Файл: Построение организационных структур (модель бизнес-архитектуры предприятия на уровне менеджмента).pdf

3.2 Описание процессной модели предприятия (динамическая часть)

В отличие от статической модели, в которой все входные и выходные воздействия не изменяются, в динамической же наоборот, все воздействия изменяются во времени. Так вот на рисунке 6 показано, как отличаются между собой предметные области.

Рисунок 6 - Отличие областей

Как показано на рисунке 6, статистическая ситуация включает в себя различные состояние организаций, такие как: состояние и свойства и отношения. Состояние так же подразделяются на устойчивые и временные. Динамическая модель включает в себя процессы и события, события делятся на результаты и происшествия. Таким образом мы видим, что данные процессы предметной области значительно имеют различия во всех сферах деятельности.

Процессная модель предприятия показывает все процессы по работе и управлению организации, это показывает, какие процессы происходят в конторе, чем она занимается и какая у них взаимосвязь.

3.2.1 Описание структуры модели бизнес-процессов

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Модель бизнес-процессов состоит из основных бизнес-процессов, вспомогательных бизнес-процессов, обслуживающих бизнес-процессов и бизнес- процессы управления. На таком предприятии, как нотариальная контора, основными бизнес-процессами является решения юридических вопросов, сбор, анализ и обработка информации. К вспомогательным бизнес-процессам можно отнести определение сложности проблемы. На предприятии обслуживающими бизнес-процессами является оформление заказа, прием сотрудников на работу. К управленческим бизнес-процессам можно отнести финансирование, формирование штата сотрудников.

Таблица 3. Бизнес-процессы нотариальной конторы

В таблице 3 представлены все бизнес-процессы конторы, включая основные, вспомогательные, обслуживающие и управленческие.

3.2.2 Описание основного бизнес-процесса

Основной бизнес-процесс для организации – это предоставление помощи и консультации в юридических вопросах, иными словами, это взаимосвязь с клиентом и получение прибыли, за счет роста организации. Первоначальный этап построения бизнеса - это определение его бизнес-процессов.

Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи диаграммы бизнес-процессов. Рассмотрим один из основных бизнес-процессов нотариальной конторы на примере бизнес-процесса «Решение проблемы» (рисунок 7).

Рисунок 7 - Схема основного бизнес-процесса «Решение проблемы»

Поступает заказ- это является начальным событием бизнес-процесса. В основе этого заказа производится сбор данных о заказе, на основе которых создается документ «Отчет о заказе». Затем происходит анализ заказа, на основе которой формируется документ «Отчет об анализе заказа». Далее производится выполнение проблемы и создается документ «Отчет о выполнение». Затем определяется сложность проблемы, в нее входит документ «Отчет о проблеме» и создается «Отчет о сложности». Далее идет решение проблемы, а за ним проверка решения и документ «Отчет о проверке». Передача заказа клиенту, и можно считать это конечной точкой.

3.2.3 Описание вспомогательного бизнес-процесса

К основным бизнес-процессам относят так же вспомогательные, так как это помощники со всех сторон. Вспомогательный бизнес-процесс – это процессы, которые занимаются вспомогательными задачами, то есть теми, которые исходят из основных.

Рассмотрим на рисунке 8 один из вспомогательных бизнес-процессов организации «Центральная нотариальная палата» на примере бизнес-процесса «Анализ заказа».

Рисунок 8 - Вспомогательный бизнес-процесс «Анализ заказа»

Начальным событием в данном бизнес-процессе является поступление заказа. После данного события происходит анализ заказа, при этом формируется объект данных, которым является документ «Отчет об анализе заказа». Далее происходит определение сложности проблемы, на основе документа «Отчет о проблеме» создается отчет «Отчет о сложности». Следующим этапов является проверка решения, при выполнении данной задачи происходит формирование документа «Отчет о проверке». Затем происходит конечное событие передача заказа клиенту.

3.2.4 Описание обслуживающего бизнес-процесса

Обслуживающие бизнес-процессы являются теми процессами, которыми занимается организация при выполнения основных. Такие бизнес- процессы вступают в силу каждодневно. Одним из обслуживающим бизнес-процессом являет приём новых сотрудников на работу, где представлен полная последовательность в шагах [12].

Как происходит прием сотрудника и какие модули управления задействованы, можно увидеть, составив диаграмму последовательности процессов, где поэтапно расписаны все функциональные взаимодействия подразделений и сотрудников организации. На рисунке 9 изображен обслуживающий бизнес-процесс - «Прием сотрудника на работу».

Рисунок 9 - обслуживающий бизнес-процесс «Прием сотрудника на работу»

На рисунке 9 мы видим обслуживающий бизнес-процесс, а именно приём сотрудника на работу, начиная от начального этапа, заканчивая окончательным. Таким образом каждый обслуживающий процесс служит показателем взаимосвязи этапов действий, которые наступают один за другим по временной шкале и обозначаются в период своего времени.

Соискатель отправляет своё резюме в электронном, или же бумажном виде на адрес компании. В компании специалист, уполномоченный на рассмотрение резюме, оценивает его, и если резюме удовлетворяет требованиям, предъявляемым к соискателю, то он проходит на следующий этап, если же нет, то его кандидатура отпадает, и процесс принятия на работу завершается. Когда резюме проходит на следующий этап, то происходит телефонное собеседование, результаты которого заносятся в специальную ведомость о прохождении телефонного собеседования. Если результаты собеседования успешны, то соискателя вызывают в офис для проведения личной беседы, а если нет, то его не принимают на работу, и процесс завершается. На этапе собеседования в офисе, результат заносится в специальный акт о прохождении собеседования, и затем выносится коллегиальное решение относительно принятия на работу соискателя. Если же в результате собеседования или коллегиального решения соискатель не удовлетворяет требованиям, то процесс принятия сотрудника на работу так же прекращается. После коллегиального решения происходит процесс заключения трудового договора, в результате которого формируются акт заключения договора и договор о материальной ответственности. Затем происходит регистрация договора и договора о материальной ответственности в книге регистрации, где новый сотрудник ставит подпись.

Далее происходит оформление личной карточки служащего, после чего процесс приёма на работу сотрудника считается завершенным.

3.2.5 Описание бизнес-процесса управления

Бизнес-процесс управления организацией – это процессы, которые помогают и занимаются функциями по управлению конторы. Большинство бизнес-процессов позволяют управлять организацией с помощью построение алгоритма действий. Данные бизнес-процессы относятся к структурам управления организацией, которые в свою очередь порождают другие.

Рисунок 10 - управленческий бизнес-процесс «Формирование штата сотрудников»

Из рисунка 10 мы видим, что генеральным директором издаётся приказ о формировании штата сотрудников на фирме. Начальным событием является планирование численности сотрудников. Появляется задача, называемая «формирование приказа о численности сотрудников», при этом создается объект данных, называемый «Приказ о формировании штата сотрудников». Далее в отделе кадров производится анализ инвестиционного и финансового планов предприятия, после чего происходит формирование плана штата сотрудников. Здесь происходит задача анализ плана, при выполнении задачи формируется документ «План штата сотрудников». Затем план согласовывается и утверждаетсягенеральным директором, происходит задача утверждение плана, на основе которого происходит его реализация, являющаяся конечным событием.

3.2.6 Процессная матрица распределения ответственности

Процессная матрица ответственности представляет собой схему взаимосвязи между процессами организации и её исполнителями, которая показывает их взаимосвязь и выполнение функций.

Процессная матрица ответственности нотариальной конторы изображена ниже в таблице 4. Процессная матрица ответственности показывает, какой отдел отвечает за какой бизнес-процесс.

Таблица 4. Процессная матрица ответственности

Р-руководитель, И-информированный, О-ответственный исполнителя, К-контроль.

По данной матрице отчетливо видно, за какую работу отвечает данный отдел, это облегчает координирование и регулирование производственным процессом. В таблице 4 мы видим, что за выбор проблемы отвечает нотариус, контролирует процесс директор и заместитель директора, юрист,менеджер и бухгалтер являются информированными. За функцию связь с клиентом отвечает менеджер, руководит юрист, контролируют директор и заместитель директора, нотариус и бухгалтер информированы. Ответственный за функцию оформление договора так же ответственный менеджер, руководит заместитель директора, контролирует директор, нотариус, юрист и бухгалтер информированы. За функцию внесения в БД ответственный менеджер, контролируют процесс директор и заместитель директора, остальные информированы. Бухгалтер ответственный за оплату, контролируют директор и заместитель директора, остальные информированы. За функцию решения проблемы ответственны нотариус и юрист, директор и заместитель директора контролируют, менеджер и бухгалтер информированы.

Заключение

Подведём итоги: под организационной структурой подразумевается совокупность производственных подразделений, формы их построения и характер взаимосвязей между ними. Следует отметить, что разработка структуры предприятия является одним из важнейших моментов технико-экономического при создании предприятия, так как она во многом способствует повышению эффективности работ предприятия.

Производственная структура определяет разделение труда между отдельными его частями, т.е. внутризаводскую специализацию и кооперирование производства. Подготовка предприятия к работе в условиях рыночной экономики обязательно включает совершенствование производственной структуры, которая должна: во-первых, быть гибкой, динамичной и постоянно совершенствовать меняющимся частным целям предприятия; во-вторых, быстро приспосабливаться при неожиданных изменениях внешних условий, в-третьих, иметь способность к эффективной самоорганизации производственных подразделений по мере изменения задач, стоящих перед предприятием. Для более простого и наглядного построения структуры предприятия можно использовать программный продукт: Gliffy и Archi.

На примере нотариальной конторы «Центральная нотариальная палата» мы рассмотрели бизнес-модель приема работника в организацию, решения проблемы, увидели, как установить показатели и создать структуру любого производственного предприятия.