Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Теоретические основы регистров бухгалтерского учета).pdf

Хозяйственные операции отображаются в регистрах учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам учета. Лица, которые составили и подписали регистры бухгалтерского учета, обязательно несут ответственность за правильность отраженных в них данных[^[18]] Содержание учетных регистров наравне с внутренней бухгалтерской отчетности до 2013 считалось коммерческой тайной.

Для всех действующих учетных регистров общим является то, что они все они имеют:

- таблицу, в которую производятся учетные записи[^[19]];

- соответствующее название, например, ведомость или журнал-ордер;

- указание периода, на который рассчитано действие учетного регистра.

При ведении учетных регистров на машинных информационных носителях должна быть предусмотрена возможность данных на бумажные носители информации[^[20]] Предприятие, следовательно, может вести регистры для отражения в учете дифференцированного учета данных о товарах и услугах по разработанной им форме, в которой отражен учет денежных сумм и количество проданных товаров, а также запасов по каждому из видов товара. Данные регистры ежемесячно не требуется выводить на бумажный носитель, однако по требованию специальных государственных органов, которые осуществляют контроль, предприятие должно изготовить за свой счет копии регистров на бумажных носителях.

Таким образом, учетный регистр представляет собой элемент организации бухгалтерского учета на предприятии, который предназначен для накопления и систематизации информации, содержащейся в принятых первичных документах, для отображения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности.

1.3. Классификация учетных регистров

Материальная основа, как и внешний вид бухгалтерских регистров в настоящее время очень разнообразны, что вызвано разнородностью осуществляемых хозяйственных операций.

Учетные регистры могут классифицироваться на виды по ряду признаков

В зависимости от внешней формы выделяют следующие учетные регистры: книги и карточки, ведомости и журналы, а также электронные таблицы[^[21]]

Бухгалтерские книги являются сброшюрованными учетными таблицами и обычно заключены в переплет. В бухгалтерской книге все страницы нумеруются, в конце книги проставляется подпись главного бухгалтера предприятия и указывается число пронумерованных страниц[^[22]] Если бухгалтерская книга выступает в качестве хронологического регистра, в ней записи осуществляют последовательно и не пропускают страниц. В книгах, которые являются систематическими регистрами, для каждого аналитического и синтетического бухгалтерского счета открывается или отдельная страница или число страниц в зависимости от объема записей. Данные книги в обязательном порядке должны содержать оглавление.

Карточки являются стандартными листами бумаги или картона небольшого формата, на которых нанесены таблицы с особой гравировкой[^[23]] Карточки подлежат в специальном реестре обязательной регистрации. Данные носители учетной информации являются весьма наглядными, они удобны в обращении и их несложно сортировать. На карточках отображается информация о материалах и изготовленной продукции, фактических издержках и затратах на оплату труда работников. К числу обязательных реквизитов карточки относятся следующие категории: наименование предприятия, код синтетического и аналитического счета, корреспондирующий счет, количество (для материальных карточек), единица измерения и сумма в денежном выражении. Карточки подлежат хранению в специальной картотеке под ответственность материально ответственного лица. Карточки бывают многографной формы, контокоррентные и количественного учета[^[24]]

Свободные листы являются разновидностью карточных регистров бухгалтерского учета и отличаются от карточек размерами и способом хранения. Отдельные листы хранятся в специальных папках или регистраторах. Каждый учетный лист в любой момент может быть изъят из папки для осуществления записей или подсчета. Отдельные листы используются для ведения машинограмм и журналов-ордеров. Учетные листы удобны в использовании, так как дают возможность рационально распределять обязанности между бухгалтерскими работниками. Они сегодня являются самым распространенным видом учетных регистров[^[25]]

Учетные регистры по характеру бухгалтерских записей делятся на систематические и хронологические, а также комбинированные регистры.

Бухгалтерские документы в хронологических регистрах записывают без разноски по счетам в порядке их поступления, то есть в них результаты и факты хозяйственной жизни фиксируются по мере их[^[26]] Хронологическая запись осуществляется в специальных реестрах или регистрационных журналах, ее цель заключается в обеспечении контроля за сохранностью документов, которые поступили в бухгалтерию, и правильностью записи в них. Назначение хронологического регистра в известной мере исполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведется на специальных машиносчетных станциях, для регистрации документов, которые поступили для обработки. В данном журнале записывают дату поступления документов, их сумму и количество по группе или пачке однородных документов. В данном журнале приводится расписка заказчика о получении документов после их обработки на станции. Хронологическая регистрация также широко применяется для наведения справок, например, кассовая книга, регистрационный журнал, запись инвентарных карточек по учету основных средств, журнал учета поступивших грузов.

В систематических регистрах хозяйственные операции, которые однородны по экономическому содержанию, подлежат группировке на аналитических и синтетических счетах учета[^[27]] Примером систематических регистров могут быть регистры учета пообъектного учета основных средств и затрат по объектам калькуляции. Главным систематическим регистром синтетического учета считается главная книга, то есть основной регистр, в котором содержаться итоговые учетные данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают в себе систематические и хронологические записи[^[28]] Примером комбинированного регистра является книга журнал-главная и большинство ведомостей и журналов-ордеров.

Учетные регистры в зависимости от объема содержания учетные подразделяются на синтетические и аналитические регистры.

Регистры синтетического учета необходимы для регистрации информации учета по синтетическим счетам[^[29]] Данные регистры открываются для ведения синтетических счетов, и осуществляются без пояснительного текста, с указанием лишь даты, суммы и номера бухгалтерской проводки. В редких случаях указывается лишь краткий пояснительный текст, например главная книга «журнал-главная» или реестр счетных документов. Запись в регистры синтетического учета, как правило, осуществляется не по отдельным документам, а по всей совокупности однородных документов, которые были предварительно сгруппированными.

Каждая отдельная операция в аналитическом регистре записывается с необходимой полнотой и по материальным ценностям, а именно в денежных и натуральных измерителях[^[30]] В отличие от синтетических регистров в аналитических регистрах часто указывается пояснительный текст, который раскрывает содержание хозяйственных операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие синтетического счета.

В зависимости от строения аналитические регистры делятся на односторонние и двусторонние, а также линейные и многографные, шахматные регистры[^[31]]

Односторонними регистрами являются различные карточки для учета расчетов и материальных ценностей, а также иных операций. В данных регистрах объединены отдельные графы кредитовых и дебетовых записей. Учет осуществляется на одном листе в натуральных и денежных измерителях, или одновременно в них обоих. Примером одностороннего бухгалтерского регистра является кассовая книга.

В основном двусторонние регистры используются при ведении учета в книгах[^[32]] Счет открывается на двух страницах книги, из них на левой странице указывается дебет, на правой странице размещен кредит. В аналитическом и синтетическом учете двусторонние регистры применяются лишь при ручном способе ввода информации. В данных регистрах имеется свободное место для записи текста хозяйственной операций.

Многографные регистры учета применяются для отображения дополнительных данных внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов указывается в целом по предприятию, и в разрезе отдельно взятых материально ответственных лиц, фиксируются затраты по предприятия, его подразделениям и в разрезе статей фактических затрат.

Линейные регистры бухгалтерского учета представляют собой разновидность многографных регистров. В данных регистрах каждый аналитический счет отображается только на одной строке, предоставляя возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно выполнить при вертикальном графлении[^[33]]

В регистрах шахматного типа можно ограничиться записью одних только кредитовых или только дебетовых оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет посредством двойной записи в один рабочий прием отобразить операции одновременно, как по дебету, так и кредиту бухгалтерских счетов. Данное построение регистров бухгалтерского учета в настоящее время широко используется при журнально-ордерной форме. Примером регистра шахматного типа может быть главная книга, в которой каждая сумма указывается на пересечении колонки и строки.

Таким образом, в настоящее время выделяют различные критерии для классификации учетных регистров на определенные виды, но в основе любого деления лежат качественно однородные группы.

Выводы по 1 главе

В бухгалтерском учете для обобщения, систематизации и накопления учетных данных, которые содержатся в документах и отражают отдельные изменения в средствах хозяйствующего субъекта и их источниках, применяются учетные регистры.

Регистр бухгалтерского учета представляет собой таблицу, в которой отображается информация о произошедших хозяйственных операциях на базе первичных бухгалтерских документов.

Учетные регистры классифицируются по различным основаниям, таким как назначение, вид, степень детализации, форма графления и способ обобщения информации. 

.

2. Особенности ведения регистров бухгалтерского учета

2.1 Способы записей в учетные регистры и особенности их хранения

Запись в учетные регистры представляет собой отображение осуществленных хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета.

Порядок ведения учетных регистров работниками вычислительных установок и отделов бухгалтерии в организации устанавливает главный бухгалтер, кроме этого он устанавливает служебные обязанности каждого из работников и ответственность за их осуществление[^[34]]

Выбор определенного способа записей заполнения регистров бухгалтерского учета, обусловлен целым рядом условий, основными из которых являются: вид и форма, отраслевая принадлежность предприятия. Но любая техника ведения регистров базируется на принципе двойной записи фактов осуществления хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого бухгалтерского счета. Исключением являются только записи на забалансовых счетах, так как проводка для них осуществляется лишь по кредиту или дебету забалансового счета.

Записи в регистры бухгалтерского учета могут быть, как простыми, так и копировальными[^[35]]

Простыми называются записи, осуществляемые лишь в одном экземпляре, то есть регистре.

Копировальные записи используются только в том случае, когда необходимо иметь копию записи. Данные записи реализуются посредством копировальной бумаги[^[36]] Так при ведении Кассовой книги второй экземпляр применяется в качестве отчета кассира. Использование копировальных записей по существу исключает возможность появления ошибок, которые могли бы быть допущены при переписывании, кроме этого она значительно способствует экономии затрат времени при ведении учета. Копировальные записи могут производиться и на вычислительных установках.

Запись в учетные регистры могут осуществляться, как ручным, так и машинным способом. При ручном способе хозяйственные операции регистрируются вручную шариковой ручкой или чернилами, в случаях, когда нужно иметь несколько экземпляров, посредством копирования. Машинную запись осуществляют посредством использования вычислительной техники.