касается существующая проблема и быстрое ее разрешение. Собирается необходимая информация, для решения существующей проблемы.

Собранная информация выносится на обсуждение коллективом, уполномоченным участвовать в принятии решения. Совместно разрабатывается несколько возможных вариантов решения, с указанием ограничений (законодательных, финансовых), в пределах которых необходимо принять решение, указываются преимущества и недостатки, последствия. В последствии принимается то решение, которое принесет больший эффект деятельности ООО «Белуга».

Для повышения эффективности управления гостиницей ООО «Белуга» начальники всех подразделений применяют к лицам, недобросовестно выполненным порученным им указания административные меры воздействия (снятие премий, надбавок, материальной помощи, выговор, строгий выговор). Для лиц качественно выполняемые поручения, иногда поощряют премиально и продвигают по служебной лестнице.

Принятые решения руководителем ООО «Белуга» оформляются приказом. Руководитель ООО «Белуга» доводит информацию о принятом решении каждому из своих заместителей, которые в свою очередь доводят четкие указания в письменной форме (ставят свою резолюцию на копии приказа) начальникам структурных подразделений о последовательности действий, которые необходимо выполнить в сложившейся ситуации и в конкретные сроки, определяют ресурсы и средства, которые могут использоваться. Начальники структурных подразделений ООО «Белуга» назначают ответственных исполнителей за реализацией данного решения, и контролируют правильность и своевременность выполнения решения.

В качестве практического примера можно привести одну из проблем и ее решение, сложившееся в ООО «Белуга».

---

Перед принятием управленческого решения директором ООО «Белуга» возникла проблемная ситуация, суть которой является решение о расширении численности персонала отдела бухгалтерии или другими словами принятии на работу специалистов. В данном примере перед директором ООО «Белуга» стоит проблема в принятии на работу одной штатной единицы в отдел бухгалтерии, т.е. бухгалтера.

Проблемная ситуация заключается в необходимости принятия бухгалтера с определенным опытом работы, (в перспективе замены на другую единицы бухгалтерии, в случае ее непредвиденного увольнения) в целях сокращения трудоемкости процесса работы бухгалтерии, и снижения ошибок, допускаемых при работе. В данном случае цель принятия решения - обеспечение правильного достижения выполнения поставленной задачи директором ООО «Белуга».

В качестве ограничений рассматривали - сроки рассмотрения и принятия решения (должны рассматриваться не более 2 недель) и плановые показатели роста оборота, оборачиваемости услуг (данный участок работы должен проанализировать экономист за время, не превышающее 5 дней), подбор кадров с должными квалификационными требованиями (должен не превышать 1,5 месяца), другие особенности организации и технологии оказания услуг должны решаться до принятия на работу специалиста (в пределах 1 месяца), другие особенности организации работы ООО «Белуга».

В ООО «Белуга» работает 4 бухгалтера, в т.ч. главный бухгалтер. Проанализировав ситуацию, главный бухгалтер ООО «Белуга» предложила руководителю рассмотреть решение о назначении дополнительной единицы в отдел бухгалтерии.

При формировании решения директор ООО «Белуга» проанализировал проблемную ситуацию, и выявил, что объективность существующей проблемы – подтверждается факторами:

- необходимостью увеличить штат отдела бухгалтерии до 5 человек;

- невозможностью обеспечить выполнение бухгалтерией своих должностных обязанностей при новых темпах роста документооборота;

- невозможностью увеличения штата бухгалтерии.

При формировании и оценке решения были учтены крайние варианты решения. Наихудшее – оставить существующую структуру численности отдела за счет дополнительного материального стимулирования труда либо пересмотра кадровой службы численности персонала и изыскания дополнительного резерва помощи специалистов, менее загруженных и определение их работы в совмещении занимаемой должности бухгалтера. Наилучшее – принять на работу дополнительного бухгалтера, с соответствующим профессиональным опытом и навыками и знаниями.

---

Были также учтены альтернативные варианты, такие как:

- принять на работу бухгалтером специалиста высшего учебного заведения с окладом ниже должности, занимаемого бухгалтером;

- принять на работу бухгалтера работающего по совместительству;

При обсуждении на совещании оценки преимуществ и недостатков решений директором ООО «Белуга» были сделаны выводы, что:

1. Принятие на работу специалиста высшего учебного заведения обеспечивает некоторое снижение трудоемкости в работе, но после обучения практическим навыкам бухгалтерского учета. Работнику выплачивается заработная плата ниже должности, занимаемого бухгалтером. Однако в отсутствии должного опыта и профессиональных качеств бухгалтеры должны постоянно проверять порученную ими работу для исключения ошибок и тратить время на обучение практическим навыкам.

2. Принятие на работу бухгалтера работающего по совместительству (в данной организации) немного предпочтительней, т.к. этот специалист обладает достаточными практическими навыками бухгалтерского учета, однако ведение учета на разных предприятиях способствует выполнению иногда недостаточно качественной работы. Примером может служить предоставление отчетности в налоговую инспекцию по исчисленным налогам, годовому балансу. Для предоставления более оперативных сведений бухгалтер должен находится постоянно на своем рабочем месте, и отвечать за участок работы, который ему поручен. При возникновении острой необходимости в получении информации, данного бухгалтера может не быть на рабочем месте данного предприятия, что может привести к достаточно неприятным последствиям.

С изложением преимуществ и недостатков в ходе анализа предоставленных фактов директор ООО «Белуга» принял решение о принятии кандидатуры бухгалтера, работающего полный рабочий день. Он же согласовал данное решение с начальником отдела кадров, который в дальнейшем в соответствии с приказом и протоколом собрания подготовил и исполнил решение; контролировал своевременность выполнение данного решения заместитель директора; результаты реализации решения поручено было произвести экономисту в течение испытательного срока по истечении 3 месяцев работы специалиста бухгалтером.

Стратегическое планирование при управлении гостиницей ООО «Белуга» проводят в 2 этапа:

1. Структурные подразделения по закрепленным за ними направлениям деятельности создают локальные планы.

2. Разрабатывают и предоставляют центральной плановой службе предложения связанные с пересмотром, перераспределением бюджетного капитала, предполагаемого для выделения в ситуации недостатка денежных средств, необходимых при финансировании разработанного комплекса мероприятий.

---

ООО «Белуга» использует информационную систему, поддерживающую стратегическое планирование, представленную электронными таблицами, такая система имеет существенные недостатки, представленные:

- низкой оперативностью, при процессах отражения данных и формирования отчетностей;

- незащищенностью от сбоя;

- проблемой двойного ввода информации.

Также информационная система стратегического планирования, используемая ООО «Белуга» имеет и свои плюсы. К ним относятся, например, то, что работая с электронными таблицами, сотрудники, осуществляющие данную деятельность в гостинице, имеют возможность больше разобраться в стратегической модели организации (методика расчета показателей, схема консолидации данных), так как электронные таблицы представлены открытой системой.

Закрытая же система характеризуется иной ситуацией. Здесь разработчики, могут понимать сущность стратегической модели планирования, которая используется при расчете бюджетов и «зашита» в программном продукте, но у них вся информация остается в уме. Поэтому когда старые сотрудники уходят из организации, то их приемники приходят и просто становятся исполнителями, которые не понимают, как все работает.

В ООО «Белуга» отсутствует системная автоматизация. Проведение проектно-сметного планирования идет в WinSmeta, учета – в «1С», бюджетирования – в MS Excel и все эти автоматизированные блоки не имеют связи друг с другом, что является большим недостатком существующей в компании системы стратегического планирования.

В ООО «Белуга» создается собственная система антикризисного управления. Система антикризисного управления в ООО «Белуга» имеет постоянно действующую функцию, несмотря на характеристики состояния учреждения. Она направлена на то, чтобы не допустить возникновения кризиса, и, если он все же возник, преодолеть его. Для осуществления эффективной работы системы антикризисного управления в ООО «Белуга» используют комплексную методику.

Для ее разработки специалисты по управлению ООО «Белуга»:

- во-первых, изучают механизмы разворачивания кризиса и корректирующего антикризисного воздействия;

- во-вторых, определяют последовательность этапов антикризисного воздействия;

- в-третьих, описывают набор методов и инструментов антикризисного управления, которые могут быть задействованы на определенных этапах.

Направления антикризисного управления ООО «Белуга» охватывают: поддержание стабильности работы гостиницы; пре­одоление кризиса на ранней стадии его возникновения; вывод из кризисной ситуации, не доводя до применения процедур банкротства; минимизация убытков в случае ликвидации. Таким образом, антикризисное управление ООО «Белуга» пытается использовать как непрерывный процесс на всех стадиях развития и функционирования организации. Инструментарий антикризисного управления ООО «Белуга» в соответствии с его целями можно подразделить на инструменты, применяемые в предкризисной ситуации (превентивное антикризисное управление), и инструменты, применяемые в условиях кризиса (реактивное антикризисное управление). В качестве методов превентивного антикризисного управления ООО «Белуга» использует: анализ финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемый экономистом по планированию и анализу; антикризисный мониторинг; анализ подверженности учреждения кризису; антикризисные организационные стратегии; внутренний анализ и контроль; систему снижения рисков. Инструментами реактивного антикризисного управления ООО «Белуга» являются: оздоровительное финансовое управление; гибкое управление персоналом; способы функционального снижения затрат; развитие коммуникаций и связей с общественностью; стимулирование квалификационного роста персонала; реорганизация.

---