Файл: Основные функции в системе менеджмента(Понятие и виды функций менеджмента).pdf

Реализация функции планирования предполагает, что будет выработано и принято определенное постановление (в письменной или устной форме), которое поставит перед объектом управления конкретную цель или задачу. Такое постановление признается управленческим решением. Планирование является одним из способов обеспечения руководством единонаправленности в усилиях всех членов организации для достижения общей цели, решения общих задач [12].

Функция планирования является одной из начальных в составе управления, ее качество существенно влияет на успех деятельности организации. Функция планирования по своей сути предназначена для поиска ответов на такие ключевые вопросы: в какой точке траектории развития мы находимся в настоящий момент? Менеджеры должны оценивать слабые и сильные стороны компании по основным сферам (финансы, персонал, маркетинг, научные разработки).

Это важный компонент реальной оценки, к чему организация может стремиться, куда мы хотим двигаться? Оценив возможности и угрозы окружающей среды, менеджеры должны сформулировать цели организации и проанализировать, что может помешать их достижению, а что можно использовать для повышения эффективности продвижения к ним, как мы собираемся это делать? Руководители принимают решения, как должны действовать члены организации, чтобы общая цель была достигнута.

Распространенной ошибкой является недостаточное внимание к планированию. Некоторым руководителям кажется, что этот этап излишний, лучше сразу приступать к действиям, не теряя времени на расчеты и размышления. Однако в таком случае может возникнуть стратегический разрыв - расхождение между стратегией компании и механизмами ее реализации (тактикой). Механизм управления предприятием должен предполагать увязку стратегических показателей эффективности текущей деятельности через причинно-следственные связи с конкретными мероприятиями и обобщенными стратегическими инициативами. В последние годы появилось множество программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию процесса планирования. Существуют как узкоспециализированные решения (например, планирование ресурсов), так и более комплексные, охватывающие множество аспектов планирования.

Прогназирование. Прогноз - это результат некоего предвидения будущих событий. Причем речь идет о научных методах предсказания, а не об интуитивных догадках и ничем не подкрепленных предположениях, а также неверифицированных методах вроде гадания на кофейной гуще: прогноз погоды базируется на метеорологических исследованиях (многолетних наблюдениях, аэрокосмической съемке воздушных потоков и т.д.), прогноз курсов валют включает как математические методы (технический анализ), так и анализ факторов, влияющих на них (фундаментальный анализ).

По срокам прогнозы бывают трех видов [17]:

- краткосрочные (рассчитанные менее чем на год), среднесрочные (от одного года до пяти лет),

- долгосрочные (длительностью более пяти лет).

С содержательной точки зрения различают множество разновидностей прогноза: экономический прогноз - служит для предсказания экономического состояния объекта управления в целом, а также отдельных характеристик (объем сбыта продукции, объем производства конкурентов и т.д.), прогноз развития технологии, позволяющий предсказать, какие новые технологии появятся в ближайшее время, насколько они окажутся практически применимыми. Эта информация полезна для формирования ожиданий относительно стратегии и тактики конкурирующих организаций, прогноз, основанный на опросах и исследованиях, охватывающий многие области знаний, прогноз социальных изменений (трансформаций в социальных ожиданиях) чаще используется на макроуровне, но в масштабах предприятия может быть полезен применительно к управлению мотивацией сотрудников.

Прогнозирование как функция менеджмента закладывает основы для другой функции - планирования. Проиллюстрируем это общенаглядным примером - услышав, что на завтра по прогнозу будет дождь (прогнозирование состояния внешней среды), человек планирует взять с собой зонт или отменяет поездку на пляж.

Как функция менеджмента прогнозирование концентрируется на предвидении и выявлении объективных тенденций, перспектив и альтернативных путей развития бизнеса, состояний организационного развития, а также сроков наступления различных событий.

Прогнозирование служит для формирования у субъекта управления представления о том, какими путями может быть достигнута цель функционирования компании, какие из них наиболее эффективны, какой результат можно от них ждать. Прогнозирование позволяет решить ряд задач: установить цели развития, определить рациональные средства и пути достижения цели, предвидеть действие позитивных и негативных факторов, рассчитать необходимые ресурсы.

В менеджменте прогнозирование формирует фундаментальную основу управленческой и предпринимательской деятельности независимо от конкретной сферы и отрасли. Разные теории по-разному рассматривают роль прогнозирования в управлении предприятием, но все ученые включают его в список основных функций менеджмента.

Организация. Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм [6]. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

Как особая функция управления организация упорядочивает техническую, экономическую, социально-психологическую и правовую стороны деятельности современной организации. Цель функции организации - упорядочить деятельность менеджера и отдельных исполнителей. По причине того, что вся работа выполняется людьми, функция организации позволяет установить, кто должен выполнять именно это задание и какие средства потребуются для этого.

Как функция менеджмента организация включает составляющие: организационное проектирование; организация процесса работы. Функция организация позволяет установить постоянные и временные взаимоотношения между подразделениями предприятия, определить порядок и условия ее функционирования. Так как концепция организации заключается в сведении воедино сотрудников фирмы, ее задачи связаны с определением миссии, роли, ответственности, подотчетности каждого из них. В процессе организации структурируется работы и формируются подразделения в зависимости от размеров предприятия, его целей, персонала и технологий.

Организационное проектирование представляет собой разделение организации на блоки, отвечающие ключевым направлениям деятельности по воплощению целей фирмы, данный процесс подразумевает определение полномочии разных должностей, установление должностных отношениями между конкретными лицами в организации.

Организационная структура - это «продукт» процессов организационного проектирования, набор формальных правил, разрабатываемых руководством для эффективного разделения труда и разделения обязанностей среди сотрудников и подразделений [8].

Структура - это характеристика устойчивых связей элементов организации, позволяющая определить сферу контроля менеджмента и скоординировать функции. Основные этапы организационного проектирования: дробление организации на горизонтальные блоки; определение соотношений полномочий разных должностей; закрепление должностных обязанностей.

Организация процесса работы - это обеспечение функционирования и взаимодействия разных подразделений фирмы для достижения поставленных целей. Посредством организаторской деятельности, распределения и объединения компетенций и задач, происходит целенаправленное управление отношениями. Организация является средством достижения целей любой организации. Как функция менеджмента организация предполагает не только установление временных и постоянных взаимоотношений всех подразделений предприятия, но и определение порядка и условий функционирования предприятия.

Организация процесса работы - это не только формализация представлений о правах, обязанностях, ответственности, делегировании. В реальности отношения между сотрудниками всегда многообразны по причине разнообразия личностных качеств, представлений о морали, этике, профессионализме, культуре и т.п.

Недооценка данной стороны организации влияет на стороны производства, которые плохо формализованы, связаны с творческими процессами. Итак, организация является функцией управления. Как управленческая функция организация представляет собой: структуру системы в форме взаимоотношений, целей, прав, ролей, видов деятельности и прочих факторов, имеющих место при объединении людей совместным трудом; специфический процесс, с помощью которого формируется и сохраняется организация структура управления.

Делегирование, как управленческое действие, большинство менеджеров называют основным секретом успеха. Кто умеет делегировать, тот чаще других достигает успеха в управленческой деятельности [2].

Делегирование является организацией работы, при которой руководитель занимается распределением между сотрудниками организации определенных поручений. Проще говоря, делегирование включает в себя передачу сотруднику организации различных задач или действий, которые обязан выполнить руководитель, вместе с нужными для этого полномочиями. Делегирование представляет собой действие, которое является совершенно необходимым. Существует две основные причины, почему делегирование является таким необходимым: Каждодневный объем работы, которую необходимы исполнить руководителю, всегда является выше, чем его физические и временные возможности.

Каждый день ему необходимо делать больше, чем он может, и это является нормальным. А поручение различных дел и заданий другим сотрудникам позволяет руководителю исполнить наибольший объем работы; Подчиненный способен делать определенную работу или справиться с определенной задачей намного лучше, чем руководитель. Этого не нужно бояться, а наоборот, это необходимо поощрять и культивировать. Хороший менеджер это не тот, кто умеет делать какое-либо дело лучше других сотрудников, а тот, кто руководит таким образом, что каждый сотрудник выполняет свое дело самым наилучшим образом.

Согласно другому определению, делегирование включает в себя процесс передачи руководителем определенного количества своих служебных функций подчиненным, при этом без активного вмешательства в их действия.

Основной принцип делегирования полномочий заключается в передаче руководителем некоторых возложенных на него полномочий, прав и ответственности другим компетентным в данной области работникам. Традиционно, делегируются такие виды работ как [2]:

- рутинная работа;

- специализированная деятельность; незначительные и малозначимые вопросы;

- какая-либо подготовительная работа.

Но, существует целый комплекс управленческих задач, решение которых необходимо оставить за руководителем. Основной долг руководителя в организации заключается в том, чтобы принять на себя исполнение задач с наивысшей степенью риска, а также те задачи, которые включают в себя вопросы стратегической важности, а также задачи, которые имеют конфиденциальный характер. Делегированию не подлежат такие вопросы, как [2]:

- определение целей;

- принятие наиболее важных решений;

- разработка политики организации; Руководство сотрудниками и их мотивация;

- задачи наивысшей степени риска;

- необычные и исключительные дела;

- задачи, носящие строго доверительный характер.

При делегировании полномочий руководитель:

- Делегирует (устанавливает) обязанности;

- Выявляет права и уровень ответственности при исполнении полномочий.

Преимущества делегирования полномочий заключаются в том, что [2]:

- появляется возможность заниматься задачами, которые требуют личного участия руководителя;

- сосредоточение на стратегических задачах и перспективных планах формирования организации;

- наилучший метод мотивации творческих и активных работников; Наилучший метод обучения;

- способ профессиональной карьеры.

Делегирование полномочий происходит как на официальной, так и большей частью на полуофициальной или даже неофициальной основе. Помимо этого делегирование подразумевает наличие благоприятного морального и психологического климата в организации.

Мотивация. Основополагающими функциями мотивации в менеджменте выступают активизация и стимулирование, то есть побуждение сотрудников организации к совершению определенных действий, способствующих генеральным целям ее развития. В данном случае сама мотивация воспринимается в качестве совокупности побуждений, вызывающих определенную активность человека.

Стимулирующая функция, в свою очередь, отражает причинно-следственную связь мотивации с проявлениями поведенческой и психической активности индивидов. Мотивационная функция целеполагания определяется преднамеренностью действий людей, которые направлены непосредственно на удовлетворения актуальных для них потребностей [5]. В этом случае формируются определенные цели, представляющие собой осознанные образы предвосхищаемого результата, на достижение которого и направлены все действия сотрудника.