Файл: Первичные учетные документы для целей налогового учета (Требования, предъявляемые к первичным учетным документам).pdf

- Накопительные документы используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций, лимитно-заборная карта.

• По числу учитываемых позиций:

- Однострочные документы, содержащие одну учетную позицию;

- Многострочные документы, содержащие две и более учетные позиции, расчетно-платежная ведомость.

• По месту составления:

- Внутренние документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций, доверенность на получение товарно-материальных ценностей;

- Внешние документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами, платежные требования-поручения.

• По способу заполнения:

- Заполняемые вручную;

- Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

- Организационно-распорядительные документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации. [Хоружий Л.И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2014.19c.]

- Финансово-расчетные документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации.

- Документы по снабжению и сбыту, материальные документы;

- Учетные регистры это разграфленные листы, бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:

- По внешнему виду;

- По объему содержания;

- По характеру записей.

• По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:

- бухгалтерские книги;

- карточки;

- свободные листы, ведомости.

Бухгалтерские книги, это сброшюрованные листы бумаги, с необходимой графикой. Все страницы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.

Карточки, это отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц.

Они бывают определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке. [Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский учет, 2015.145c.]

Свободные листы, это разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.

• По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:

- Синтетические;

- Аналитические;

- Комбинированные.

В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета.

Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.

• По характеру записи разносятся по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам:

- Хронологические;

- Систематические;

- Комбинированные.

В хронологических учетных регистрах хозяйственные операции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам. [Бухгалтерский учет. 2016. N 12.]

Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах.

Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические учетные регистры. В этих регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном регистре.

• По форме графления регистры бывают:

- Линейные, для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами;

- Шахматные или табличные, которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается аналитический и синтетический учет.

Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит — в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета.

Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета. По этой форме строится журнал-ордер. [Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах"// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.]

Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специальным графлением.

На каждый счет отводится для записей определенная страница или несколько страниц, в зависимости от количества корреспондирующих счетов.

В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток.

При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение данная сумма.

Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам, а в ряде случаев и аналитическим счетам, составления бухгалтером отчетов. [Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации"]

На предприятии первичные бухгалтерские документы можно классифицировать на следующие группы:

I - типовые формы первичных документов строгой отчетности;

II - типовые формы первичных учетных документов, утвержденные Министерством финансов и другими уполномоченными государственными органами в установленном порядке;

III -первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно и утвержденные в приложении к учетным политикам. [Чипуренко, Е.В. Налоговый анализ деятельности коммерческой организации. Монография / Е.В. Чипуренко. - М.: Дюжина и К, 2013. c.69]

1.3. Требования, предъявляемые к первичным учетным документам

Анализируя все хозяйственные операции, возникающие при осуществлении деятельности предприятия, каждый налогоплательщик самостоятельно определяет, по каким объектам учета он должен разработать и утвердить формы регистров налогового учета, в которых должны быть обеспечены все данные, необходимые для правильного определения показателей налоговой декларации, на основании требований гл. 25 Налогового Кодекса РФ.

Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения. Следуя принципу непрерывности отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения, регистры налогового учета должны быть сформированы тем или иным образом по всем операциям, учитываемым для целей налогообложения. Если же в регистрах бухгалтерского учета содержится достаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями гл. 25 Налогового Кодекса РФ, то во избежание дублирования налогоплательщик вправе и должен использовать эту информацию для системы налогового учета. [Вестник Банка России. 2015. N 74; 2016. N 17.]

Если для отражения тех или иных операций, достаточно данных бухгалтерского учета, например в случае, если правила ведения бухгалтерского и налогового учета совпадают, то дополнительно оформлять налоговые регистры с точно такими же данными, необходимости нет. Организация в приказе об учетной политике в целях налогообложения определяет перечень регистров бухгалтерского учета, которые используются как регистры налогового учета.
При наличии расхождений можно руководствоваться нормами ст. 313 Налогового Кодекса РФ, предусматривающей, что если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, то налогоплательщик вправе вводить в применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты, формируя тем самым регистры налогового учета. Регистры  налогового учёта следует вести как на бумаге, так и в электронном виде, на любых информационных носителях. 

При этом ведения аналитического  учёта должно быть организовано по такому правилу, чтобы данные предоставленные налогоплательщиком могли бы обеспечивать беспрерывный учет совершенных фактов хозяйственной жизни организации в четком порядке для формирования налоговой базы. [Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2015.c.94.]

Конкретные  особенности регистров разрабатываются  организациями самостоятельно и  утверждаются в Приказе "Об учётной  политики для целей налогообложения".

Требования НК РФ предполагают, что определенные формы регистров налогового учёта прописываются и устанавливаются организацией самостоятельно. Что, как и чем воспользоваться, решает сам руководитель, опираясь на специфику работы деятельности предприятия и отличий  бухгалтерского и налогового учёта.

Формы аналитических  регистров налогового учёта для  определения налоговой базы в  обязательном порядке должны содержать  следующие реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Содержание  данных налогового учёта (в т. ч. и  данных первичных документов) является налоговой тайной.

Согласно  ст. 314 НК РФ логичность, правильность, конкретность отражения  операций хозяйственной жизни организации в налоговых регистрах  создают люди ответственные за оформление и подписавшие эти первичные документы.

При хранении регистров налогового учёта должна обеспечиваться их защита от несанкционированных  исправлений. [Борисов А.Н. "Комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете". - М.: Юстицинформ, 2015. 23 c.]

Внесение поправок или исправлений, можно сказать ошибок в регистры, при ведении налогового учёта, необходимо совершать логично, обосновано и подтверждаться лицом ответственным за корректировку, с указанием даты, инициалов (ФИО) и весомой причиной для внесенных исправлений.

Сама система налогового учета предполагает взаимосвязь показателей, оказывающих прямое или косвенное действие на определение размера налоговой базы, их критерий систематизации и, конечно же, порядка ведения учета, при формировании и отражении полученной информации об объектах налогового учета. [Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2013.97c.]

2. Организация документооборота в налоговом учете

2.1 Система документооборота первичных учетных документов для целей налогового учета

Документооборот представляет собой движение первичных учетных документов в бухгалтерском и налоговом учете, их создание или получение от других организации, соответственно принятие к учету, непосредственно обработка и в конечном итоге передача их в архив предприятия. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. [Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2014. 90c.]