Файл: Основные функции в системе менеджмента (Совершенствование функции планирования).pdf

Таким образом, на анализируемом предприятии ЗАО «Завод Железный Форт» задействованы не все методы мотивации персонала. Процесс воздействия на сотрудников с целью повышения его работоспособности путем побуждения в них социально-психологических мотивов применен не в полной мере, что сказывается, прежде всего, на высокой текучести кадров. Это явление оказывает пагубное воздействие на общие результаты работы.

Контроль и координация

Контроль и координация по своему проявлению на предприятии «Завод Железный Форт» являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что их целесообразно рассматривать в комплексе, чтобы характеризовать, так как именно в процессе контроля происходит координация основных направлений работы предприятия, координация распределения и использования ресурсов и разработка последующих планов.

Процесс контроля состоит в сравнении достигнутых результатов, установке стандартов и координации в том случае, если результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности.

На предприятии используются две формы контроля: финансовый, как основная форма общего управленческого контроля и административный.

Финансовый контроль осуществляется на основании сопоставления достигнутых результатов с финансовым планом предприятия. От каждого подразделения по стандартным формам, которые приняты в ООО «Завод Железный Форт», поступает финансовая отчетность по важнейшим экономическим показателям деятельности за определенный период.

Административный контроль выполняется по хозяйственным результатам, запланированным в текущем бюджете, сравнением объема фактических и планируемых продаж, анализом изменения доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным сегментам рынка и локально корректируются дальнейшие действия. В качестве форм осуществления административного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Контроль по отношению к человеческим ресурсам достигается за счет тщательной проверки профессиональных навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей, и соответствующая корректировка в отборе наиболее подготовленных и квалифицированных специалистов.

Контроль по отношению к финансовым ресурсам - это бюджет. Он дает уверенность в наличии необходимых средств, требуемых организации. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и тем самым не дают организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

На предприятии еженедельно руководители функциональных служб представляют отчеты и результаты деятельности своих подразделений генеральному директору, проводятся совещания управления с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, обсуждение дальнейших действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора коррективы и управленческие решения: приказы и рекомендации.

По завершению определенного периода времени полученные результаты сравниваются с требуемыми результатами, а именно: запланированные и полученные размеры прибыли; уровень производительности труда, текучесть кадров, объем продаж, издержки и т.д. После их сравнения руководство предприятия ООО «Завод Железный Форт» проводит анализ полученных результатов и оценивает реалистичность составленных им планов. Эта процедура позволяет получить информацию о возникших проблемах и скорректировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Таким образом, рассмотрев основные функции менеджмента на предприятии можно сделать вывод о том, что на общем фоне всех функций наименее проработанными являются мотивация и планирование, на что мы и обратим более пристальное внимание в третьей части работы, и постараемся дать рекомендации по устранению присущих этим функциям недостатков.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию функций управления на ООО «Завод Железный Форт»

3.1 Совершенствование функции планирования.

Как отмечалось выше, на предприятии не плохо поставлен процесс краткосрочного, оперативного планирования, но нет признаков долгосрочного, стратегического. Как следствие, у предприяия нет четко выраженной стратегии развития, нет стратегического видения позиции компании, отсутствует миссия, как таковая.

Осознание миссии является важной частью перехода предприятия к стратегическому управлению. Ведь миссия – это глобальная, общая цель, генеральный вектор направления движения предприятия.

Хорошо сформулированная миссия способна показать, во-первых, то, чем является данное предприятие и каким оно стремится быть, а во-вторых, выявив свое отличие от других, сформировать особый имидж организации.

Для субъектов внешней среды миссия организации дает ясное представление о самой организации, о ее стремлении, об используемых средствах в своей деятельности, об особенности применяемой философии.

Рассмотрим, как может выглядеть миссия нашего предприятия.

ООО «Завод Железный Форт» - первостепеннейшая его цель – удовлетворение потребности клиентов в высококачественных материалах и изделиях наравне с высококачественным обслуживанием, чтобы покупатель мог почувствовать уверенность в правильности своего выбора.

Стратегия развития предприятия – это перспективный взгляд на направление деятельности, базовая концепция того, чего организация пытается достичь. Стратегическое видение необходимо руководству для снятия сомнений по долгосрочным перспективам развития предприятия. Стратегическое видение обеспечивает эффективность лидерства.

Стратегические цели предприятия, в увязке с финансовыми целями, можно представить в виде таблицы, показанной в приложении 6.

3.2 Совершенствование функции мотивации

Совершенствование функции мотивации является одним из решающих факторов, способных повлиять на экономические результаты деятельности ООО «Завод Железный Форт». Рост основных показателей (объем продаж, выручка, прибыль) возможен, прежде всего, потому, что их увеличение связано именно с совершенствованием работы с клиентами, улучшением качества обслуживания, что невозможно без заинтересованности рядовых работников в улучшении этих показателей. А этому может содействовать грамотно сбалансированная система мотивации, включающая в себя не только материальные, но и нематериальные факторы. Рассмотрим и охарактеризуем некоторые из них.

Свобода и самостоятельность в принятии решения в процессе производства. Самостоятельность должна касаться таких аспектов деятельности, как выбор средств выполнения работы, сам режим работы. Начальники отделов должны советоваться с подчиненными по оптимизации поставленных перед ними задач, работники должны привлекаться к постановке целей, которых будут достигать в процессе своей деятельности. Работникам отделов необходимо предоставить право самостоятельного контроля качества с присущей ответственностью за конечный результат.

Работникам можно предоставить право на формирование рабочих групп из членов организации, в рамках своих отделов, с которыми им хотелось бы работать вместе в процессе деятельности. За основу можно взять японскую систему кружков качества, адаптированную к российским условиям.

Публичная похвала. Ее введение необходимо для активизации деятельности работника. Он должен понять, что его достижения не могут быть незамеченными для руководства фирмы. Кроме этого публичная похвала повышает вес работника в собственных глазах и в глазах окружающих. Имея репутацию грамотного специалиста, такой работник имеет шанс получить неформальную авторитетную власть.

Отображение лучших сотрудников на специальном стенде с указанием их заслуг. Информацию необходимо изменять ежемесячно. Использование данного социально-психологического метода мотивации позволит создать здоровую конкуренцию между сотрудниками в коллективе.

Использование на предприятии сдельной оплаты труда. Такую форму оплаты можно применить только в производственном отделе. Зарплата сотрудника будет зависеть напрямую от выработки при наличии минимума заданий, которое должно быть выполнено каждым сотрудником, и уровне неизменной ставки заработной платы. Все это положительно скажется на финансово-экономическом состоянии предприятия в целом.

Доплаты за стаж времени, проработанный на предприятии. Работники со стажем работы, например, более 5 лет, должны получать за него надбавки. Это будет способствовать снижению текучести кадров на предприятии, так как работники, зная, что руководство заботится о них, почувствуют уверенность в дальнейшем повышении своей заработной платы. При этом предприятие будет тратить гораздо меньше средств на поиск новых сотрудников взамен уволившихся.

Следует также обратить внимание на поддержание корпоративного духа, на совместное проведение праздников, мероприятий, совместные поездки для отдыха в свободное от работы время. За счет этого улучшится социально-психологический климат в коллективе и, как следствие, вырастет производительность труда на производстве.

Можно с уверенностью сказать, что с применением таких изменений ООО «Завод Железный Форт» еще больше увеличит свою результативность и тем самым упрочит свое положение на рынке.

Заключение

В проделанной работе были рассмотрены и проанализированы основные функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Эти функции имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, для всех их необходима коммуникация в принятии правильного решения, которое стало бы понятным для других членов организации. В силу того, что эти две характеристики связывают все пять управленческих функций, обеспечивая их взаимозависимость, их можно назвать связующими процессами. Следовательно, все функции управления должны использоваться в комплексе.

И все же стержневым требованием к менеджеру любого уровня является умение управлять людьми. А чтобы управлять людьми, необходимо быть психологом. Основное требование к психологу – глубоко понимать людей.

Хороший менеджер должен знать в совершенстве своих прямых подчиненных, их способности и возможности выполнения поставленных им задач. Он должен быть одновременно и организатором, и учителем, и экспертом в постановке задач. Он должен быть и лидером, и человеком, умеющим слушать и понимать других. Менеджер должен понимать условия, которые связывают предприятие и работников, защищать интересы обоих сторон на справедливой основе, изолировать негативные проявления в производстве с целью единства и правильности функционирования фирмы.

Основное содержание деятельности руководителя - это принятие решений. Принятие решений - есть выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать.

И так, мы рассмотрели, такую функцию управления как планирование, которое формулирует цели организации, средства их достижения, сроки и этапы выполнения. В нем заключается видение стратегии предприятия, видение проблем, а значит и своевременная корректировка целей и задач.

Выяснили, что для достижения запланированных целей необходимо создание реальных условий, т.е. необходима организация - упорядочение технической, организационной и экономической подсистем во всей иерархии управления.

Определили функцию, имеющую цель активизировать сотрудников организации. Разобрали, каким образом происходит процесс мотивации. Данная функция побуждает к активизации деятельности сотрудников организации, и предусматривает повышение эффективности деятельности производственной системы. Реализация функции происходит через моральное и экономическое стимулирование.

Осознали необходимость существования оценки и учета результатов работы организации и установления взаимодействия между подсистемами организации. Оценка и учет результатов деятельности – это функция контроля. Она служит средством осуществления обратной связи.

Убедились, что для обеспечения взаимосвязей необходимо установить более рациональные связи в производстве, а этим и занимается координация.

Таким образом, в ходе работы были разобраны все основные функции управления с их взаимосвязью и рассмотрены на примере конкретной организации. С моей точки зрения, задачи, поставленные в начале работы, были решены, а значит, и цель ее была достигнута.