Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Исполнение, контроль и мониторинг бизнес-процессов).pdf

С карточки процесса пользователь, имеющий соответствующие права, может управлять его ходом. Например, можно поправить параметры выполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.

Приложение ELMA BPM предоставляет удобные инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении пользователей системы находится несколько средств.

Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров процессов, которые относятся к текущему пользователю системы: бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором, ответственным или исполнителем. Для поиска нужного экземпляра процесса можно использовать удобный фильтр страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр процесса, можно перейти на его карточку.

Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы по процессам: в данном разделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Текущий пользователь может не являться непосредственным участником процессов, представленных на странице, но он может просмотреть информацию по выполнению этих процессов.

Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить подробную информацию о процессе.

Еще одним удобным средством контроля исполнения процессов является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе приложения ELMA BPM выглядит так же, как графическая модель этого процесса в Дизайнере ELMA, но поскольку на ней отображен уже запущенный процесс, карта содержит дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена жирной зеленой рамкой.

Рисунок 2.2 Мониторинг процессов

Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по которому выполнялся процесс. Просмотреть карту процесса можно в любой момент с карточки экземпляра процесса.

Впрочем, руководителю не потребуется вручную следить за ходом выполнения процессов. Так в случае просрочки задач исполнителем, его руководитель получит соответствующие уведомления, призывающие вмешаться в ход выполнения процесса.

Кроме того, следить за задачами по процессам своих подчиненных руководители смогут стандартными средствами мониторинга исполнительской дисциплины.

2.3 Графические элементы спецификации BPMN и их использование при описании бизнес-процессов

Графические элементы спецификации BPMN и их использованию при описании бизнес-процессов: Пул, Дорожка, а также более подробно будет рассмотрен уже знакомый вам элемент нотации Задача.

Для отображения взаимодействия между участниками бизнес-процесса в нотации BPMN используются элементыПул и Дорожка. Однако, опциональность каждого элемента довольно разнообразна и сложна в понимании. Чаще, при описании процессов в BPMS-системах (системах управления бизнес-процессами) в определение элемента Пул вкладывают понятие области процесса (совокупность всех действий и ответственных за их выполнение лиц). Пулы не отражают конкретные внутренние процессы участников, они скорее показывают глобальные взаимодействия и зависимости между участниками процесса.

Пул и Дорожки в рамках одного потока операций в нотации BPMN называются Оркестровкой, т.е. представляют собой диаграмму (схему), показывающую последовательность выполнения действий в рамках одного процесса.

Разработчики BPMS-систем элемент Дорожка часто используют в качестве внутренних ролей (Зоны Ответственности), что представляет собой распределение обязанностей среди участников процесса (менеджер, директор и т.п.). В области одного Пула могут находиться несколько Дорожек (участников процесса).

 
Рисунок 2.3. Графическое изображение Пула и Дорожек (Зон Ответственности)

Дорожка представляет собой прямоугольник, в котором описываются все действия ответственного за выполнение задач лица. Дорожки в нотации BPMN могут располагаться как вертикально, так горизонтально.

 
Рисунок 2.4. Возможное расположение Дорожек в процессе

В случае если в системах BPMS каждый бизнес-процесс описывается отдельно (на одном листе описывается один процесс), то Пул, чаще всего, не визуализируют.

 
Рисунок 2.5. Процесс «Обработка заказа»

Примечание: в расширенном примере-процессе (Рис.5) выделены две Дорожки – участники процесса «Офис-менеджер» и «Менеджер по продажам». Офис-менеджер отвечает за регистрацию и обработку заказа. Далее процесс переходит в зону ответственности Менеджера по продажам. Разработчики BPMS для дополнительного удобства сделали возможность задавать зону ответственности динамической, т.е. она не определяет конкретного сотрудника, а лишь показывает роль (должность) ответственного за выполнение задач. В рамках примера «Менеджер по продажам» задаётся динамической зоной, т.к. менеджеров в компании может быть много, а задачи будут выполняться одним из этих сотрудников.

Дорожка фактически является зоной ответственности участника: любой элемент, помещенный в дорожку, выполняется исполнителем, прописанным в заголовке дорожки. Так, например, на рисунке 5 видно, что поток операций переходит из дорожки «Офис-менеджер» в дорожку «Менеджер по продажам». Задачу, находящуюся в дорожке «Офис-менеджера» исполняет именно офис-менеджер. В одном процессе может быть неограниченное количество Дорожек. Таким образом, можно описать всех участников процесса – поток операций будет определять, какие задачи, кем, в какой момент, и в каком порядке будут выполняться в рамках процесса.

Ещё один элемент нотации BPMN, который хотелось бы рассмотреть более подробно в рамках данного Урока –Задача. Задача, как элементарное Действие процесса, рассматривалась в контексте первого Урока. Однако там был задействован основной тип Задач при описании бизнес-процессов – Пользовательская Задача.

BPMN выделяет несколько типов Задач, что позволяет описывать различия в присущем им поведении, характерные для каждого из типов. Тип Задачи определяется маркерами внутри графического элемента.

 
Рисунок 2.5.1. Пользовательская задача

Графически пользовательская Задача отображается в виде прямоугольника с закругленными углами, который выполнен одинарной тонкой линией, и отличается от других типов Задач наличием маркера в виде верхней части фигуры человека.

Пользовательская Задача представляет собой задачу, типичную для технологического процесса (упорядоченной последовательности взаимосвязанных действий), где человек выступает в роли исполнителя и выполняет Задачи при содействии других людей или программного обеспечения.

Ещё один тип Задач, требующих участие людей – Ручное выполнение.

 
Рисунок 2.5.2. Задача – Ручное выполнение.

Графически Ручное выполнение отображается как прямоугольник с закругленными углами, границы которого выполнены одинарной тонкой линией. Содержит маркер в виде руки, позволяющий отличать данный тип Задач от других.

Ручное выполнение представляет собой Задачу, выполнение которой подразумевает действия человека и исключает использование каких-либо автоматизированных механизмов исполнения или приложений. Ручное выполнение не поддается управлению никаким механизмом выполнения бизнес-процесса. Такой тип Задач можно отнести к неуправляемым, т.е. к Задачам, начало и завершение выполнения которых не отслеживается механизмами выполнения бизнес-процесса. В случае BPMS-систем (систем управления бизнес-процессами), это предполагает собой некоторое действие, которое исполнитель выполняет за рамками системы.

Примером такого типа Задач может служить установка телефонного аппарата на территории заказчика специалистом по обслуживанию телефонов или проведение совещания.

 
Рисунок2. 5.3. Использование Задачи – Ручное выполнение в описании бизнес-процессов

Примечание: На рисунке приведён простой пример использования задачи Ручное выполнение в рамках процесса организации и проведения совещания в компании. Руководитель компании запускает процесс, заполняя данные по совещанию: дата, время, тематика, участник совещания (выбирает сотрудника, с которым планируется собрание). В данном примере для простоты рассмотрен вариант проведения совещания руководителя только с одним сотрудником компании. Сотруднику назначается задача «Подготовить материалы для совещания». Руководитель проводит совещание и, т.к. эта задача исполняется без подключения автоматизации, на диаграмме процесса действие выполнено в виде графического элемента Ручное выполнение. По итогам совещания сотрудник подготавливает отчёт и на этом процесс завершается.

BPMN также описывает тип Задач, которые выполняются без участия человека. К таким Задачам относитсяЗадача-сценарий.

 
Рисунок 2.5.4. Задача-сценарий

Графически Задача-сценарий отображается как прямоугольник с закругленными углами. Содержит маркер, позволяющий отличать данный тип Задач от других. Маркер расположен в левом верхнем углу фигуры Задачи данного типа.

Задача-сценарий обозначает выполнение в процессе некоторого автоматизированного действия. То есть оно выполняется без конкретного исполнителя средствами самой BPMS-системы. Например, это может быть подсчет каких-либо данных - подсчет сумм, введенных пользователем. Такая работа прекрасно выполняется компьютером без участия человека. BPMS-система не только делает это быстрее, но еще и никогда не ошибается в расчетах.

Впрочем, в общем случае Задача-сценарий позволяет не только выполнять арифметические действия - это может быть любое автоматизированное действие, выполняемое BPMS-системой без участия человека.

 
 
Использование Задачи-сценария в описании бизнес-процесса.

Примечание: На рисунках показано использование Задачи-Сценария в различных ситуациях описывает процесс компании, когда клиент оставляет заказ на сайте компании или непосредственно секретарю, который формирует заявку. После этого система автоматически определяет менеджера компании, который отвечает либо за данный тип продукта либо за регион, из которого заказчик сделал заказ. Затем система формирует задачу определённому менеджеру и далее процесс обработки и выдачи заказа идёт по разработанному маршруту.

Рисунок отображает процесс сбора информации по отработанным часам сотрудниками компании для дальнейшего расчёта заработной платы. Сотрудникам компании параллельно приходят задачи на подготовку отчёта по трудозатратам. После выполнения всеми сотрудниками задач, система автоматически производит подсчёт и формирует единый сводный отчёт по всем сотрудникам. Этот отчёт направляется секретарю для внесения в реестр с последующим расчётом оплаты труда по отработанным часам.

В приведённых процессах-примерах (Рис.5. и Рис.5.5.) использован новый элемент BPMN – Подпроцесс. Подроцесс графически изображается в виде прямоугольника с маркером «+».

В нотации BPMN описывается несколько типов Задач, однако здесь мы привели три наиболее распространённые при описании бизнес-процессов.

2.4 Исполнение бизнес-процессов, смоделированных в BPMN

Основная цель BPMN – поддержка нотации, которая одинаково будет пониматься всеми участниками бизнеса, от бизнес-аналитиков, которые разрабатывают эскизы процессов до бизнесменов и менеджеров, которые будут управлять и наблюдать за процессами. Модели являются мощным инструментом бизнес-анализа, поскольку позволяют в формализованной форме представить структуру и динамику организации и упрощают выявление текущих проблем, и, в связи с этим, моделирование имеет большую ценность при реинжиниринге бизнес-процессов.