Файл: Построение организационных структур (модель бизнес-архитектуры предприятия на уровне менеджмента).pdf

Функциями нотариальной конторы выступают правовые акты и аспекты по получению информации и помощи клиентам в решении их вопросов. Функциональная структура нотариальной конторы имеет очень сложную структуру, так как возможны различные сдвиги и дополнения, но главное целью всегда остается помощь клиентам по вопросам различной степени тяжести, помощь и консультирование по правовым аспектам правоотношений.

Функциональная структура представлена в виде иерархической классификации идентифицированных функций. В каждом «блоке» иерархии описаны функции и задачи, составляя вместе единую целостную структуру деятельности предприятия.

Структура представляет собой древо функций и целей, которые требуют выполнения своих задач. Каждая функция связана с другими определенными нитями, так как все взаимосвязи подразделений задач исходят из основной цели, которая в свою очередь порождает остальные.

Каждый процесс определен своей позицией. Структурно – организационные задачи требуют построения диаграмм и классификации их значений для более детального вида и выявления сложности и устранение проблем.

Предприятие «Центральная нотариальная палата» проводит детализацию производственных структур, так как это значительно влияет на деятельность организации и на дальнейшее развитие структур и работу в целом.

Рисунок 2 – Функциональная структура нотариальной конторы.

Рассмотрим структуру, изображенную на рисунке 2, более детально. Ключевой целью данного предприятия является нотариальная контора. Она является вершиной иерархической структуры, от которой уже расходятся детализирующие функции. Далее каждая функция второго порядка детализируется на третьем уровне. Так, функция «Внесение информации в БД» переходит в функцию второго порядка «Оформление договора». Функция «Заключение договора» переходит в функцию «Решение вопросов», а эта функция второго порядка имеет функции третьего уровня «Решенная проблема» и «Невозможность решить проблему».

Из вышесказанного мы видим, что организационная структура функций предприятия состоит из множества деталей, из которых каждая выполняет свое действие и приводит к своему результату. Конечный результат показывает, с помощью остальных функций, возможно или нет помощь клиенту в решение данной проблемы, если конечный результат оказывается отрицательным, то дальнейшие функции действий завершаются.

3.1.2 Производственная структура предприятия

Производственная структура предприятия - это классификация производственных единиц предприятия (цехов, служб), входящих в его состав. Производственная структура характеризует разделение труда, то есть распределение функций, между подразделениями предприятия и их кооперацию.

В нотариальной конторе данная структура даёт возможность дальнейшего разбора и управления организацией, так как учтены все механизмы управления и построения единиц предприятия. Каждая единица в свою очередь представляет сбой дополнительные органы по помощи в работе организации [7]. Каждая позиция составлена из определённых структур предприятия, которая показывает специфику конторы для того, чтобы разобраться, какая цель преследует ведения бизнеса в данном случае, почему и для чего выбрана данная структура и позиция построения организации.

Производственная структура предприятия строится на основных компонентах и позволяет работать в данном направление при помощи таких дополнительных структур, как нотариус, базы данных, клиенты, решенные или нерешенные вопросы и задачи. Главным стимулом для организации «Центральная нотариальная палата» заключается в помощи своим клиентам и получение финансовой поддержки, а именно получение денежных средств, где конечным результатом является заработок и получение выручки. Денежные средства – это основная задача всех организации, в какой бы сфере она не работала.

Для видения и наглядного представления, как всё-таки построена производственная структура конторы, создается UML-диаграмма, которая показывает нам все преимущества организации.

Обычно подразделения предприятия классифицируют на три типа: основные, вспомогательные и обслуживающие подразделения. В производственной структуре предприятия отделы и подразделения распределяют по каждому из трех типов. Производственная структура также может быть представлена в виде иерархической классификации.

Рисунок 3- Производственная структура нотариальной конторы

Производственный процесс предприятия можно разделить на три основных типа: основное, вспомогательное и обслуживающее производства. К основному производству как видно из рисунка 3 относится нотариус, так как главную роль в нотариальной конторе играет именно он, все основные функции организации присваиваются ему, таким образом и получается основные структуры предприятия, с помощью основного компонента. К вспомогательному производству относится база данных, так как вторым основным компонентом являются клиенты, а именно, в организаци они хранятся в базе данных, что позволяет видеть количество и направление работы конторы. В отдел базы данных входит учебный центр, так как это неотъемлемая часть всей стуктуры, являясь так же вспомогательным процессом [8]. К обслуживающему относятся персонал, отдел маркетинга и отдел управления заказами, так как третьим компонентом организации является персонал данной конторы, без которого так же не возможна работа бизнеса.

3.1.3 Организационная структура предприятия

Организационная структура - это структура, элементами которой являются подразделения предприятия разного уровня иерархии, а отношениями являются административно-правовые отношения соподчинения.

Модель организационной структуры предприятия представляет собой традиционную иерархическую структуру подчинения подразделений и персонала (организационных единиц). Моделирования организационной структуры заключается в распределении автоматизируемых функций по работникам подразделений и в определении полномочий доступа к информационной системе.

Организационная структура строится первоначально на поиске работников, то есть персонала, который будет помогать в работе и продвижение организации.

Первым шагом является подбор основных сотрудников, а именно нотариуса, так как главной задачей организации является помощь в юридических вопросах заинтересованных лиц, где оказать помощь может только хорошо подобранный квалифицированный специалист.

Ко второму шагу приступают по подбору финансового отдела, так как второй задачей организации является получение прибыли и оборот денежных средств. Здесь в силу вступает опытный бухгалтер, в свою очередь на помощь приходит подобранная программа для видения бухгалтерии, например, хорошо подходит 1-C: Бухгалтерия, что помогает работе организации в составление отчетов таких как, ДДС, P&L и так далее. Так же полезен документооборот, в данном случае устанавливается программа Directum, так как обмен документов между филиалами и сотрудниками занимает значительно меньшее количество времени. К отделу бухгалтерии так же относят отдел кадров, где заводится и хранится вся информация по сотрудникам организации и проводится подбор новых.

Третий шаг представляет собой менеджер, или секретарь. Так же в работе организации является главным помощником юриста по работе с клиентами. Задачей менеджера является запись на прием, связь с клиентами, решение параллельных вопросов и полная помощь в работе нотариуса.

И наконец, четвертый шаг – маркетинг. Маркетинг – реклама, которая позволяет развитию бизнеса, а именно помощи организации в поиске клиентов, и помощи клиентам в поиске организации.

Рисунок 4-Организационная структура нотариальной конторы

Как видно из рисунка 4, на вершине организационной структуры находится директор. Ниже заместитель директора, которому подчиняются нотариусы, отдел маркетинга, менеджеры и финансовый отдел. Нотариусу подчиняются юристы. Менеджерам подчиняются программисты, которым в свою очередь подчиняются консультанты, а консультантам стажеры [9]. В финансовый отдел входит бухгалтерия и отдел кадров.

3.1.4 Взаимодействие подразделений предприятия

Для функционально-ориентированной модели необходимо построить модель информационно-функционального взаимодействия подразделений. В ней показана взаимосвязь между различными подразделениями. Рассмотрим модель информационно-функционального взаимодействия между подразделениями организации, которая представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 – Модель информационно-функционального взаимодействия подразделений предприятия

Как видно из рисунка 5, схема взаимодействия между подразделениями достаточно проста. Сначала, в отдел управления поступает обращение клиента. Затем оно поступает в базу данных, где заказ распределяется, на неё готовится вся необходимая документация, и где собственно происходит контроль за реализацией проекта, т.е. за сроками, ресурсами, бюджетом, рисками, качеством и т.д. Далее заказ отправляется в отдел обработки заказа, где начинается его реализация и решение вопроса. Решение вопроса передается нотариусу, который занимается распознанием проблемы используя Кодекс РФ. Далее заказ можно считать выполненным, и он передается клиенту. После передачи заказа клиенту, вопрос можно считать закрытым, и он отправляется в архив.

3.1.5 Верификация модели с помощью функциональной матрицы распределения ответственности

Функциональная матрица ответственности — это модель, в которой отражаются взаимосвязи и взаимозависимость между работниками аппарата управления в процессе выполнения функций управления. Такая модель широко применяется для крупных и средних предприятий. Виды взаимодействия в такой модели подразделяются на «горизонтальные» и «вертикальные». «Горизонтальное» взаимодействие включает согласование, консультацию, обмен информацией, совместное обсуждение, представление варианта. «Вертикальное» взаимодействие включает утверждение, выдачу задания, представление документа, уточнение, разъяснение.

Для нашей организации, это очень важный элемент управления, так как распределение ответственности является основной структурой бизнеса [10]. Каждая организационная структура подразделяется на свои структуры, и каждый выполняет свои функции.

Для определения функций предприятия создаются бизнес-процессы, которые показывает их функциональные задачи.

Таблица 2. Функциональная матрица ответственности

Продолжение таблицы 2. Функциональная матрица ответственности

Р-руководитель,И-информированный, О-ответственный исполнитель, К-контроль.

В таблице 2 мы видим, что за оказание юридической помощи отвечает нотариус, контролирует директор и заместитель директора, юрист, менеджер и бухгалтер являются информированными. За функцию обработку заявок отвечает менеджер, руководит юрист, контролируют директор и заместитель директора, нотариус и бухгалтер информированы. Ответственный за функцию выявления, предупреждения и минимизации юридических рисков является юрист, руководит нотариус, контролирует директор и заместитель директора, бухгалтер и менеджер информирован. За функцию руководство компанией ответственный и руководитель директор, контролирует заместитель директора, остальные информированы. За функцию соблюдение трудовой и производственной дисциплины ответственный заместитель директора, контролирует и руководит директор, остальные информированы [11]. За функцию учет основных средств компании ответственный бухгалтер. директор руководит, заместитель директора контролирует, менеджер, нотариус и юрист информированы.