Файл: Основные функции в системе менеджмента (Тeopeтичecкиe ocнoвы менеджмента).pdf

2.2 Организация как функция менеджмента

Данную функцию организации можно рассматривать с двух сторон: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс повышения ее качества, упорядочения.

Организовать предприятие — значит снабдить его всем тем, что необходимо дляего функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом. [13,36]

Организация работ – функция, которую обязаны выполнять все руководители – независимо от ранга. Хоть и смысл этой концепции состоит в поручении прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры предприятия в основном всегда принимается руководством высшего ранга. И в этом случае , задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего подходит к целям и задачам организации и позволяет ей качественно взаимодействовать с внешней средой, рентабельно распределять и направлять знания и умения своих сотрудников.

В любом плане всегда есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей Поскольку всю работу выполня­ют люди, функция управления как организация позволяет оп­ределить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства

Если функция планирования отвечает на вопрос что (что включать в план? что предпринять? что предвидеть? и т д ), то функция организации ставит вопросы кто и как (т.е кто и как будет реализовывать план организации?)

Через организаторскую деятельность, т е через распреде­ление и объединение задач и компетенций, должно целенаправ­ленно происходить управление отношениями в каждой органи­зации Организация – это средство достижения целей организации

В связи с тем, что окружение меняется как внешне так и внутрене, структура не может оставаться неизменной.[8,88]

Тем не менее, организация управления опирается на ряд основных принципов:

Принцип разделения труда. Главная задача этого принципа является то, что все виды деятельности организации должны быть выбраны и расставлены так, чтобыц они могли на полную силу способствовать для достижения поставленных задач. Необходимо обратить внимание на то, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и мотвацией сотрудников, которые будут их выполнять.

---

Для предотоваращения необратимых последствий узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. В каждой организации должен быть человек, который имеет болеее высокий статус. Чем точнее линия должностной связи главного управляющего с каждым из подчиненных, тем качественнее процесс принятия решения и коммуникации.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует определенное количество сотрудников, которыми управляет один человек.

Также необходимо отметить еще одну важную характеристику организации управления, которой является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

Централизация – концентрация прав на принятие решения на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав более низкому уровню управления.[8, 58]

Организация может хорошо работать только в том случае, если она хорошо организована. Это значит, что она должна иметь достаточный капитал, персонал и сырьевые материалы, для того чтобы она могла работать бесперерывов и могла создать хорошую рабочую структуру. Организационная структура с хорошим разделением функций и задач имеет важное значение. При увеличении числа функций организация будет расширяться как по горизонтали, так и по вертикали. Это требует другого типа руководства.

2.3 Мотивация как функция менеджмента

Мотивация – это побуждение себя и других людей к занятию чем-либо для достижения намеченных собственных целей и целей организации.

Теории мотивации зависят от потребностей сотрудников и их структуры.

Потребность – это отсутствия чего-либо, которе в свою очередь ведет к выполнению действий.

К числу таких теорий относят теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.[4,106]

Теория А. Маслоу:

1. Потребности бывают первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).

2. От неудовлетворенной потребности зависит поведение человека.

3. Как только потребность удовлетворена, ее мотивирующее воздействие заканчивается.

Теория МакКлелланда:

1. Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти, успеха и принадлежности.

---

2. В текущее время особое значение имеют потребности высшего порядка, потому что потребности более низких уровней, как правило, уже удовлетворены.

Теория Герцберга:

1. Потребности делятся на гигиенические факторы и мотивации.

2. Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.

3. Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение человека.

4. Руководитель должен сам вникнуть в сущность проблемы, для того чтобы он мог эффективно мотивировать подчиненных

В связи с тем, что имеются разные пути мотивации, менеджер должен:

Во-первых, определить критерии , которые максимально влияют на поведение сотрудника;

Во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации работников;

В-третьих, часто общаться со своими подчиненными для того, чтобы сотрудник был полностью замотивирован и работал на полную силу , он должен точно понимать, что от него ждут. [5,76]

Система стимулирования – это группа взаимосвязанных и взаимодополняющих стимулов, которые активизируют деятельность человека для осуществления поставленных целей.

Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

Материальные, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (медецинское обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональные (улучшение условий труда, улучшение организации труда,).

Нематериальные стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, благодарственное письмо, похвала, грамоты, поддержка и одобрение), творческих (повышение квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, дополнительный отпуск). [14, 160]

Подходя к итогам, я сделала вывод о том, что мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого вознаграждения за выполненную работу.

Для того, чтобы сотрудники знали свою работу и выполняли её качественно, руководитель должен давать им чёткие приказы и рабочие инструкции. Тогда от подчиненных будет отдача. Успешные менеджеры должны уметь мотивировать коллектив и поощрять их. Потому что именно результаты труда являются причиной удовлетворения сотрудника, а не наооборот.

---

2.4 Контроль как функция менеджмента.

Слово контроль обычно ассоциируется со словами власть, «командование», «поймать», «схватить». Данное представление о контроле отводит в сторону от основного содержания функции контроля.

В общем виде можно сказать , что контроль это как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. [15, 160]

Главной целью контроля является фиксирование ошибок и заблуждений, для того, чтобы можно было их исправить и недопустить их повторения. Эта функция применяется ко всем вещам, людям и действиям.

Контроль как функция имеет две стороны. Первая сторона функции контроля представляет собой часть некоторой общей функции управления. А вторая стороны – это самостоятельная функция менеджмента. Контроль входит в обязанности руководителя любого звена. Объектом контроля выступают фирмы, предприятия, организации, заводы и т.д. внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы. Субъектом контроля выступают контролирующие звенья.

Современный менеджмент сформировал четкие требования к контролю:

1. Контроль должен быть универсальный.

2. Контроль должен быть гибким.

1. Система контроля должна быть экономичной, т.е. прибыль, приносимая ей, должна быть больше расходований на ее проведение.
2. Эффективный контроль должен быть индивидуальным.
3. Контроль должен быть нацелен на человеческий фактор.

Контроль , как правило способствует благоприятной работе и развитию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается бардак.

При помощи функции контроля обнаруживаются проблемы, что позволяет откорректировать деятельность организации для недопущения кризисного положения.

Контроль позволяет обнаруживать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они появятся на

пути достижения к цели. Также контроль позволяет выявить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.[4, 197]

Эффективное сочетание разных видов контроля с учетов параметров внешней и внутренней среды – залог успешной раюбты организации[15, 166]

Существует 3 главных вида контроля:

1. Предварительный контроль должен выполнятся до фактического начала работ. На предприятиях предварительный контроль употребляется по отношению к:

- человеческим ресурсам;

- материальным ресурсам;

- финансовым ресурсам;

---

- информационным ресурсам.

Цель данного контроля – это предотвращеиние нарушений не целесообразности, нестандартных действий и решений. К примеру: Составление плнов затрат, собеседование с работниками, выработка стандартов качества продукта.

2. Текущий контроль. Выполняется в ходе осуществления работ сотрудниками их непосредственным начальником. Он основывается на измерении фактических результатов после проведения работы, направленный на достижение требуемых целей.

Цель текущего контроля: определить и вовремя выявить нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи.

3. Заключительный контроль. Проводится при завершении работы. Дает информацию для опыта, если аналогичная ситуация повторится в будущем. Данный вид контроля используется для мотивации труда.

Цель заключительного контроля состоит в том, чтобы установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки.

Как и остальные элементы управления —предвидение, организация, распорядительство и координирование, — он требует всегда неослабного внимания и часто большого искусства. [13;64]

В заключении данной темы я заметила, что есть такие контрольные операции, кторые становятся чересчур обширными или же очень сложными или увеличваются настолько, что не могут выполняться обычными подчиненными разных отделов, тогда в этом случае необходимо прибегнуть к назначению специальных лиц, которые имеют название контролер или

инспектор. Они имеют такие качества как: грамотность, осознание чувство долга, независимость от контролируемого, способность размышлять и такт.

Важно, чтобы менеджер умел контролировать процесс, потому что без контроля могут появиться неприятные сюрпризы, которые могут вылиться в катастрофу.

2.5 Координация как функция менеджмента

В эту функцию входит обеспечение согласованности действий всех элементов системы управления, сохранении, поддерживание и модернизирование установленного режима работы производственного механизма. Благодаря этой функции разрешаются задачи, связанные с разделением труда в системе управления и упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

Цели координации и регулирования – установление взаимодействия в работе организаций, управляющих и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного режима работы. [2,191]

---