Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Основы складского учета).pdf

Введение

Приспосабливаясь к условиям современного рынка, многие предприятия в своей работе большое внимание уделяют логистике. С позиции бизнеса логистику можно назвать как инструмент менеджмента, который способствует достижению целей предприятия за счет эффективного управления материальными, сервисными и соответствующими им информационными потоками. Логистика в современном понимании - это ресурс повышения конкурентоспособности.

Управление запасами относится к ключевым видам логистической деятельности. Грамотно поставленное, оно позволяет поддерживать материальные запасы на уровне, обеспечивающем бесперебойную работу предприятия, при этом сокращая до минимума сопутствующие расходы.

Исследования показали, что на подавляющем большинстве предприятий управлением запасами занимаются нерегулярно. Систематическая работа ведется не везде, лишь на небольшом количестве предприятий. При этом в качестве средства автоматизации как правило используется MS Excel - инструмент распространенный, доступный, но не вполне подходящий для этого. Используемые же специализированные программные продукты, в названии которых фигурирует словосочетание “система управления запасами”, в большинстве своем либо являются обычным бухгалтерским комплексом, или служат для решения исключительно учетных задач (для наведения порядка на складе в расчетах с поставщиками и покупателями).

Основы складского учета

Склады - это сооружения, здания и разнообразные устройства, которые предназначены для приемки, размещения и хранения поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.

Склады можно разделить на две основные группы:

 склады на участке движения продукции производственно-технического назначения (это склады готовой продукции предприятий-изготовителей, склады сырья и исходных материалов предприятий - потребителей продукции производственно-технического назначения, склады сферы обращения продукции производственно-технического назначения);

 склады на участке движения товаров народного потребления (это склады предприятий оптовой торговли товарами народного потребления, находящихся в местах производства этих изделий, и склады, находящиеся в местах их потребления).

Склад продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для структурных подразделений внутри организации. Склад выполняет следующие функции: прием, учет, приемка продукции, хранение и отгрузка продукции, рассортировка, комплектация структурным подразделениям, определение, согласование планов и условий поставок, координация деятельности по закупке и отгрузке продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции.

---

После этого склад должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, подготовка справок о состоянии запасов продукции, составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации, контроль за режимами и способами хранения продукции.

Склад должен вести учет продукции, которая находится на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

Давайте рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе.

Процедура приемки продукции на склад:

 продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

 контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

 осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

 грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склад, нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

 получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

 контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

 далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

 затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

---

 контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

 далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

 далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Формирование документов отчетности о движении продукции на складе: работники в этой сфере собирают все документы, входящие исходящие, все данные учета операций и товаров; обрабатывают их вручную и формируют документы итоговой отчетности.

Как видно из этой ситуации, склад работает на 60%, на складе не автоматизировано ничего, работники проводят все операции учета документов, а также учета результатов переоценки вручную, формирование документов отчетности о движении товаров и всех операций на складе так же происходит вручную.

Кладовщик тратит время на поиск товаров, которые перемещаются им же вручную, каждый день наматываются "лишние" километры, тратится время на листание приходных накладных, поиск в них нужных строк.

Отсутствует прозрачная схема расчета вознаграждения и мотивации персонала, выявления передовиков и тех, кто тянет вниз. Не зная этих данных вы не можете ими управлять.

Отсутствует четкое распределение обязанностей. Выполнение процессов не регламентировано. О том, что как принимать, расставлять и собирать полностью знают только 2-3 кладовщика. Компания полностью зависит от этих людей.

Структурным подразделениям привозят не тот товар, или не в том количестве, или не той кондиции. Это приводит к потерям, а также к негативному восприятию компании на рынке. Постоянный пересорт влечет за собой дополнительные трудозатраты по пересчету "проблемного" товара.

Вся эта рутинная работа с бумагами отнимает очень много времени и сил, и склад работает недостаточно эффективно. Ситуация исправляется автоматизированным контролем товаров в момент отбора или упаковки.

Способы ведения складского учета

С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись двумя способами - сортовым и партионным. Каждый из них включает в себя несколько разных методов.

Сортовой способ учета. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. Данный способ включает в себя количественно-суммовой и сальдовый методы.

---

Количественно-суммовой метод состоит в том, что на складах и в бухгалтерии компании организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. Возможны два варианта количественно-суммового метода. При первом варианте на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей сдается в бухгалтерскую службу. В карточках складского учета выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода, что позволяет составить оборотные ведомости по каждому складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по всем складам.

В случае с вторым вариантом количественно-суммового метода бухгалтерией не используются карточки, но имеет место группировка приходных и расходных документов по номенклатурным номерам, на основании чего производится подсчет итоговых данных за месяц (по приходу и расходу). Эти итоги заносятся в оборотные ведомости с последующим составлением сводной оборотной ведомости и сверкой ее данных с данными карточек складского учета.

Сальдовый метод отличается от количественно-суммового тем, что при нем на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а в бухгалтерии ведется только суммовой учет в денежном выражении. При сальдовом методе учета на складах ведется количественный учет в карточках или в книгах складского учета на основании первичных документов. По окончании отчетного периода первичные документы по движению материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.

Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру показано переносить в сальдовую ведомость или книгу завскладом (вариант - сотрудником бухгалтерии). На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам и синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также сводная - по складу в целом. Информация из сальдовых ведомостей и сводной сальдовой ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

Допустимо применять в компании одновременно оба метода, если в одних складах учет выгоднее организовать с применением оборотных ведомостей, а в других - с применением сальдовых ведомостей.

Партионный способ учета. При партионном способе складской учет ведется в таком же порядке, как и при сортовом, но отдельно по каждой партии продукции. Применение этого способа должно осуществляться одновременно и на складе, и в бухгалтерии, поскольку в противном случае возникнет несогласование между данными складского и бухгалтерского учета.

---

Напомним, что партией в складском деле называется однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При партионном способе учета каждая партия ТМЦ на складе хранится отдельно и регистрируется в журнале поступающих материальных ценностей, причем порядковый номер регистрации служит номером данной партии и впоследствии указывается в расходных документах рядом с наименованием материалов/изделий, отпущенных из данной партии.

На каждую партию заводится партионная карта в двух экземплярах, один из которых нужен для склада, второй - для бухгалтерии. После полного отпуска со склада ценностей из данной партии ее партионная карта закрывается, а по факту израсходования материальных ценностей конкретной партии составляется соответствующий акт, который подписывается завскладом. Акт и карта передаются в бухгалтерию на проверку.

Партионный учет полезен тем, что позволяет определить результаты расходования партии без проведения инвентаризации, за счет чего усиливается контроль над сохранностью ценностей, а это в немалой степени предотвращает возможные потери. К сожалению, при таком способе учета трудно использовать складскую площадь рационально, а также отсутствует возможность оперативного управления запасами. Вот почему выбор в пользу того или иного способа складского учета делается исходя из расчетов потенциальных пустых расходов - выбирается тот способ, при котором в конкретном хозяйстве финансовые потери окажутся минимальны и будут с избытком покрыты доходами от применения выбранного способа.

Инвентаризация

Очень важным инструментом контроля складской деятельности и состояния хозяйства является инвентаризация материально-производственных запасов - разновидность проверки, в ходе которой документально подтверждается наличие, состояние и оценка товарно-материальных ценностей, значащихся в документах бухгалтерского учета. Инвентаризация представляет собой общехозяйственное мероприятие, которое проводится в соответствии с учетной политикой организации (согласно п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако учетная политика влияет лишь на порядок инвентаризации, общие принципы ее проведения. Между тем количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, а также перечень запасов, проверяемых при каждой из них, - все это определяется руководителем организации. Исключение представляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

---