Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Основы складского учета).pdf

Инвентаризация обязательна в следующих случаях:

 при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

 при смене материально ответственных лиц;

 при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

 в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

 при реорганизации или ликвидации организации;

 в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Российское законодательство о складском деле и бухгалтерском учете провозглашает основными целями инвентаризации:

 выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

 определение фактического количества МПЗ, использованных в процессе производства;

 сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

 проверку полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

 проверку соблюдения правил и условий хранения ТМЦ.

Проверка (полная или выборочная), составляющая суть инвентаризации, осуществляется специально созданной комиссией, называемой обычно инвентаризационной (если комиссия функционирует на предприятии постоянно) либо рабочей, разовой. При этом постоянно действующая, инвентаризационная комиссия проводит плановые инвентаризации, выборочные инвентаризации (в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей) и, в межинвентаризационный период, контрольные проверки.

Рабочие комиссии создаются как правило в случае большого объема работ и/или территориальной разобщенности имущества. Создание таких комиссий позволяет одновременно провести инвентаризацию материальных ценностей в местах хранения по всем складам предприятия. Рабочие комиссии не являются постоянно функционирующими, они утверждаются на отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Что касается разовых комиссий, то они утверждаются руководителем компании при проведении инвентаризации по мере необходимости (по проверке и выборочной инвентаризации).

---

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации, а значит, указывается в приказе об инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии заставляет считать результаты инвентаризации недействительными.

Инвентаризация имущества на складе (на базе, в кладовой) отдельно от прочего хозяйства компании проводится в том случае, если склад отнесен к самостоятельным учетным единицам в составе организации в соответствии с распоряжением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. В тех складах, которые не признаны руководством самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется специальным документом - Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49). Документально факт проведения инвентаризации и отражение ее результатов отражаются в бухгалтерском и складском учете компании посредством типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, надлежит принимать непосредственно материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие материалы и изделия приходуются по реестру либо по товарному отчету уже после инвентаризации с последующим занесением в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указываются следующие сведения:

 дата поступления товаров;

 наименование поставщика;

 дата и номер приходного документа;

 наименование товара;

 количество товара;

 цена товара;

 сумма.

Правильная организация складского учета обеспечивает высокую сохранность хранящихся ценностей и повышает эффективность обслуживания складом как собственно хозяйства предприятия, так и сторонних организаций - клиентов-заказчиков.

Документация складского учета

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета.

---

Когда принимают материалы на склад материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.).

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления отпуска (продажи) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, которая сдает товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. Также условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется уполномоченным лицом организации.

В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры.

Допускается составление товарной накладной по форме, разработанной организацией самостоятельно. В этом случае в ней обязательно должны содержаться следующие данные:

 наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ;

---

 дата составления документа;

 наименование товара, его количество и стоимость;

 должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию;

 личные подписи этих лиц;

 печати организаций.

Должностные лица, санкционирующие отгрузку товара, подписывают товарную накладную ТОРГ-12 лично. Подписи заверяются оттиском печати организации.

Счет-фактура – это документ строго регламентированной формы, потому как это один из видов налоговых документов, а также один из документов первичного бухгалтерского учета. Если смотреть на содержание, счет-фактура - это счет, определяющий договорные обязательства между должником и кредитором, содержащий информацию о сумме денежных средств, ну и, конечно, информацию бухгалтерского учета. Все плательщики НДС (налога на добавленную стоимость) обязаны выписывать счет-фактуры, потому что этот документ выполняет свое хоть и единственное, но важное назначение: является основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах, один отдается покупателю, а другой продавцу, причем выписать необходимо не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг).

Не обязаны составлять счет-фактуры:

 организации, не являющиеся плательщиками НДС;

 организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной бланк строгой отчетности;

 налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

 банки по операциям, страховые организации по операциям и негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемые от налогообложения.

Все остальные юридические лица обязаны составлять счет-фактуры:

 по операциям, подлежащим налогообложению;

 по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;

 освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.

Ряд отраслей имеют свои особенности учета и расчета при оказании услуг или отгрузке товара, например, долгосрочные поставки в адрес одного и того же покупателя. К таким отраслям относят:

 непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа;

---

 услуги электросвязи, банковские услуги;

 реализация хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д.

В этом случае допускается выставление счет-фактур одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа следующего месяца. Такие условия должны быть согласованы в договоре поставки, заключенного между продавцом и покупателем.

Счет-фактуры введены Указом Президента РФ от 8.05.1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины». Статья 169 НК РФ определяет порядок оформления счет-фактуры, требования по их учету и содержанию.

Нумерацию счет-фактур необходимо вести в хронологическом порядке в течение года.

Расчеты на территории РФ ведутся только в рублях, однако Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счет-фактурах в иностранной валюте. При этом в договоре важно указать, по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если это не оговорено, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора.

В пункте 5 статьи 169 НК РФ перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в счет-фактуре. К ним относятся:

 порядковый номер и дата выписки счет-фактуры;

 наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

 наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

 номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

 наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

 количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

 цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

 стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

 сумма акциза по подакцизным товарам;

 налоговая ставка;

 сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

---