Файл: Технология работы Банкетной службы (Организация работы банкетной службы в гостинице).pdf

В прямые обязанности данной службы вступает не только лишь деятельность в период банкета, однако и вся подробная и долгая процедура подготовки к событию - с переговоров с клиентом до подробного согласования схемы работы каждого из членов команды.
В задачи банкетной службы входит, реализация существующих в наличии площадей и способностей, а с другой - формирование максимально благоприятных условий для заказчика и его гостей. Вторая задача является более значимой, так как для многих, кто именно приходит на банкет, данное может являться первым знакомством с рестораном - это способ привлечь внимание новых клиентов, проявить у гостей интерес не только лишь качеством кухни, однако и высшим уровнем сервиса. Нужно принимать во внимание что традиционная модель «сарафанного радио» более чем распространена при проведении банкетов. В каждом случае необходимо помнить, что хороший банкет-это прекрасная реклама ресторана( гостиницы), за которую не надо платить и она весьма эффективна.

Работа с клиентом начинается непосредственно после его обращения с запросом в банкетную службу. В периода работы с клиентом в задачи службы вступает установление об: финансовой возможности заказчика; цель проведения банкета; количество и типы посетителей; обсуждение и формирование меню; выбор вида декорирования зала; выбор анимации; подсчет заказа; расчеты с заказчиком и т.д.

На этапе планирования прорабатываются самые разные детали: от расстановки столов и обеспеченья безопасности гостей вплоть до концепции декорирования и музыкального сопровождения. На этапе непосредственной подготовки к событию контролируется выполнение абсолютно всех отработанных деталей, равно как оговоренных с заказчиком, так и принятых в самой гостинице.

Непосредственно в период проведения банкета отслеживается четкая реализация задуманного сценария, оперативно решаются неизбежно возникающие вопросы и т.д. По окончании мероприятия следует выполнить детальный анализ хода обслуживания, в особенности в случае если были обнаружены его недостатки. Таким образом у персонала создается необходимый навык грамотного выполнения масштабных банкетных мероприятий.

Мероприятия планируются предварительно и требуют тщательнейшей подготовки к ним. От того, в какой мере продуманы все детали и мелочи, во многом зависит полностью восприятие заказчиком торжества, самого заведения и конечный итог. Организация банкета начинается с подготовительной работы, первой стадией которой является прием и формирование заказа.
При приеме заказа обязательно должны быть согласованы: дата проведения мероприятия, время начала и окончания обслуживания, количество гостей, меню, вид оплаты, контактные данные заказчика.

Например, при приеме заказа на банкетное обслуживание заказчика знакомят с помещением для проведения мероприятия, согласовывают план расстановки столов, места почетных гостей, оформление зала, возможности технического оснащения (микрофоны, музыкальное сопровождение, освещение, место для танцев и т. п.). При приеме заказа уточняются следующие вопросы:
нужны ли цветы для украшения стола, подавать ли гостям аперитив, какие напитки и закуски предложить во время аперитива. Кроме того, заказчика обязательно знакомят с правилами работы ресторана, порядком обслуживания, обсуждают порядок возмещения возможных убытков. При обсуждении меню рекомендуется приглашать шеф-повара. В меню мероприятия включается некоторое количество холодных закусок, горячая закуска, суп, вторые горячие блюда, десерт, кофе, напитки.
Непосредственно в день мероприятия менеджер банкетного зала или метрдотель проводят инструктаж с персоналом. Официантам сообщают, по какому поводу и кем устраивается банкет, уточняют время начала обслуживания, количество гостей, знакомят с планом расстановки столов, сообщают меню блюд и напитков.

 

1.2 Организационная структура службы питания. 

Организационная структура службы питания представляет собой сочетание отдельных звеньев в их взаимосвязи и соподчиненности, выполняющих различные функции службы питания предприятия, и характеризует собой один из базовых элементов в индустрии гостеприимства.
Организационная структура управления, ее типы и параметры зависят от многих факторов и определяются размером организации, характером и типом производства, видом деятельности, уровнем внутрипроизводственной специализации и кооперации, характером и сложностью выпускаемой продукции, производимых услуг.
Служба организации питания в крупном отеле включает в себя, как правило, кухню, отдел банкетного обслуживания, отдел барного обслуживания, отдел кейтеринга, службу стюардинга, столовую для персонала. Возглавляет службу менеджер службы организации питания. В состав службы входят: шеф-повар, повара, метрдотели, официанты, бармены, сотрудники Room-service, кассиры в ресторанах и кафе, персонал рабочей столовой, персонал службы стюардинга, уборщики и т.д.
Взаимосвязь службы питания с другими службами гостиницы:

- со службой управления номерным фондом – стирка, глажение и ремонт столового белья и униформы;

- с административной службой – управленческие, организационные, кадровые вопросы;

- с коммерческой службой – финансовая деятельность, реклама и PR, маркетинговые исследования;

- с инженерно-технической службой – ремонт мебели и оборудования предприятий питания, поддержание в надлежащем состоянии всех инженерных систем (водопровод, отопление, энергоснабжение, кондиционирование и вентиляция);

- с дополнительными службами – цветочное оформление торговых залов, фото-услуги, продажа периодических изданий, обмен валюты.

Служба приёма и размещения и служба питания связаны между собой тем, что СПиР информирует службу питания о количестве прибывших гостей и системе их питания, а при заказе блюд и напитков в номер гость обращается к портье, а тот в свою очередь связывается со службой питания.
 

1.3 Взаимодействие банкетной службы в гостинице со смежными службами

Предоставление гостиничных услуг невозможно без эффективного взаимодействия. Именно от оперативного взаимодействия зависят все параметры комфортного проживания гостя в отеле.

Процесс обслуживания гостей начинается с отдела маркетинга и связей с общественностью. Маркетологи работают в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами. На раннем этапе маркетологи исследуют рынок и определяют тот его сегмент, на который они будут ориентироваться. Затем они изучают работу своих конкурентов, определяя их сильные и слабые стороны. Специалисты по связям с общественностью должны предоставлять возможным гостям привлекательную информацию о работе гостиницы. Если эта информация заинтересовала клиента, то начинает сою работу служба бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров. Дальше служба бронирования связывается со службой приёма и размещения. Служба бронирования даёт информацию о том что заказал клиент( дата и время заезда/отъезда, число гостей, категория номера, услуги в номере, тип питания, ФИО гостя и его особые пожелания) Служба приёма и размещения, получив данную информацию информирует службу эксплуатации номерного фонда о приезде гостя и уборке номера к определённой дате. Горничная выполняет уборку номера и готовит его к приезду гостя.

Далее служба приёма и размещения встречает гостя и выполняет необходимые формальности и после этого заселяет в номер и выдаёт ключ. Также она заполняет картотеку гостя и даёт ему необходимую информацию о работе гостиницы.

Потом служба обслуживания сопровождает гостя в номер и помогает с багажом и размещении в номере. Проверяет работу всех приборов.

Служба приёма и размещения информируют службу питания о количестве прибывших гостей и системе их питания. При заказе напитков или блюд в номер клиент обращается к портье (служба обслуживания и размещения),а те в свою очередь связываются со службой питания. Служба безопасности контролируют работу других служб, то есть выполнение их должностных функции и нечего лишнего. Работа этой службы будет эффективной только в том случае, если в этой работе примет участие весь персонал. Также она обеспечивает поддержание порядка и безопасности клиентов гостиницы. 

Вывод

Как полагают специалисты, главными трудностями рынка являются маленький профессиональный уровень персонала и непрозрачность рынка в общем. Специалисты также подчеркивают, что клиенты на данный момент стали более требовательны к качеству и стали экономичней считать средства.

Для обеспечения высокого уровня обслуживания необходима профессиональная подготовка персонала. Поэтому для успешного функционирования предприятия каждый сотрудник получает возможность принимать участие в тренингах и образовательных программах, которые помогут лучше овладеть профессией.

При организации банкетной деятельности важно определиться с видом обслуживания, т.к. от этого будет зависеть меню, расстановка столов, количество столовых приборов и выбор посуды. Хотя и существуют классические стандарты для каждого вида банкета, при этом для заказчика (клиента) действует индивидуальный подход. Перед организацией обслуживания банкета или приема важно определить структуру работы персонала и обозначить его четкие обязанности.

Для успешного ведения гостиничного бизнеса нужно постоянно совершенствовать персонал, чтобы всегда отвечать последним требованием рынка и максимально удовлетворять потребности гостей. Потенциал какого-либо мероприятий огромен, при этом как для заказчиков, которыми выступают компании-организаторы, так и для самой гостиницы. 1-ые получают возможность показать клиентам и партнерам свои возможности, выделить высочайший уровень презентации либо конференции. Для гостиницы же такие мероприятия неплохи, во-1-х, тем, что дают дополнительную (при этом совсем бесплатную) возможность собственного упоминания в информационных и маркетинговых материалах средства массовой информации, которые могут сопровождать подобные мероприятия, во-2-х, разрешают привлечь новых клиентов и служат источником роста гостиничных доходов. Потому все переговоры с заказчиком должны быть конструктивными и профессиональными, в связи с тем, что основная цель заказчика найти и поручить выполнение задачи по организации мероприятия компетентному в собственной области специалисту.
К положительным особенностям относятся завышенная по соотношению с рестораном стоимость, гарантированная загрузка (число гостей), относительно низкие затраты труда. Недочетами являются сложная деятельность по получению заказов на банкеты и, следовательно, нередкие простои банкетного помещения. Однако, даже маленькие европейские гостиницы с числом номеров 100-150 имеют в среднем 5-10 банкетных залов, а в огромных гостиницах (выше 200 номеров) число таковых залов может достигать 20, т.к. при удачной работе банкетная служба может выйти на 2-ое место по размеру дохода после номерного фонда.

Современный уровень экономического роста резко изменил подход к дилемме качества услуг, ведь на сей день дать гарантию качество лишь на шаге контроля готовой продукции мало , предприятие должно дать гарантию качество продукции на протяжении всего промышленного цикла . Веское значение тут приобретает обеспечение высочайшего уровня качества в организации , которая в исследовании определяется последующими главными всеохватывающими показателями , как качество услуг, условия труда , технический уровень производства , организационные характеристики качества и отношение к труду , сложность и инновационность труда , уровень мотивации. В современной рыночной экономике существенно увеличиваются требования к управлению качеством услуг. С помощью высококачественной работы в организации удовлетворяются необходимости людей, случается прогресс производства, вырастает творческая составляющая, уменьшаются траты на продукцию и услуги, минимизируется продолжительность промышленного цикла, появляются новые необходимости и их предстоящее удовлетворение, что в предстоящем оказывает влияние на воспроизводство жителей, содействует увеличению вещественного и культурного уровня жизни.

Глава2 Технология работы банкетной службы в гостинице

2.1 Характеристика гостиницы «Арарат Парк Хаятт Москва»

Предприятие «Арарат Парк Хаятт Москва» является открытым акционерным обществом. Данное предприятие является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать и иные реквизиты. Гостиничное предприятие создано в 2002 году. Юридический адрес: Россия, 109012, г. Москва, ул. Неглинная, д. 4 Принадлежит к категории 5*, в гостинице 206 комфортабельных номеров.

Первый в России отель международной гостиничной сети Hyatt – «Арарат Парк Хаятт Москва» – открылся 17 октября 2002 г. в Москве на улице Неглинной. Отель расположен в самом центре деловой Москвы, недалеко от Охотного ряда, Большого театра, ЦУМа и Красной площади. Это отель мирового класса. Отели Парк Хаятт предоставляют полный спектр индивидуальных услуг для деловых путешественников и отдыхающих гостей, и являются идеальным местом для проведения неофициальных мероприятий и небольших заседаний.