Файл: Первичные учетные документы для целей налогового учета (Требования, предъявляемые к первичным учетным документам).pdf

После правильного составления и оформления документов в учете, необходима их регистрация. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенное - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России. [Постановление Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а. " Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации.]

По учету кадров:

• N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
• N Т-2 "Личная карточка работника";
• N Т-3 "Штатное расписание";
• N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
• N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
• N Т-7 "График отпусков";
• N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником";
• N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
• N Т-10 "Командировочное удостоверение";

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы";
• N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";
• N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";
• N Т-51 "Расчетная ведомость";
• N Т-53 "Платежная ведомость";
• N Т-54 "Лицевой счет";
• N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";
• N Т-61 "Записка расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником";
• N Т-73 "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы".

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ:

• N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ";
• N КС-6а "Журнал учета выполненных работ";

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения:

• N МХ-1 "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение";
• N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение";
• По учету торговых операций.

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин:

• N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";
• N КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

По учету торговых операций:

• N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";
• N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей";

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит:

• N КР-7 "Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле:

• N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию";

По учету операций в общественном питании:

• N ОП-1 "Калькуляционная карточка";
• N ОП-2 "План-меню";

По учету кассовых операций:

• N КО-1 "Приходный кассовый ордер";
• N КО-2 "Расходный кассовый ордер";
• N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
• N КО-4 "Кассовая книга";

По учету результатов инвентаризации:

• N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
• N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

По учету работы строительных машин и механизмов:

• N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана";
• N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";

По учету работ в автомобильном транспорте:

• N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";
• N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";
• N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

По учету основных средств:

• N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";
• N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";
• N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";
• N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств";

По учету нематериальных активов:

• N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов".

По учету материалов:

• N М-2 "Доверенность";
• N М-4 "Приходный ордер";
• N М-7 "Акт о приемке материалов";
• N М-11 "Требование-накладная";
• N М-17 "Карточка учета материалов";

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов:

• N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

По учету работ в капитальном строительстве:

• N КС-6 "Общий журнал работ";

Все эти формы при их обработке, проверке и систематизации преобразуются в отчетность, которую организация должна предоставлять проверяющим и контролирующим органам. [Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2015.112c.]

     У организаций существует обязанность предоставлять годовую отчетность в течение 90 дней по окончании года, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

     Представляемая годовая бухгалтерская отчетность утверждается в порядке, установленном учредительными документами организации, а конкретно Учетной политикой.

     Бухгалтерская отчетность составляется один раз в год по итогам отчетного года:
          - Бухгалтерский баланс (форма N 1);

          - Отчет о прибылях и убытках (форма N 2);

          - Отчет о целевом использовании полученных средств (форма N 6).

    Налоговым органам бухгалтерская отчетность представляется на основании подпункта 4 п. 1 ст. 23 НК РФ. 

     Налоговым органам бухгалтерская отчетность, как и налоговые декларации, может подаваться именно по электронным каналам в порядке, установленном приказами МНС России от 02.04.2002  N БГ-3-32/169 и от 22.12.2013 N БГ-3-13/705@.

2.2. Состав и оформление документов строгой отчетности для ведения налогового учета

Случаи применения первичных документов строгой отчетности регламентированы Законом и Инструкцией о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, Так, типовые формы строгой отчетности применяются в следующих случаях:

1. Отчуждение активов с передачей права собственности (за исключением ценных бумаг);
2. Оказание услуг (за исключением финансовых услуг, оказываемых финансовыми учреждениями, организациями микрофинансирования, сберегательно – заемными ассоциациями);
3. Осуществление перевозок активов в рамках территориально дезинтегрированного субъекта и за пределы субъекта без передачи права собственности;
4. Приобретение активов и услуг по имущественному найму у поставщиков-граждан;
5. Передача активов в лизинг, аренду, имущественный найм. [Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. Приказа Министерства финансов РФ №31н от 24 марта 2000).]

В связи с тем, что несоблюдение сроков документального оформления хозяйственных операций может искажать налогооблагаемую базу и соответственно показатели финансовой отчетности, важно четко соблюдать сроки составления первичных учетных документов: в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее. Первичные документы составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события.

Также первичные документы строгой отчетности составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события или на конец отчетного периода, принимая во внимание соответствие затрат и доходов, которые влекут за собой одновременное признание доходов и расходов и являются непосредственным результатом одних и тех же экономических событий. Например, представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства. Если предприятие выписывает налоговую накладную с нарушением установленных сроков в другом периоде, то на основании такого документа расходы или доходы будут признаны в другом периоде, а также НДС будет начислен или принят в зачет также в другом периоде. [Борисов А.Н. "Комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете". - М.: Юстицинформ, 2015.33c.]

На бланках строгой отчетности, составленных с ошибками, вычеркиваниями, неоговоренными исправлениями и другими недозволенными записями, делается пометка «испорчен». Следует иметь в виду, что не допускаются исправления в первичных документах, подтверждающих операции по поставке и закупке экономических ценностей и услуг. Для испорченных бланков составляется реестр, который представляется лицу, ответственному за учет, хранение и выдачу бланков, с приложением этих бланков, впоследствии они снимаются с учета (списываются). [Чипуренко, Е.В. Налоговый анализ деятельности коммерческой организации. Монография / Е.В. Чипуренко. - М.: Дюжина и К, 2013.61с.]. На практике часто возникают вопросы относительно правомерности внесения дополнительных записей вручную в заполненные первичные документы строгой отчетности в электронной форме на компьютере и впоследствии распечатанные. В настоящее время данный факт допускается (если при этом не осуществляется исправление в документе) и носит название комбинированный способ заполнения типовых форм первичных документов строгой отчетности.

Заполнение форм строгой отчетности осуществляется:

• вручную (разборчиво чернилами или ручкой);

• на печатной машинке или на компьютере;

• комбинированно (вручную, на печатной машинке или на компьютере), обеспечивая сохранность и архивирование информации, содержащейся в первичных документах строгой отчетности, в соответствии с правилами, предусмотренными Государственным органом надзора. [Недерица А.Д. Налогообложение: Курс лекций / А.Д. Недерица. - Кишинев: Изд-во МЭА, 2015. 66 с.]

При инвентаризации типовых форм первичных документов строгой отчетности составляется «Инвентаризационная опись типовых форм первичных документов строгой отчетности». В случае установления недостач и излишков типовых форм первичных документов строгой отчетности на основании инвентаризационной описи составляется инвентаризационная опись «Регистр сверки результатов инвентаризации». В случае обнаружения отсутствия бланков строгой отчетности они списываются на убытки. Виновные лица возмещают стоимость этих бланков и несут административную и уголовную ответственность в соответствии с действующими нормативными и законодательными актами. [Финансовая газета. 2017. N 5.]

3. Проблемы с первичными учетными документами и пути их решения для целей налогового учета

3.1. Типичные проблемы с первичными учетными документами и пути их решения для целей налогового учета

На сегодняшний день существует ряд требований по составлению первичных документов. Это касается не только полного и правильного их составления и способов заполнений, по всем обязательным реквизитам, но правды и истинности достоверной информации содержанных в них. [Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2014. N 17.]

Неправильное и некорректное заполнение реквизита, недостоверность сведения в первичном документе ведет за собой отказы в удовлетворении расходов для целей налогообложения и непосредственно начисления налога на прибыль и в применении вычетов по НДС.