Файл: Основные функции в системе менеджмента (Менеджмент как система)..pdf

В итоге мы видим, что процесс управление—это циклический процес, который состоит из определенных управленческих работ, которые и называются функциями управления.

Функции менеджмента в организации можно охарактеризовать как устойчивый состав видов управленческой деятельности.^[16]

По признаку участия в организации управления различают общие, специальные (частные) и вспомогательные функции. Каждая функция управления характеризуется целевой направленностью и имеет свои особенности, однако все они взаимозависимы и составляют определенную, тесно увязанную систему. Только совокупность всех функций полностью раскрывает процесс управления, поэтому их выполнение обеспечивает комплексное и системное управление организацией и эффективность ее хозяйственной деятельности. Функции управления носят объективный характер, что определяется объективной необходимостью самого процесса управления в условиях совместного труда людей. Объективность функций управления обнаруживается везде, где осуществляется управленческая деятельность. В зависимости от места расположения того или иного объекта в общей системе управления меняется только объем работ по данной функции, но не меняются ее целевые назначение и содержание. ^[17]

Как говорилось выше—основными функциями в менеджменте являются функции прогнозирования, организации, мотивации, контроля и координации. Каждая из этих функций в современных организациях очень важны и необходимы. Невозможно осуществлять эффективное управление без какой либо одной функции. На рисунке 1 четко показано взаимодействие всех пяти функций.

Рис.1

Взаимосвязь функций управления

планирование

организация

координация

мотивация

контроль

Так, планирование – это определение целей деятельности, необходимых для этого средств, разработка методов достижения целей, прогнозирование будущего развития организации.

Организация – формирование структуры организации, обеспечение ее ресурсами: материальными, финансовыми, трудовыми.

Мотивация – активизация работников, побуждение их эффективно работать ради достижения целей организации с помощью экономического и морального стимулирования и создание условий для развития творческого потенциала работников.

Контроль – количественная и качественная оценка и учет результатов работы, корректировка планов, норм, решений.

Координация – достижение согласованности в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей между ними.^[18]

Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности. А конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию.

Таким образом, для реализации задач управления необходимо качественная реализация функций менеджмента, порой весьма специфичными методами. Все это требует квалифицированных знаний и умений от людей, которые отвечают за выполнения тех или иных функций. Ведь управление—это умение создавать вещи посредством людей. И то насколько хорошо умеют взаимодействовать сотрудники между собой влияет на весь процесс выполнения поставленных целей.

Отсюда можно сделать вывод, что функции менеджмента, как шестиренки в часовом механизме, должны работать все до единой, будь то директор или же рядовой сотрудник. Да, они выполняют отличные друг от друга функции, но лишь взаимодействие в управлении имеет приоритет.

2.1.ПЛАНИРОВАНИЕ.

Каждая организация, начиная свою деятельность, обязана четко представлять потребность на перспективу в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники их получения, а также уметь точно рассчитывать эффективность использования средств фирмы в процессе ее функционирования и развития.

В рыночной экономике собственники и менеджеры не могут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно планировать свою деятельность, постоянно собирать и аккумулировать информацию о состоянии целевых рынков, конкурентах, собственных перспективах и возможностях, оценивать риск в достижении поставленных целей.

Известный американский специалист в области планирования Р.Акофф назвал разработку планов одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.^[19]

Планирование – это очень динамичный процесс выработки и принятия решений, позволяющий организации в будущем обеспечить эффективное функционирование, а также функция менеджмента, включающая комплекс деятельности организации:

-анализ ситуаций и факторов внешней среды;

-оценку и оптимизацию альтернативных вариантов достижения целей, сформированных на стадии стратегического маркетинга;

-разработку бизнес–плана;

-реализацию плана.^[20]

Планирование дает ответы на следующие вопросы:

1) Каково положение организации в настоящее время? Для этого нужно оценивать положение в области финансов, маркетинга, производства и других сферах.

2) Каковы должны быть цели организации? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, следует определить цели организации.

3) Как организация может достичь целей? Нужно решить, что делать персоналу для достижения целей, каковы должны быть ресурсы.^[21]

То есть, планирование можно характеризовать как процесс предвидения и выработки менеджерами рациональных решений, для осуществления действий, направленных на достижение целей, обеспечивающих эффективное функционирование организации, ее развитие и конкурентные преимущества в будущем.

В узком смысле планирование — это составление специальных документов — планов. Планом называется официальный документ, в котором отражаются прогнозы развития организации в будущем; промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями; механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегий на случай чрезвычайных обстоятельств.^[22]

Планы классифицируются также на: проблемные, комплексные, локальные. Стратегия – это детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для обеспечения осуществления миссии организации и достижения ее целей. Стратегическое планирование – это динамичный процесс определения миссии и целей организации, нахождения конкретных стратегий для выбора и приобретения нужных экономических ресурсов, их распределения и использования с целью обеспечения эффективной деятельности организации в обозримой перспективе.

Основными задачами планирования работы организации являются:

1. Выбор оптимальной стратегии организации на перспективу с учетом прогнозов альтернативных вариантов стратегического маркетинга.

2. Обеспечение стабильности функционирования и развития организации.

3. Формирование оптимального по номенклатуре и ассортименту портфеля инноваций на основе научных подходов.

4. Структуризация целей деятельности организации.

5. Комплексное обеспечение выполнения планов.

6. Разработка организационно–технических и социально– экономических мероприятий, обеспечивающих эффективное выполнение планов.

7. Координация выполнения планов по срокам, качеству работ, ресурсам, исполнителям.

8. Моральное и материальное стимулирование выполнения планов.^[23]

Стратегическому планированию свойственна система операций, применяемых по строго определенным правилам, которая после последовательного их выполнения приводит к достижению поставленных целей. (Таб.2)^[24]

Таб.2

Алгоритм стратегического планирования

Планирование базируется на ряде принципов или правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления.

Основным из них является привлечение максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. Этот психологический принцип обусловлен тем, что люди лучше и охотнее работают в русле тех задач, в разработке которых они принимали участие, чем тех задач и планов, которые «спущены сверху».

Другим принципом планирования считается его непрерывность, обусловленная тем, что планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Поэтому все планы должны разрабатываться с учетом того, что каждый последующий базируется на предыдущем. Непрерывность планирования не может быть реализована без использования такого принципа, как гибкость. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые «подушки», обеспечивающие свободу (до определенных пределов) маневра.^[25]

Динамичная природа организаций затрудняет применение одной специфической модели процесса стратегического планирования, но при разработке конкретной модели можно ориентироваться на ее общий вид.

Основные принципы планирования:

1. Преемственность стратегического и тактического планов.

2. Социальная ориентация – решение проблем обеспечения соответствия международным стандартам, а также показателей социального развития коллектива.

3. Функционирование объектов планирования по их возможности – в целях рационального распределения имеющихся ресурсов.

4. Адекватность плановых показателей – снижение ошибки аппроксимации, повышение точности прогнозов, а также посредством числа учтенных факторов при прогнозировании альтернативных плановых показателей.

5. Согласованность плана с параметром делового и фонового окружения – исследование динамики факторов внешней среды и анализ влияния этих факторов на плановые показатели.

6. Вариантность плана – разработка не менее трех альтернативных вариантов достижения одной и той же цели, и выбора оптимального варианта.

7. Сбалансированность плана – преемственность баланса показателей по иерархии, например, баланса поступления и распределения ресурсов предусматривает создание резерва по важнейшим показателям.

8. Экономическая обоснованность плана – окончательный выбор варианта плановых показателей только после проведения системного анализа, прогнозирования, оптимизации и экономического обоснования альтернативных вариантов.

9. Автоматизация системы планирования – применение современных компьютерных технологий, обеспечивающих кодирование информации, ее единство и системность по стадиям жизненного цикла объекта планирования, оперативную обработку, передачу информации и ее хранение.

10. Обеспечение обратной связи системы планирования – возможность исполнителю плана передавать его разработчику предложения по корректировке плана. ^[26]

Но главным принципом планирования все же можно выделить повышение качества плана за счет увеличения числа применяемых принципов планирования.

Таким образом, составления планов строятся на определенной стратегии, вырабатываемой организацией, составляющей основу планирования.^[27]

Важным аспектом в реализации стратегии является текущее планирование. Текущие планы разрабатываются для того, чтобы все подчиненные, ответственные за внедрение стратегии, имели четкое представление о том, что и как они должны делать, чтобы их цели были достигнуты. Составление текущих планов является исключительной функцией руководителей отделов и подразделений (функциональных руководителей). Окончательный вариант текущих планов формируется на основе производственной стратегии и общих целей фирмы, и очень важно, чтобы они соответствовали бюджету организации, отражающему распределение ее ресурсов на текущий период. Руководители организации должны разрабатывать три типа планов для ежедневного контроля производственного процесса и обеспечения соответствия общей стратегии организации: