Файл: Налоговые регистры по НДФЛ (Характеристика налога на доходы физических лиц ).pdf

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

1. Основные данные об организации — налоговом агенте:

- ИНН, КПП;

- код ИФНС, в которой организация числится на учете;

- наименование организации.

2. Основные данные о налогоплательщике:

- ИНН;

- Ф. И. О.;

- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;

- дата рождения;

- гражданство;

- адрес места жительства на территории РФ;

3. адрес в стране проживания.

4. Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) [24, C. 114].

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 9 до 36%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

---

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам) [21, C. 68].

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты. 

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

Образец налогового регистра по учету НДФЛ представлен на рисунке 1.

Рис.1. Налоговый регистр по учету НДФЛ за 2018 год

Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

Рассмотрим особенности удержания налога на доходы физических лиц из заработной платы (форма 2 - НДФЛ).

Форма 2-НДФЛ (2017) - это отчетный документ, который содержит сведения об источнике налогооблагаемого дохода, заработной плате, начисленных и фактически уплаченных налогах по каждому сотруднику. Выплата пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет и другие не подлежащие налогообложению доходы в справке не отражаются.

---

Кроме ФНС требовать справку по форме 2-НДФЛ вправе сам работник, по письменному заявлению которого она оформляется в бухгалтерии не более 3-х дней (согласно статье 62 Трудового кодекса РФ). В повседневной жизни справки 2-НДФЛ чаще всего запрашивают у граждан коммерческие банки, выдавая ипотечные и другие крупные кредиты, новый работодатель в лице отдела кадров. Документ необходим также при оформлении налоговых вычетов, усыновлении ребенка, оформлении визы, расчета пенсии, решения трудовых споров в судебном порядке и т.д.

Бухгалтер, заполняющий форму 2 НДФЛ должен учитывать основные особенности и изменения 2 НДФЛ в 2017 году такие как:

1. Размер начисляемых налогов указывается в полных рублях. Части суммы менее 50 копеек не принимаются во внимание, а 50 копеек и более округляются;

2. Прочерки в пунктах, по которым отсутствуют сведения, не ставятся. Исправления при заполнении формы 2-НДФЛ запрещены, а корректировка разрешена с использованием поля «Номер корректировки». Для первоначального варианта применяется «00», а «01», «02» и т.д. – для последующих:

3. Справку 2-НДФЛ можно аннулировать. Для этого вписывается номер корректировки «99»;

4. На каждой странице ставится выходной номер документа и его название. Печать в справке законодательно не требуется, но если она есть, нарушением это не считается.

5. Для сотрудников-нерезидентов допустимо указывать место жительства по выбору: по фактическому проживанию или по месту регистрации;

6. С 2017 года налоговые инспекции обязаны принимать документы без ИНН сотрудника;

7. Фактически полученный за весь отчетный период заработок сотрудника суммируется в разделе 5. Здесь же отражается и налогооблагаемая база. Сумма налога проставляется в том же периоде, когда был начислен доход;

8. Если налоговые ставки по НДФЛ разные, на каждую из них заполняется отдельный блок разделов 3-5;

9. В разделе 5 отражаются фиксированные авансовые платежи тех организаций, в которых трудятся работники, прибывшие из «безвизовых» государств.

На основании приказа ФНС от 22 ноября 2016 года № ММВ-7-11/633 изменились коды в 2 НДФЛ в 2017 году:

Кроме того, обновили названия такие коды справки 2 НДФЛ, как 1532, 1533, 3010. Изъяты из перечня позиции 1543 и 2791. Полный список кодов доходов для 2 НДФЛ в 2017 году смотрите в приказе ФНС, указанном выше.

6-НДФЛ — это отчет, в котором декларируется информация о: суммах полученных доходов физических лиц; исчисленных и удержанных суммах НДФЛ; датах фактического получения дохода; датах и сроках удержания и перечисления налога за отчетный период в целом по организации (обособленному подразделению).

---

Обязанность по сдаче отчета 6-НДФЛ возникает у всех налоговых агентов, которые выплачивают доходы физическим лицам. Налоговыми агентами признаются российские организации, ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

До тех пор, пока выплаты в пользу физических лиц не производятся, и налогооблагаемый доход не начисляется, т.е. все показатели отчета 6-НДФЛ равны «нулю», обязанность по сдаче 6-НДФЛ не возникает. Сдавать «нулевой» отчет 6-НДФЛ не нужно.

Отчетным периодом для сдачи 6-НДФЛ является квартал. Установлены следующие сроки сдачи отчета:

1. За 1 квартал — до 30 апреля;

2. За полугодие — до 31 июля;

3. За 9 месяцев — до 31 октября;

4. За год — не позднее 1 апреля следующего года.

Расчет 6-НДФЛ можно сдавать как в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи, так и на бумажном носителе, если численность людей, получивших доходы в налоговом периоде (за год) не превышает 25 человек.

Сдавать расчет 6-НДФЛ нужно в ИФНС по месту учета предприятия. Для организаций — это место нахождения, а для ИП — это место регистрации.

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2017 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2017 год.

В налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.

Проанализировав вышесказанное приходим в следующим выводам:

Существующие регистры налогового учета по НДФЛ в некоторых случаях бывают недостаточно полными и нуждаются в дополнении необходимыми разделами и реквизитами, а порой наоборот - избыточны и нуждаются в доработке.

Порядок и форма ведения налоговых регистров по доходам, выплаченным физическим лицам, закреплены за налогоплательщиком и организуются по его усмотрению. Это влечет неопределенность и порой разночтения со стороны налоговых органов, поэтому особенно важно закрепить форму и порядок ведения регистров налогового учета по НДФЛ в учетной политике для целей налогообложения и не менять от периода к периоду.

Несмотря на то, что с 2011 года налогоплательщикам предоставлено право самостоятельно разрабатывать регистры налогового учета, более вероятно, что за основу все равно будет браться форма 1-НДФЛ, которая устарела и нуждается в корректировки в соответствии с изменениями в налоговом законодательстве. Это необходимо сделать централизовано, т. е. на законодательном уровне, чтобы избежать упущений и неточностей при осуществлении данной процедуры налоговыми агентами самостоятельно.

---

В связи с тем, что существуют как различные виды выплат физическим лицам, необлагаемых или облагаемых как полностью, так и частично НДФЛ, а также различные способы их учета или не учета в целях налогообложения, очень важно организовать ведение налоговых регистров таким образом, чтобы можно

было четко определить суммы налога, подлежащие удержанию. А в случаях невозможности удержания, своевременно информировать налоговые органы.

В связи с тем, что с 01 января 2011 года уточнен порядок возврата налоговым агентом физическому лицу излишне удержанного НДФЛ, и теперь налоговый агент ограничен как сроками для уведомления налогоплательщика о том, что излишнее удержание имело место, так и сроками по возврату, нарушение которых чревато процентами на сумму невозвращенного НДФЛ. Это в очередной раз подчеркивает необходимость ведения регистров налогового учета по НДФЛ.

Важно также отметить сложность для налогоплательщиков, приехавших на работу в Россию такого факта, как пересчет суммы НДФЛ подлежащего удержанию в случае, если статус работника как налогового резидента изменится в течение налогового периода. Определение налогового статуса производится на каждую дату выплаты дохода (п. 2 ст. 223, п. 4 ст. 226 и ст. 225 НЕС РФ). Если статус работника изменяется в течение налогового периода, то организация должна за весь период произвести перерасчет НДФЛ, ранее исчисленного с доходов иностранца по ставке 30 %. Налог перерассчитывается по ставке 13 %. А за возвратом излишне удержанного НДФЛ налоговый резидент - иностранец должен обращаться уже не к работодателю, а в инспекцию, где он зарегистрирован по месту жительства или пребывания. Что влечет значительное увеличение срока возврата излишне уплаченного налога.

Реализация организационно-методических положений, представленных в данной работе, позволит не только определить место налогового учета в финансовой системе страны, но и организовать налоговый учет по налогу на доходы физических лиц в конкретной организации. Предоставленные в работе положения направлены на повышение эффективности информации, вырабатываемой в различных учетных системах, уменьшение налоговых рисков, также разработка системы налогового планирования в организации.

Заключение

По итогам комплексного изучения налога на доходы физических лиц необходимо сделать ряд выводов и обобщений.

В настоящее время налог на доходы физических лиц регулируется главой 23 Налогового кодекса Российской Федерации. Он представляет собой обязательный, индивидуально безвозмездный платеж, взимаемый с совокупного годового дохода физических лиц, исчисляемый и перечисляемый в региональные и местные бюджеты налоговыми агентам, а в установленных в НК РФ случаях – налогоплательщиками, в установленные сроки.

---