Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Теоретические основы регистров бухгалтерского учета).pdf

Записи в учетных регистрах в обязательном порядке должны быть аккуратными и краткими, четкими и разборчивыми, ясными[^[37]]

Порядок отображения в учетных регистрах хозяйственных операций обусловлен формой бухгалтерского учета, которая реализуется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета хозяйственные операции первоначально отображают в регистрах синтетического учета, и только затем в регистрах аналитического учета. Но в современных условиях распространен и иной порядок: текущий учет хозяйственных операций выполняют главным образом в комбинированных регистрах систематического и хронологического учета, а на отдельных участках - также аналитического и синтетического учета, например, журналы-ордера по расчетам с подотчетными лицами, подрядчиками и поставщиками[^[38]]

После регистрации в учетном регистре хозяйственной операции, на самом первичном документе делают соответствующую отметку с целью облегчения дальнейшей проверки правильности разноски.

По окончанию каждого месяца на каждой странице регистров бухгалтерского учета осуществляют подведение итогов[^[39]] Итоговые записи аналитических и синтетических учетных регистров обязательно сверяются посредством составления оборотных ведомостей или иным другим способом. Данный завершающий цикл учетных работ необходим для проверки точности учетных записей и с целью получения информации, которая необходима для составления отчетности[^[40]]

После утверждения годового бухгалтерского отчета учетные регистры группируют и переплетают, и далее сдают в текущий архив предприятия на хранение.

При хранении регистры бухгалтерского учета обязательно должны быть защищены от внесения в них несанкционированных исправлений.

Таким образом, учетные регистры могут вестись как в специальных книгах или журналах, так и на отдельных карточках и листах, в виде машинограмм, которые получены посредством вычислительной техники и машинных носителей информации.

2.2. Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет на предприятиях и в организациях осуществляется посредством применения самых различных учетных регистров и в разнообразных сочетаниях, таких как книги, ведомости, карточки, записи в которых осуществляются в раз­личной последовательности[^[41]]В зависимости от применяемого способа учетной регистрации используются ручные и машинные записи. Различное сочетание регистров бухгалтерского учета, их строение и структура, а также взаимосвязь и способы осуществления записей устанавливают форму бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского уче­та подразумевается сочетание самых различных учетных регистров, а также их взаи­мосвязь, способы и последовательность осуществления учетных записей[^[42]]

Признаками, которые отличают одну форму учета от другой, являются:

– внешний вид учетных регистров;

– содержание и назначение регистров бухгалтерского учета;

– взаимосвязь и сочетание си­стематических и хронологических записей, регистров аналитического и синтетического учета[^[43]];

– количество регистров аналитического и синтетического бухгалтерского учета;

– последовательность осуществления учетных записей;

– сте­пень использования в учетном процессе средств автоматизации.

В настоящее время в бухгалтерском учете получили применение следующие формы:

– Журнал-главная;

– упрощенная форма учета;

– простая форма учета;

– журнально-ордерная форма бухгалтерского учета;

– автоматизированная форма учета.

Форма бухгалтерского учета журнал-главная ведется на предприятиях с незначительными объемами производства, или некоторых финансовых органах или в отдельных учреждениях. Характерная особенность данной формы заключается в том, что учетные регистры для систематической и хронологической записей по счетам синтетического учета соединены в комбинированной книге – журнал-главная[^[44]] В трех первых графах книги указывается дата и номер, а также статьи и сумма оборота. Данную часть принято называть журналом хронологической записи учетных документов. Вторая часть, то есть все последующие графы книги, в которых указаны все счета синтетического учета и систематически записываются хозяйственные операции, принято называть главной книгой. Построение учетных регистров в форме журнал-главная делает осуществление учета наглядным.

Простая форма бухгалтерского учета применяется на предприятиях и в организациях, которые не осуществляют производства продукции и работ, которые связаны со значительными затратами материальных ресурсов. В данных организациях наряду с книгой учета хозяйственных операций непосредственно ведется ведомость по форме № -8 для учета расчетов по оплате труда. Кроме этого по общему правилу дополнительно ведется кассовая книга для записи операций по кассе, которые дублируют записи в книге учета хозяйственных операций[^[45]]

Журнально-ордерная форма свое название получило по основному регистру, который используется при данной форме счетоводства, а именно журналу-ордеру[^[46]]Журнально-ордерная форма широко используется в организациях различной формы собственности. Основой для использования журнально-ордерной формы выступает принцип накопления учетных данных первичных документов в разрезе, который обеспечивают аналитический и синтетический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам учета[^[47]]Накапливание и систематизация учетных данных первичных документов осуществляется в учетных регистрах, которые позволяют отразить все средства и хозяйственные операции, которые подлежат учету по их применению за отчетный месяц. Систематическая и хронологическая записи хозяйственных операций в данном случае реализуются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются лишь по расчетам, по которым осуществляется ведение карточки аналитического учета.

Журнально-ордерная форма учета дает возможность совместить во времени аналитический и синтетический учет[^[48]] Карточки аналитического учета могут быть заведены только по таким видам расчетов, как например карточки учета затрат, инвентарные карточки и т.д. Журнал-ордер №1 по кредиту счета 50 «Касса» представлен в Приложении Б.

Сегодня главным направлением совершенствования ведения бухгалтерского учета является автоматизация обработки учетной информации посредством использования новейших технических средств. Их применение считается наиболее эффективным способом быстрой и оперативной обработки учетной информации, которое отличается еще массовостью и разнообразием, сложностью и многозначностью состава. Данное обстоятельство определено тем, что компьютеры характеризуются программным управлением и высокой скоростью работы, большой емкостью памяти и автоматическим восприятием исходных учетных данных, а также богатым арсеналом выполняемых операций.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета включает в себя выполнение функции сбора и передачи, обработки, а также накопления и хранения, в том числе распространения и защиты учетной информации[^[49]] Существует два подхода к проблеме автоматизации учета. Первый подход – так называемая «локальная» автоматизация, при которой автоматизируется работа на определенных участках учета, например, выписка счетов фактур, расчет заработной платы, выписка платежных документов. Второй подход к проведению автоматизации – это комплексная автоматизация хозяйственной деятельности предприятия. При осуществлении данного подхода с единой базой учетных данных работают отделы бухгалтерии и менеджеров, работники сладов и иные подразделения. В ходе чего устраняется дублирование в работе разных подразделений, а руководство предприятия получает возможность оперативно получать всю информацию о хозяйственной деятельности предприятия. Данная форма учета реализовывается путем использования программы «1 С Бухгалтерия» системы «1 С Предприятие».

Довольно широкое распространение в последнее время получила упрощенная форма учета, которая базируется на применении журнала регистрации хозяйственных операций как основного учетного регистра[^[50]] Относительная простота данной формы дает возможность реализовать некоторые из принципов, которые лежат в ее основе и универсальных бухгалтерских программах. Отличительная особенность данных программных продуктов содержится в наличии журнала или книги хозяйственных операций.

Таким образом, форма бухгалтерского учета представляет собой бухгалтерскую запись учетных данных из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, способы и последовательность осуществления учетных записей, а также организацию самого учетного процесса.

2.3 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

При осуществлении прикладной бухгалтерской деятельности нередко возникают ситуации, когда в учетных регистрах допускаются ошибочные данные.

Исправления вносятся в случае признания факта ошибочного и неправильного отображения на счетах или в регистрах бухгалтерского учета записей, которые воздействуют на формирование информации в учете. К данным ошибкам, относятся искажение оценки обязательств, активов, расходов и доходов в учете или неверное исчисление налогов.

Исправления в регистре осуществляются при обнаружении технических ошибок[^[51]], возникновение которых обусловлено, обычно невнимательностью лица, которое производило операции с данными, содержащимися в первичных документах и составляемых на их основе учетных регистрах, как при ручном способе, так и при автоматизированном вводе информации. Ошибки автоматизированной обработки учетной информации возникают при вводе информации в программу и непосредственно при применении программного обеспечения, а именно при обработке, передаче и хранении данных[^[52]] К техническим ошибкам относят:

– описки, которые обычно возникают при переносе ручным способом данных из одного учетного регистра в другой;

– опечатки, которые возникают при переносе данных из одного учетного регистра в другой обычно в случае введения информации в компьютер или при печатке первичных документов;

– пропуски, которые возникают при отображении в отчетном периоде учетных данных из значительного числа однотипных первичных документов[^[53]] В данном случае возрастает вероятность пропуска одного из таких документов или части информации из такого документа;

– повторный ввод данных, который возникает при ведении данных с использованием специальных бухгалтерских программ. Данные ошибки связаны с низким качеством или отсутствием внутреннего контроля;

– арифметические ошибки, которые возникают чаще всего при подведении итогов в границах одного учетного регистра, или при обобщении учетных данных из нескольких источников;

– неточное округление, которое свойственно для составления первичных документов или бухгалтерской отчетности[^[54]]

Ошибки также могут быть:

– локальными – искажение информации в одном регистре бухгалтерского учета;

– транзитными – автоматическая ошибка, осуществляемая через несколько регистров бухгалтерского учета.

На практике одного установления наличия ошибки недостаточно, так как неизвестно точно, где она произошла и в чем ошибка заключается. За выявлением ошибки следует ее нахождение, то есть отыскание того учетного регистра, в котором была осуществлена ошибка и суммы данной ошибки. Также необходимо установить характер ошибки и ее сущность[^[55]]

На практике самым распространенным способом нахождения ошибок является сплошная проверка записей в учетном регистре. Сущность данного способа заключается в том, что все учетные записи в регистре, который содержит ошибку, сверяются последовательно с учетными документами. При данной проверке ошибочная запись в обязательном порядке будет найдена. Основанием их являются разработанные схемы взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей регистров бухгалтерского учета[^[56]]

После того как допущенная ошибка будет найдена, осуществляется ее исправление. Правильное исправление в счетных записях ошибки имеет существенное значение для обеспечения достоверности и точности учетных сведений.

Исправление ошибки в учетном регистре, который выведен или составлена бумажном носителе, должно быть аргументировано и подтверждено подписью лица, который внес исправление, с обязательным указанием даты исправления. Указанное исправление за собой влечет идентичное изменение информации в учетных регистрах, которые составлены на машинном носителе информации.

В зависимости от сущности ошибки и времени ее выявления используется три основных способа исправления ошибок, а именно корректурный способ, способ «красное сторно» и способ дополнительной проводки[^[57]]

Корректурный способ заключается в том, что одной чертой зачеркивают неправильную запись так, чтобы можно было в последующем прочитать то что было зачеркнуто[^[58]] Правильную сумму указывают рядом или сверху. Исправление подтверждается подписью «исправлено» и подписью тех лиц, которые подписали весь документ. Замазок и подчисток не допускается. При этом нужно дать также краткую, однако, понятную всем ссылку на бухгалтерский документ или другое основание для исправления.