Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Сущность и особенности).pdf

3) Всемирная ярмарка «Российский фермер» г. С-Петербург, оплата за участие 30 750 руб.;

4) «Нефть. Газ 2018» г. Казань, оплата за участие 11 475 руб.;

5) «Нефть. Газ 2018» г. Уфа, оплата за участие 12 600 руб.;

6) «Неделя качества» г. Москва, оплата за участие 17 324 руб.;

7) «Нефтегаз. Нефтехимия 2018» г. Ростов-на-Дону, оплата за участие 17 764 руб.;

8) «Нефтехимия» г. Кемерово, оплата за участие 8 780 руб.;

9) «Оптовая ярмарка» г. Орёл оплата за участие 1 200 руб.

Итого израсходовано – 230 193 руб. получено от реализации продукции – 44 283 руб. Анализируя затраты за участие в 19 выставках, следует отметить, что затраты в 5,2 раза превышают доходы от реализации продукции. Кроме этого на издание рекламных материалов (проспекты, визитки, информационные листки) было израсходовано денежных средств – 193 112 руб. Итого на выполнение работ по рекламному обеспечению было израсходовано денежных средств – 589 553 руб.

Таким образом, мы видим, что в структуре затрат на работу по рекламному обеспечению наибольший удельный вес занимают затраты на участие в выставках (39%), а также издание рекламных материалов (32%). Благодаря четкому анализу структуры маркетинговых коммуникаций, факторов, влияющих на эффективность маркетинговых коммуникаций, предприятию удалось повысить результативность маркетинговых коммуникаций. Использование маркетинговых коммуникаций позволило предприятию найти новых партнеров, заключить с ними выгодные сделки, и увеличить объемы продаж, что привело непосредственно к увеличению прибыли.

Проведенное во второй главе исследование позволяет сделать следующие выводы. Коммуникационная структура ОАО «Автоагрегат» представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что ОАО «Автоагрегат» представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика ОАО «Автоагрегат» в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной финансово-экономической деятельности компании.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций ОАО «Автоагрегат» позволило сделать вывод об их эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков. Кроме того, оценка спроса и динамики рынка производится на основании отгрузочных документов, в лучшем случае на основании выписанных счетов. Иногда субъективная оценка потенциального спроса производится на основании опроса менеджеров, однако и в этом случае отсутствует информационная база, в которой могли бы храниться результаты для анализа. Отсутствие у руководителя объективной картины работы с клиентами в динамике. Это достаточно часто приводит к «потере» клиентов на этапе предварительных переговоров, а так же к запоздалой реакции при отсутствии контактов с постоянными клиентами.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ОАО «Автоагрегат» определена линейно-функциональной системой управления. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам. В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры ОАО «Автоагрегат» выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на высшее руководство. В результате сложившегося положения отмечается перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития ОАО «Автоагрегат», его позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

Заключение

В заключение отметим, что управление коммуникациями в нашей стране отличается определенной спецификой. Если в большинстве зарубежных компаний существуют отделы корпоративных коммуникаций, то в нашей стране интерес к организационным коммуникациям со стороны бизнес-сообщества остается низким. Последнее особенно справедливо для крупных организаций с традиционной линейно-функциональной структурой. Между тем именно в этих организациях проблемы коммуникативного характера носят особенно острый характер, что во многом связано с особенностями построения организаций. Высокий уровень иерархичности, «ведомственность», преобладание нисходящих коммуникаций, недостаточность горизонтальных связей создают ряд проблем, которые пытаются решить мерами, носящими эпизодический характер, например, введением санкций за сознательное искажение информации.

Включение коммуникаций в число управляемых факторов предоставит в распоряжение руководителей организаций действенный инструмент повышения конкурентоспособности, выгоды от использования которого значительно превысят затраты на внедрение в практику регулярного управления коммуникациями.

Для предотвращения указанных организационных барьеров коммуникаций необходимо создавать в организации атмосферу доверия и открытости, особое значение следует придавать эффективности обратной связи. Весьма важным представляется учет особенностей корпоративной культуры.

Эффективность управления коммуникациями организации в существенной степени обеспечивается однородностью системы норм, ценностей, убеждений, составляющих, наряду с ритуалами, традициями, правилами поведения, основу корпоративной культуры. Такая однородность в определенной мере определяется гомогенностью социально-демографической структуры организации (возраст, пол, национальный состав работников, их религиозная принадлежность, уровень дохода, образование, квалификация, стаж и опыт работы).

В общем виде приемы организации, управления и координации коммуникационными потоками для формирования, изменения и поддержания основных ценностей корпоративной культуры компании можно сформулировать следующим образом:

• организовывать и координировать формальные потоки сообщений в строгом соответствии с миссией, целью, функциями и структурой организации;
• для предотвращения информационных перегрузок персонала следует частично ограничивать потоки коммуникаций, предназначая их только тем сотрудникам, которым та или иная информация требуется для осуществления деятельности в соответствии с целями, функциями подразделения и должностными инструкциям; кроме того, необходимо отсекать информацию, бесполезную для деятельности того или иного сотрудника, подразделения и компании в целом;
• для снижения потерь вследствие искажения информации следует добиваться уменьшения уровней управления, что позволит сократить количество звеньев как восходящих, так и нисходящих коммуникаций; шире использовать диагональные коммуникации;
• постоянно обновлять качественный уровень технических средств коммуникации;
• применять более современные коммуникационные технологии;
• выявлять и минимизировать коммуникационные барьеры коммуникаций;
• для оценки эффективности обратной связи следует выявлять полноту информированности сотрудников о различных аспектах деятельности компании (для этих целей можно использовать интервью при увольнении, а также ящики предложений, периодически сопоставляя выявленное мнение персонала с мнением руководства об оценке персоналом управленческих действий и решений;
• в случае позитивного влияния сложившейся структуры неформальных коммуникаций на производственный процесс, осуществлять подбор и расстановку кадров в компании в соответствии со структурой неформальных коммуникаций; имеющиеся в организации продуктивные неформальные коммуникации следует использовать для формирования временных и постоянных формальных групп;
• следует изменять или разрывать связи, препятствующие эффективной деятельности организации, менять состав работников отделов и подразделений компании, возможен перевод неформального лидера или сотрудника, распространяющего сплетни, в другое подразделение или его увольнение;
• организовывать различного рода тренинги, семинары, курсы повышения квалификации, в которых одновременно принимали бы участие сотрудники различных уровней управления из разных подразделений компании, что позволит укрепить формальные и неформальные коммуникации, повысить степень вовлеченности сотрудников в деятельность компании, развить человеческий потенциал персонала, внедрить основополагающие ценности корпоративной культуры;
• важно создание социальных условий для персонала за пределами организации, в частности, обеспечение сотрудников и членов их семей медицинским обслуживанием достойного уровня, возможностями для отдыха, оздоровления и занятий спортом;
• для формирования, развития и поддержания корпоративной культуры и имиджа организации следует более широко использовать технологии системы интегрированных коммуникаций, таких, как — Паблик Рилейшнз, брендинг, применяя возможности сети Интернет, различных социальных сетей, корпоративных СМИ, локальной сети организации. Необходима разработка и поддержание концепции корпоративной социальной ответственности, которая позволит транслировать принципы социальной ответственности компании для персонала, клиентов, партнеров, государственных и ведомственных организаций. Опыт работы у известного на рынке работодателя улучшает перспективы поиска работы сотрудника в случае ухода из данной компании, так как сотрудничество с известным брендом повышает стоимость профессионала на рынке труда.

Оптимизация управления системой организационных коммуникаций позволит более конструктивным образом организовать процесс коммуникаций, повысить действенность обратной связи, минимизировать действие барьеров коммуникации, укрепить организационные ценности, сформировать, поддержать и развить корпоративную культуру, что положительным образом повлияет на результативность управления компанией, позволит сформировать более позитивный имидж организации для различных категорий потребителей информации.

Главным критерием оценки экономической целесообразности деятельности по управлению организационными коммуникациями является ее экономическая обоснованность и эффективность. При этом оцениваются следующие показатели: затраты на управление коммуникациями; затраты на коммуникационные мероприятия; прямой экономический эффект от мероприятий; косвенный экономический эффект от мероприятий (предотвращенные потери).

Отдельные виды эффектов суммируются и соотносятся с суммарными затратами на управление коммуникациями.

Внедрение в практику деятельности предприятий коммуникационного менеджмента как самостоятельной функции управления, основанной на четком распределении полномочий и ответственности, с одновременным внедрением системы оценки деятельности коммуникационных подразделений, позволит оптимизировать процесс использования коммуникационных ресурсов и возможностей в целях повышения устойчивости предприятий.

В работы проведено исследование коммуникационной структуры ОАО «Автоагрегат».

Коммуникационная структура ОАО «Автоагрегат» представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что ОАО «Автоагрегат» представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика ОАО «Автоагрегат» в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной финансово-экономической деятельности компании.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций ОАО «Автоагрегат» позволило сделать вывод об их эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков. Кроме того, оценка спроса и динамики рынка производится на основании отгрузочных документов, в лучшем случае на основании выписанных счетов. Иногда субъективная оценка потенциального спроса производится на основании опроса менеджеров, однако и в этом случае отсутствует информационная база, в которой могли бы храниться результаты для анализа. Отсутствие у руководителя объективной картины работы с клиентами в динамике. Это достаточно часто приводит к «потере» клиентов на этапе предварительных переговоров, а так же к запоздалой реакции при отсутствии контактов с постоянными клиентами.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ОАО «Автоагрегат» определена линейно-функциональной системой управления. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры ОАО «Автоагрегат» выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на высшее руководство. В результате сложившегося положения отмечается перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития ОАО «Автоагрегат», его позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

В третьей главе работы представлены следующие мероприятий, направленные на совершенствование коммуникаций в ОАО «Автоагрегат»: