Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В курсовом проекте предметом исследования является методы проектирования описания моделей бизнес-процессов на примере процессов бюджетирования.

Объектом исследования является компания ОАО «АК ЛМЗ».

Целью исследования данного курсового проекта является реинжиниринг бизнес-процессов бизнес-процессов бюджетирования.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• исследовать компанию и структурные подразделения, чья деятельность подлежит автоматизации;
• рассмотреть существующую технологию бюджетирования по средствам формирования моделей бизнес-процессов;
• рассмотреть предложению по реинжинирингу бизнес-процессов реализовать их.

Актуальность данного курсового проекта связана с необходимостью снижения издержек на процесс бюджетирования, в том числе средствами автоматизации оптимизированных бизнес-процессов.

Исследования в области внедрения программного обеспечения и комплексного консалтинга хорошо освещены в работах таких авторов как: Калянов[1], Тельнов[5], Грекул[7].

1. Теоретические основы проектирования моделей по описанию бизнес-процессов

1.1. Анализ применяемых технологий для моделирования бизнес-процессов бюджетирования в компании ОАО «АК ЛМЗ»

В настоящем времени в сфере моделирования и оптимизации бизнес-процессов все больше используются и пользуются популярностью мобильные технологии, облачные системы, технологии интеллектуального анализа данных, технологии «NoSql», организация аутсорсинга.

Немаловажную часть в сфере автоматизации торговли играют «лучшие практики», заложенные в информационные системы крупных вендоров, таких как SAP или Oracle.

Также существуют общеизвестные методики управления, которые предприятия торговли часто хотят внедрить у себя и правильно интегрировать с информационной системой для достижения эффекта синергии.

Создать и качественно внедрить систему моделирования бизнес-процессов бюджетирования в настоящем времени невозможно без грамотного, комплексного использования средств автоматизации.

Особенно остро такая ситуация обстоит в мелких и средних компаниях, где достаточно проблематично реализовывать управление электронной коммерцией не имея современных, качественных средств автоматизации.

Для реализации модели бизнес-процессов компании и автоматизации поддержки бизнес-процессов в рамках управления применяются следующие средства автоматизации:

Информационные системы транзакционного вида (различные другие учетные системы) предназначаются в основном для учета и фиксации первичных операций по учету, формированию первичного комплекса документов, а также для реализации функций импорта и экспорта различной плановой и фактической информации в другие информационные системы и программное обеспечение.

Программное и аппаратное обеспечение автоматизации операционных процессов (BPMS-системы) выполняют функции автоматического сбора и фиксации прохождения бизнес-процесса на торговой площадке, предусматривают использование безбумажных технологий.

Информационные системы для управления эффективностью бизнес-процессов (информационная система «1С:Управление Холдингом 8» и др. BPM, CPM - системы) ориентированы в основном на формирование планов по процессам, сравнении фактических и плановых показателей, помогают в проведении консолидации бюджета для крупных компаний и процессов бюджетирования.

Программное и аппаратное обеспечение для создания и эксплуатации электронного документооборота (СЭД). Системы электронного документооборота призваны реализовать безбумажный документооборот в системы документации компании по их жизненному циклу. Такие системы в первую очередь призваны обеспечить нормативной документацией всех сотрудников компании в цифровом виде.

Программное обеспечение для развития электронной коммерции сайта – в компании применяется программа Site-Auditor, которая помогает быстро собрать данные, которые необходимы для оценки сайта. Одним кликом можно получить все необходимые данные из основных поисковых сервисов, используемых в российском сегменте Интернета, а именно: Яндекс, а также в наиболее популярных международных сервисах Google и Bing и ряда других сервисов. 

Программное обеспечение для моделирования архитектуры предприятия в целом и бизнес-процессов в частности (AllFusion Process Modeler r7). Системы бизнес-моделирования в первую очередь направлены на решение задач связанных с созданием электронного(промышленного) репозитория процессов компании и их моделированием, автоматическую генерацию нормативной документации в связи с их процессами и предоставление пользователям регламентирующих документов в СЭД либо в системе корпоративного экстра-нет портала.

На настоящее время выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов электронной коммерции ОАО «АК ЛМЗ» относительно не велик.

В зависимости от потребностей компании, и её размера можно найти как относительно дешевое и простое средство автоматизации моделирования бизнес-процессов электронной коммерции (например, графический пакет MS Visio), так и довольно сложное и относительное дорогостоящее комплексное программное обеспечение (например, ARIS).

Основным преимуществом для больших компаний в использовании сложного программного обеспечения моделирования бизнес-процессов является более качественная организация базы данных, электронного репозитория бизнес-процессов описываемой организации, так как в отличие от более дешевых аналогов в такой базе данных все описания процессов и сами карты процессов хранятся в одном единственном месте.

Способ их извлечения, редактирования и повторной загрузки не затруднен, так как обычно в таком ПО используется одна из распространенных СУБД. В данном случае более высокие затраты на лицензию дорогостоящего и комплексного программного обеспечения окупаются за счет эффекта масштаба, ведь количество процессов и схем процессов оказывается в больших компаниях довольно значительным.

Описания процессов и их модели, созданные в системе бизнес-моделирования, необходимо своевременно включать в нормативно-методическую документацию, которая и содержит в себе всю информации по работе организации.

На практике, когда нужно использовать большое количество документов возникают затруднения, особенно это часто встречается в крупных компаниях, так как их объем документооборота большой. Включением описанных процессов занимается либо система бизнес-моделирования либо СЭД.

1.2  Выбор методологии для моделирования бизнес-процессов бюджетирования в компании ОАО «АК ЛМЗ»

Выбор методологии предназначенной для моделирования модели электронной коммерции будем проводить условно по двум направлениям:

1. Выбор методологии для описания процессов на верхнем уровне – процессов управления.
2. Выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне – процессов работ.

Рассмотрим выбор методологии на верхнем уровне. Здесь мы сравним нотацию IDEF0 и нотацию VAD методологии ARIS.

Выбор данные двух нотаций обусловлен их самой большой распространенностью для целей моделирования процессов на верхнем уровне управления организацией.

Из особенностей нотации ARIS VAD можно отметить то, что нотация не предназначена для моделирования большого количества сложных управленческих взаимосвязей, среди которых особенно выделяются обратные связи по управлению и обратные связи по входу.

Конечно эти недостатки можно обойти искусственно введя условные элементы в модели, однако это ещё больше увеличит трудоемкость создания моделей и без того высокой трудоемкости в сравнении с IDEF0.

Также, нотация ARIS VAD формально не имеет формальные иерархические связи при декомпозиции с VAD на eEPC, и больше ориентирована на построение временных моделей в виде последовательности процедур во времени. Такие проблемы имеются и у стандартов IDEF0 в связке с IDEF3. Однако, исключительная в сравнении с IDEF0 трудоемкость при моделировании вынуждает нас выбрать именно IDEF0 как базовую нотацию моделирования процессов верхнего уровня, так как время исполнения проекта играет исключительно большую важность для компании ОАО «АК ЛМЗ».

Методология соответствует определению процесса в ИСО 9000:2005. Использование же ARIS VAD не обеспечивает получения комплексных связных моделей верхнего уровня, поэтому в том числе не рекомендуется для создания моделей верхнего уровня.

AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) представляет собой программу для реализации автоматизации описания, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов.

Программа позволяет создавать целостные и непротиворечивые модели бизнес-деятельности организации, при этом модели получаются относительно простыми и наглядными, что эффективно сказывается на проекте моделирования и оптимизации деятельности предприятия.

Программа является инструментом способным реализовать различные задачи, в том числе стратегический анализ, финансовый анализ по операционным затратам, анализ временных работ, движение материальных и документальных потоков.

На данный момент времени для реализации процесса моделирования (описания) бизнес-процессов программа поддерживает несколько методологий. К их числу относят следующие методологии:

1. Методология структурного анализа и проектирования систем, так называемый SADT или основанные на SADT стандарты серии IDEF.

2. Методология потоков работ, так называемая Work Flow.

3. Методология описания потоков данных, так называемая Data Flow Modeling.

Для качественного развития необходимо специализированное программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход при организационном развитии компании и её бизнеса.

К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение, например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной универсальной системой графического анализа, но не является специализированным программным обеспечением в области моделирования бизнес-процессов).

Для реализации модели бизнес-процессов бюджетирования можно рассматривать два программных продукта – Aris 9.7 и AllFusion Process Modeler r7.

Учтем при выборе, что для моделирования лучше выбрать более простой продукт - AllFusion Process Modeler r7 нежели более функциональный и сложный Aris Toolset 9.7.

В пользу такого выбора повлияли также сроки моделирования процесса - 2-3 месяца и ограничение в трудоемкости создания модели.

В пользу такого выбора повлияло то также и то, что использование данного программного продукта позволяет применять нотации IDEF0 и нотацию IDEF3, а также ряд других нотаций (например DFD), что является необходимым для компании исходя из анализа выбора методологии, при этом скорость разработки моделей в целом выше чем у аналогов – например ARIS.

Методология IDEF0 была создана в США в 1963 году. С тех пор в сам стандарт не вносились существенные изменения. Сейчас стандарт больше развивается за счет усовершенствования программных продуктов, автоматизирующих его работу и жизненный цикл проектирования.

Стандарт IDEF0 предоставляет хорошие возможности для моделирования деятельности организации, и её бизнес-процессов на так называемом верхнем уровне с концентрацией на управление бизнес-процессами. Концентрация на управление бизнес-процессами реализуется за счет обратных связей при проектировании деятельности. Такие обратные связи могут быть различного типа – по управлению, по информации, по движению ресурсов. В IDEF0 прекрасно реализована декомпозиция моделей, что упрощает понимание сложных систем.

Методология IDEF0 позволяет прекрасно моделировать управление процессами, структурную вложенность. Основное её предназначение – моделировать деятельность высокоуровневых бизнес-функций.

Выводы

В больших и средних компаниях системы электронного документооборота должны поддерживать полный жизненный цикл документации – создание, согласование, утверждение, хранение, оповещение пользователей о различных операциях с документом, актуализация и так далее. Очень важным в данном случае является умелое использование руководителями системы электронного документооборота для доведения своих целей и планов до нижестоящего персонала и создание базы знаний для реализации тиражирования лучших практик организации.