Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Введение

В наше время коммуникации играют важную роль в процессе управления. Для осуществления управленческих действий менеджером выступает такой связующий процесс, как коммуникации. Большую часть рабочего времени менеджер расходует на общение: менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационной роли и роли, связанной с принятием решений, а также выполнением всех управленческих функций. Поэтому чем профессиональней менеджер владеет обменом информации, тем лучше для реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, поэтому эта тема наиболее актуальна в современном обществе.

Объект работы: компания «Связной».

Предметом работы является совершенствование коммуникаций на компании «Связной».

Целью работы является: показать всю сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации; раскрыть содержание коммуникационного процесса менеджера и рассмотреть препятствия, стоящиена пути коммуникаций; рассмотреть разные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности, а также изучить коммуникации и их использование в менеджменте, раздработать эффективные коммуникации в современных условиях на примере компании «Связной».

В связи с этими целями в курсовой работе решались следующие задачи: изучить проблемы коммуникаций, обосновать основные направления совершенствования коммуникаций в компании «Связной», изучить теоретичиские основы коммуникаций, рассмотреть анализ систем коммуникаций.

Глава I. Коммуникации: понятие, значение, функции, виды и проблемы коммуникаций в современных организациях

1.1 Понятие, значение и этапы коммуникаций на современных предприятиях

Главную роль при осуществлении принятии решений и управленческих функций менеджерами играет информация. Ее передают и получают посредством процесса, который называется коммуникацией. Важность коммуникации переоценить невозможно в функционировании системы управления.

Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, общаюсь, связываю». Слово общение является наиболее близким к нему по значению.

Связи между функциями, подразделениями системы управления и между людьми называется коммуникации. Коммуникации — это взаимодействия и двусторонние усилия, без которых совместная деятельность невозможна, это первое условие существования организации.

Без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без процесса коммуникации, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации невозможна управленческая работа.

На обычном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. Коммуникация в менеджменте – это обмен информацией между людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит до работников организации принятие решения.

Коммуникация может иметь место, если люди, общающиеся друг с другом, понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

1.2 Значение коммуникации

Для того, чтобы включиться в систему обработки информации или быть в ней, необходимо рассчитанные организационные структуры с их технологическими хитростями, формализацией, определенной степенью комплексности и меняющимися размерами. Собый путь предусмотрен для коммуникаций, признаком этого является само учреждение организационной структуры. Власть, лидерство и принятие решения не имеют смысла при неимении информации, поэтому они ясно или неясно опираются на процесс коммуникации.

Разные аналитики организаций приводят несколько отличающиеся степени значимости процесса коммуникации. К примеру, Барнард говорит: «Структура, экстенсивность масштаб организации целиком определяется способами коммуникации, поэтому в исчерпывающей теории коммуникация будет занимать центральное место». Этот подход коммуникацию ставит почти в само сердце организации. Другие теоретики – например, Элдрих, Клеганд Дункелрей – этой теме не уделяют достаточного внимания. В зависимости от того, где видят коммуникацию в организации и какого рода организация изучается, значение коммуникации меняется, поэтому резоннее рассматриваеть ее в перспективе, вместо того, чтобы рассуждать, на периферии или в центре организационного анализа находится коммуникация.

Коммуникация имеет решающее значение для работы менеджеров и их самих. Менеджеры, которых изучала Розабет Мосс Кантер, тратили очень много количество времени на коммуникации. Как правило это были взаимодействия лично с подчиненными, с клиентами, с равными по положению и с вышестоящими должностями. Были также разного рода собрания. Надо было отвечать на телефонные звонки и электронную почту. В общей сложности коммуникации – это занятие менеджеров. Доля времени, которая затрачивается на коммуникации, уменьшается по мере удаления от верхушки организации. В большинстве случаев с обработкой информации связана разумеется работа канцелярского персонала. Огромное влияние на работу управления и канцелярии, а значит и на организации оказывает изменение информационной технологии.

Различия внутриорганизационных процессов очень важны. Одинакого важны и межорганизационные различия. Коммуникация в организациях и их частях, имеющих дело с неопределенностью, являются комплексными , чья технология легкой рутинизации возможности не дает. Как внешние, так и внутренние характеристики влияют на центральную роль коммуникации. Коммуникация важна для организации, поэтому организация должна быть больше ориентирована на людей и идеи. В основе использования и освоения машин лежит коммуникация, даже в высоко механизированной системе. Производят обучение рабочих по использованию, доставке заказов и т. д. Параллельно с этим, к уменьшению изменчивости коммуникации ведет рутинность таких операций. Если менеджер четко сформулировал установленную задачу, то потребуется в дальнейшем мало дополнительных коммуникацй. В подобных условиях коммуникаций организацинное значение ограниченно, хотя и происходит почти непрерывно.Хотя в подобных условиях коммуникации и происходят почти непрерывно, их организационное значение ограничено. И это моэет происходить до тех пор, пока не выявятся серьезные нарушения в работе.

Так как в коммуникации в один момент времени одна сторона является получателем, а другая отправителем процесс комуникации является двусторонним. Очевидно, что этот аспект коммуникации влияет на процесс в целом. По мере взаимодействия отправителя и получателя друг с другом затрагивают социальные отношения, которые проявляются в процессе коммуникации. Социальные отношения, проявляющиеся в процессе коммуникации, затрагивают отправителя и получателя по мере их взаимодействия. При условии, что отправитель боится получателя, то в процессе отправки послания, это отразтся на самом послании, и на его интерпретации. Боязнь или страх является одним из действующих факторов, способных сорвать простое отношение между отправителем и получателем. Также есть то, что может исказить то, что было послано и получено, например, разница в положениях, сексуальная привлекательность, разные модели восприятия и тому подобное.

Игнорирование возможности искажения было причиной провала многих попыток улучшить работу в организации путем увеличения коммуникативных связей. Когда было осознано значение коммуникаций, множество организаций очень сильно начали увлекаться этой проблемой, считая, что каждый будет знать и понимать при достаточной связи между членами организации что происходит, и не малая часть организационных проблем исчезнет. В 1980-х гг. это увлечение коммуникациями было в центре вспыхнувшего интереса к организационной «культуре» как панацее от всех возникших проблем. Только вот одна опора на большее число связей и их улучшение не сможет внести крупных и положительных изменений, ведь организационная жизнь не так проста.

Коммуникации в организациях для всех членов, нуждающихся в точной информации, должны обеспечивать её с надлежащим эмоциональным подтекстом. Это предполагает, что в системе не будет ни слишком много и ни слишком мало информации и тому, кто использует её, будет понятно изначально, что она имеется. Но к сожалению, невозможно добиться этого условия в комплексной организации. Хоть организации и собирают больший объем инфрмации, по сравнению с тем что используют, они все равно продолжают запрашивать все больше и больше информации.Это объясняется необходимостью принятия решения в рамках законности.

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. Это кажется невозможным, но если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в информационном обмене, процессах принятия решений, межличностных отношениях, не говоря об управленческих функциях организации, планирования, мотивации и контроля, то все становится понятным. Поэтому коммуникации связующим процессом называют обмен информации, который встроен во все основные виды управленческой деятельности.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Эти опросы показывают, что одна из главных сфер возникновения проблем являются неэффективные коммуникации. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, оказывающей влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

1.3 Процесс коммуникаций и эффективность управления

С имеющимися и потенциальными потребителями организации сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

1.4 Межуровневые коммуникации в организациях

В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п сообщается подчиненным уровням управления. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх, которые выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

1.5 Горизонтальная коммуникация

Между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними для координации задач и действий. Для этого устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. При ходе внедрения новой техники руководители разных подразделений информируют друг друга. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.