Файл: Проектирование организации (Теоретические основы).pdf

Введение

Организационное проектирование — важнейший начальный этап создания любой организации или подразделения. Это определение будущей структуры организации, ее систем управления, процедур выполнения действий, административных, технологических взаимодействий между всеми элементами. Эффективность системы управления организацией зависит от правильно разработанной системы организационного управления.

Для того, чтобы переход от проектирования работы к проектированию или созданию организации, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников (людей) между собой. Эта связь должна обеспечивать взаимодействие между работами и между людьми в этих работах. Такое взаимодействие имеет как статическое проявление, находя выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах в вашей организации и превращая его в "живой организм", способный реагировать на изменения внешней среды.

В процессе организационного проектирования создается структура организации (делится на подразделения, устанавливает связь между ними); формируется модель управления (связь, линия полномочий и подчинение, координация, объем полномочий); разрабатываются различные виды правил, процедур и правил осуществления отдельных актов и иных документов, регулирующих управленческий процесс.

Результатом является организационный проект, т. е. документация по организации труда в организации или организационном подразделении (так как речь идет о трудящихся, организационное планирование и рассматривается в рамках управления персоналом). Обычно проекты руководящих принципов для их осуществления и в качестве примеров.

Таким образом, организационный проект является актуальной проблемой, требующей от руководителей организации высокого уровня профессионализма согласованных усилий.

В ходе этой работы мы рассмотрели характер организационного дизайна, указав форму и элементы организационного дизайна.

Важность и актуальность проблемы определили выбор нашей темы исследования: "Организационное проектирование на предприятии."

Объект исследования – процессы проектирования и бизнес-планирования, на примере антикафе «Калифорния»

Предмет исследования – организационное проектирование на предприятии.

Целью исследования является характеристика организационной структуры предприятия. В соответствии с поставленной целью и расширенные темы и проблемы исследования, мы определили следующие задачи данной работы:

1) изучить сущность организационного проектирования;

2) выявление современных тенденций в проектировании организационных структур;

3) определить этапы и факторы организационного планирования;

Структура исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений

В заключении подведены итоги исследования.

Глава.1 Теоретические основы организационного проектирования

1.1.Сущность организационного проектирования.

Организационное проектирование – это моделирование системы управления организацией, осуществляемое перед ее формированием или накануне значительных преобразований. Организационное проектирование связано с нахождением соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегией, которые приводят к успеху.

Организационное проектирование является основой совершенствования систем управления, адаптации хозяйствующих субъектов к современным условиям инновационной экономики. Необходимо отметить, что научно-организационное проектирование как метод повышения эффективности управления, и, в конечном счете, всего производства, ни в коей мере не отрицает и не заменяет традиционные методы - планирование, координирование и т. п. Организационное проектирование необходимо в новых условиях хозяйствования, т.к. традиционные методы в специфических условиях не удовлетворяют потребностям рыночных отношений и, как показывает практика, могут привести к частичной или полной деформации всей системы управления организацией. Исследование методик построения организационных структур, применявшихся до последнего времени, показывает, что они характеризуются нормативным характером и, как правило, сводятся к переносу ранее используемых форм в новые условия. Нередко формирование организационной структуры управления происходит в условиях простого механического копирования структуры вышестоящей организации в нижестоящую, которая отличается только количественно.

Исследователи отмечают априори следующие негативные факторы, применяющиеся при традиционном подходе к организационному проектированию:

1) корректировка численности персонала вместо целей организации;

2) постоянный набор подразделений управления вместо изменения их состава и комбинирования в различных условиях;

3) упор на исполнение неизменных функций в отрыве от постоянно изменяющихся задач;

4) недопустимость изменения организационной схемы, даже при наличии в них недостатков и малой степени пригодности;

5) исследование неформальной структуры организации исключалось из сферы изучения.

Также необходимо учитывать, что, характеризуя научно-организационное проектирование необходимо провести параллели с такой традиционной устоявшейся формой управления как планирование. Планирование определяется как процесс выработки и принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, в основе которого лежит рациональность распределения ресурсов и функций. Планирование является основой деятельности любого хозяйствующего субъекта и учитывается при формировании организационных структур.^[1]

Планирование необходимо, прежде всего, для того, чтобы, имея полную картину имеющихся в конкретный временной отрезок ресурсов, координировать и контролировать механизм их распределения и использования в будущем. Система планирования в организациях реализуется, как правило, на двух уровнях:

1) стратегический уровень планирования - включает оценку будущей жизнеспособности и рентабельности деятельности организации. Реализуется путем разработки комплексного плана развития организации на длительную перспективу (3-5 лет и более). Кроме того, планирование в современных условиях включает комплекс решений и действий по достижению миссии и стратегических целей организации;

2) оперативный уровень планирования - является частью стратегического уровня и детально отражает его содержание, формирует задачи деятельности организации на этапах достижения целей. Реализуется через составление годового плана, в котором по каждому направлению деятельности организации определяются конкретные показатели. Кроме того, годовой план детализируется планами производства и сбыта поквартально и ежемесячно.^[2]

Предполагается, что планирование, в том числе и бизнес-планы негосударственных организаций, основывается и впоследствии осуществляется на «запасах» - конкретных ресурсах, имеющихся в распоряжении организации в конкретный временной период, на который составляется план. Но, необходимо учитывать и такое обстоятельство, что служит основой на старте планирования, может перестать являться таковым по мере реализации плана, в случае, если рынок изменит цену товара (услуги), ресурсные характеристики (изменит доступность того или иного ресурса), способ его употребления и т. п. Возникает вероятность, что первоначально запланированное действие (количество/качество товара-услуги), не будет реализовано в полной мере, окажется неконкурентоспособным или вообще невостребованным на рынке товаров и услуг. Планирование, по сути, статично (хотя и предусматривает развитие), но не предусматривает выбора поля альтернатив. Кроме того, необходимо отметить, что планирование охватывает, в первую очередь, формальную структуру организации или предприятия и основано на вертикальных связях, характеризующих иерархичность взаимоотношений. Внешне эти связи можно охарактеризовать как механизм «план - отчет». Планирование нормативно, по своей сути, и «человеческий фактор», как показатель неформальной структуры остается за рамками планирования.^[3]

Естественно, планирование было и будет в обозримом будущем базовым механизмом в деятельности любого хозяйствующего субъекта, но в современных условиях хозяйствующие субъекты, независимо от их уровня и форм собственности должны находиться в динамичном и непрерывном развитии, которое невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития, а в условиях системы управления, основанного на механизмах только жесткого планирования, этого добиться невозможно.

Система управления организациями и предприятиями в рыночных условиях должна обладать высокой гибкостью и мобильностью менять ассортимент, количественные и качественные показатели товаров (услуг), в зависимости от динамично развивающегося спроса на рынке. Это обусловлено тем, что потребности современного рынка делают жизненный цикл продукции (услуг) короче, а разнообразие и ассортимент предлагаемых товаров и услуг диктуют необходимость использовать все имеющиеся ресурсы для повышения конкурентоспособности товара (услуги) конкретной организации. Исходя из этого, современная система управления должна учитывать нестабильность внешней среды, стать адекватной сложным технологиям производства, учитывать возникающие издержки производства и т. п. Конкуренция изменила отношение к качеству продукции и уровню обслуживания потребителей, времени выполнения договоров, которые стали очень высокими для традиционных производственных систем, таким образом, рынок требует совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда, механизмов принятия управленческих решений, для реализации которых существует объективная потребность и в специальных исследованиях, и в анализе существующего положения организации и выработке новых механизмов управления, отвечающих современным условиям.^[4]

1.2.Этапы и факторы организационного планирования.

Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем можно представить следующим образом:

1. Определение качественного и количественного состава элементов системы управления.

2. Выбор конфигурации элементов системы в пространстве.

3. Проектирование общей структуры системы управления.

4. Разработка процессов, регламентирующих деятельность системы управления.

5. Определение информационных взаимосвязей между элементами системы.

6. Проектирование технологии управленческих процессов.

Наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры является метод организационного моделирования.

Последовательность этапов проектирования системы управления методом организационного моделирования выглядит следующим образом:

1. Выбор типовой схемы управления.

2. Распределение решений по уровням.

3. Расчет загрузки уровня управления.

4. Выбор варианта структуры.

5. Формирования схемы управления и состава подразделений в пределах выбранной структуры.

6. Корректировка и утверждение схемы управления.

7. Проектирование процедур принятия решений.

8. Разработка документации, регламентирующей деятельность подразделений.

9. Разработка Положения об организации.

Выделяют два вида организационного проектирования: комплексное и локальное.

Комплексное оргпроектирование предусматривает разработку системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию деятельности организации. Комплексное оргпроектирование проводится одновременно по нескольким основным направлениям. Например:

1. Разработка проекта новой организации.

2. Рационализация организационной, функциональной и других видов структур.

3. Рационализация технологии выполнения основных видов работ, совершенствование условий труда, использования рабочего времени и т. п.

4. Совершенствование информационного, кадрового, финансового, материально-технического и других видов обеспечения и т. п.

5. Совершенствование документационного обеспечения процессов управления, рационализация документооборота и т. п.

6. Комплексное оснащение рабочих мест сотрудников организации средствами механизации, автоматизации, вычислительной и организационной техники.

7. Совершенствование технологии управления и другим направлениям. Кроме того, к основным направлениям организационного проектирования можно отнести:

· определение числа основных подразделений организации и их функций;

· разработка организационных структур отдельных подразделений;

· разработка рациональных процедур выполнения подразделениями, аппаратами управления своих основных функций;

· определение состава, численности работников аппаратов управления и подразделений и направлений организации их труда;