Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Следует отметить, что потоки информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей информации хранится в электронном виде (как в структурированном – в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2010 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, поэтому данная тема выпускной квалификационной работы является актуальной.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота (СЭД). В настоящее время в России наблюдается рост интереса к СЭД среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек.

Предмет исследования: автоматизированный процесс электронного документооборота индивидуального предпринимателя.

Объект исследования – автоматизированная система электронного документооборота индивидуального предпринимателя.

Целью данной работы является автоматизация процесса учета исходящих и выходных документов индивидуального предпринимателя, которая может сыграть важнейшую роль в сокращении рабочего времени сотрудника организации за счет уменьшения и оптимизации человеческих ресурсов.

Для достижения указанной цели исследования были поставлены следующие основные задачи:

• изучить сущность и значение системы электронного документооборота;
• исследовать специфику деятельности индивидуального предпринимателя;
• провести анализ и выбор системы управления базой данных;
• выполнить проектирование и разработку системы электронного документооборота;
• разработать рекомендации по компьютеризации документооборота на предприятии;
• рассчитать экономическую эффективность предложенных мероприятий.

Теоретической основой для написания данной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков, законодательные нормативные документы разных отраслей права, которые связаны с различными аспектами изучаемых вопросов.

При разработке и решении поставленных задач применялись общенаучные методы и приемы, такие как группировка и сравнение; анализ и синтез; системный и комплексный подходы; экономико-математический инструментарий.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

После того как индивидуальных предпринимателей-работодателей приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме (составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки работников и прочее).

Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов (которые будут рассмотрены ниже) потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее, сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно. Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков). Поэтому просто необходимо вести их правильно.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

К документам, которые обязательно должны быть в наличии у предпринимателя, можно отнести:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Трудовые договоры с работниками
• Штатное расписание
• Приказы по основной деятельности
• Приказы по личному составу
• Личные карточки работников
• График отпусков
• Табель учета рабочего времени
• Трудовые книжки работников
• Положение о защите персональных данных работников
• Инструкции по охране труда
• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
• Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек
• Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда
• Журналы регистрации приказов
• Журналы регистрации выданных справок работникам

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

• Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).
• Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
• График сменности работников (если работа носит сменный характер).
• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).
• Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
• Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Таблица 1 - Полный перечень документов, входящих в УСПУД

Окончание информацию таблиц 1

Перечисленные свидетельства унифицированные формы, разработчиков согласно постановлению конкретными Госкомстата РФ недоверенными от 5 января 2004 г. № 1, входной распространяются на форм все организации, деле осуществляющие деятельность принимаются на территории та РФ. Они контролировать были приняты др еще до этим того момента, Ленинскому когда ТК оценить РФ приравнял функциональные индивидуальных предпринимателей к командировки юридическим лицам. изменяет Иначе говоря, внутри раньше обязанность эффективно применять унифицированные внешнее формы напрямую внешние распространялась только таких на организации, а центра предприниматель мог которого их игнорировать и еще оформлять кадровые другими документы в произвольной типов форме.

Однако исполнители даже до ограничения принятия поправок в теория ТК РФ Чтобы многие дальновидные те предприниматели, прежде договоре всего те, Личные которые не выпускной применяли упрощенку, выходных использовали унифицированные СОДЕРЖАНИЕ формы, указанные в пассажирских УСПУД. Причиной выбор такого их этом решения был зарплаты пункт 9 приказа является Минфина России и три МНС России документов от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 «Об содержание утверждении порядка клиентов учета доходов и причинам расходов и хозяйственных каждый операций для распространялась индивидуальных предпринимателей», такие согласно которому запросах выполнение хозяйственных стрелок операций, связанных с понимать осуществлением предпринимательской применять деятельности, должно Design подтверждаться первичными входящий учетными документами.