Файл: Автоматизация складского учета ТК Роспринтер.pdf

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Процесс – это структурированная, измеряемая совокупность видов деятельности, предназначенная для производства выходных данных для конкретного потребителя (внутреннего или внешнего). Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создаёт ценность и выдаёт результат. Бизнес-процессы характеризуются межфункциональным подходом, наличием конкретных входов (выходов), а также владельца процесса, наделенного соответствующей ответственностью и необходимыми полномочиями. Описание бизнес-процессов даже на макроуровне часто приводит к положительным результатам, позволяющим глубже проникнуть в суть явлений.

На рисунке (см. прил.1) предоставлена диаграмма бизнес-процессов в организации ООО «Меркурий». Она свидетельствует о факторах, влияющих на работу отдела запасных частей. Рисунок (см. прил. 2) отображает работу отдела запасных частей. Процесс «Работа с остатками» и «Работа с клиентами» связан с остатками на складе и у поставщиков. Заказ поставщику происходит с учетом заказа покупателя, что свидетельствует процесс «Работа с поставщиками» и «работа с клиентами». А проверка укомплектованности заказов осуществляется после прихода товара от поставщика. Если же заказ укомплектован полностью, то клиенту сообщается, и при необходимости ставят в график обслуживания.

Деятельность компании заключается в продаже и ремонте печатного оборудования. Автоматизация складского помещения облегчит выполнение основных задач предприятия.

Описание системы с помощью IDEFO называется функциональной моделью. Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов, в котором используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником графического языка является сама методология IDEF0.

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы "диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

Каждая IDEF0-диаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают функции моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и отображают взаимодействия и взаимосвязи между ними.

Таким образом, можно выделить четыре класса процессов протекающих в компании:

1. работа с клиентами;
2. исполнение заказов;
3. ведение бухгалтерии и финансовой отчетности;
4. работа с кадрами.

Данные процессы могут быть разбиты еще на множество процессов каждый. Опишем вкратце каждый из данных классов.

Работа с клиентами.

Работа с клиентами заключается в формировании заказов на основании пожеланий и требований клиента, осуществления консультаций клиентов по заказам и предоставляемым услугам. Выполнение данного процесса полностью возложено на отдел продаж.

Исполнение заявок.

Данный процесс подразумевает под собой непосредственное выполнение заявок и заказов клиентов. Заказы клиентов могут заключаться в проведении консультаций, обслуживании персональных компьютеров, выполнения работ по программированию. Исполнение данных процессов возложены на отдел программирования, IT-отдел и консалтинговый отдел.

Ведение бухгалтерии и финансовой отчетности.

Ведение бухгалтерии и формирование финансовой отчетности необходимо любой организации, поскольку к этому, как минимум, обязывает законодательство. Ведением бухгалтерии и финансовой отчетности осуществляет бухгалтерия компании.

Работа с кадрами.

Работа с сотрудниками организации подразумевает поиск новых сотрудников, осуществление переподготовки уже работающих сотрудников, ведение кадрового учета, формирование отчетности для государственных органов надзора и т.п. Выполнение данного процесса полностью возложено на отдел кадров компании.

Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов.

1. Исследование технологических процессов (логистическая экспертиза).
2. Разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада.
3. Подготовка склада к внедрению изменений и само внедрение.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Обмен данными между корпоративной информационной системой и автоматизированной системой управления склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволяет существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сокращает время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

На рисунке (см. прил. 3) представлен документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема).

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация складских технологий неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования информационных технологий поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

На складе, где не применяется система автоматизации, главное лицо – кладовщик, который знает, где лежит товар. Все эти потребности объединяет их «фундаментальность», потому что без решения проблемы учета, устранения потерь товара и ввода хотя бы минимального контроля персонала, невозможно далее развивать складское хозяйство и внедрять сложные схемы автоматизации. Отсюда следует и вторая общая особенность этих проблем – для их решения, обычно, не требуется длительное и сложное внедрение полнофункциональной системы автоматизации. Чаще достаточно минимума базовых функций, чтобы решить указанные задачи, стоящие перед предприятием.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель – модель объекта, представленная в виде информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин моделировать возможные состояния объекта. Информационная модель – совокупность информации, характеризующая существенные свойства и состояния объекта, процесса, явления, а также взаимосвязь с внешним миром.

Информационная модель – формальная модель ограниченного набора фактов, понятий или инструкций, предназначенная для удовлетворения конкретному требованию (ИСО 10303-1:1994, статья 3.2.21).

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование:

• взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков, и функций предметной области (структурно-функциональной диаграмма или диаграмма потоков данных);
• данных информационной базы (диаграмму «сущность-связь» - инфологической модели и диаграмму взаимосвязей файлов – даталогической модели), необходимых для функционирования информационной системы, возможно выполненную на основе уже разработанной структурно-функциональной диаграммы или диаграммы потоков данных.

На рисунке (см. прил. 4) показана информационная модель ООО «Меркурий». Она отображает процесс конфигурирования прав пользователей, которые необходимы в рамках задачи, для того чтобы ограничить доступ к неиспользуемой информации. Также будет вводиться новый документ «Требовательная накладная», которая позволит координировать работу всего отдела. Он будет формироваться при выборе поставщика из отчета. Также модифицируется справочник «Номенклатура», добавив остатки товара и цену. Вводиться новый справочник «Места хранения».

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации.

Обеспечить сжатие признанной части показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

При проектировании кодов предъявляется ряд требований:

• охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;
• возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;
• максимальная информативность кода при минимальной его значности.

Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации. Система классификации – это совокупность правил распределения объектов множества на подмножества. Классифицирование – это процесс распределения объектов данного множества на подмножества. Классификация – это результат упорядоченного распределения объектов заданного множества.

Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

Иерархическая система классификации предполагает разбиение исходного множества на подмножества, между которыми установлены отношения соподчиненности (иерархии). В зависимости от количества классификационных признаков возможно наличие нескольких уровней классификации.

Уровень классификации – это совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех же ступенях классификации.

В многоаспектных системах классификации применяется параллельно несколько независимых признаков в качестве классификационных, т. е. исходное множество рассматривается одновременно в разных аспектах (например, фасетная система классификации).

Системы кодирования делятся на регистрационные и классификационные.

Регистрационная система кодирования используется для идентификации объектов, которые не требуют предварительной классификации и независимы от существа решаемых задач. Различают порядковую и серийно-порядковую системы кодирования.

Порядковая система кодирования заключается в последовательном порядке регистрации объектов. Признаки классификации отсутствуют, что впоследствии не позволит получать промежуточные итоги.

Серийно-порядковая система кодирования применяется для кодирования однопризначных номенклатур, находящихся в определенной соподчиненности. Старшему признаку выделяется серия номеров с учетом возможного расширения позиции объекта, а младшему присваиваются порядковые номера в пределах выделенной серии.

Таблица 2.

Используемые классификаторы и коды