Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес процессов..pdf

Как показывает практика, сценарий развития ситуации на предприятии при внедрении процессного подхода может иметь, как минимум, три различных по своей результативности варианта:

1. Успешное внедрение процессного подхода, когда все предприятие представлено как система (архитектура) бизнес-процессов, прозрачная для понимания целей управления. В рамках данного сценария предполагается построение всей системы оценки эффективности и результативности деятельности на основе оценки себестоимости и прибыльности функционирования процессов на предприятии;

2. Формальное внедрение процессного подхода с целью сертификации в системе менеджмента качества. При таком подходе к внедрению можно выделить следующие проблемные места. Во-первых, существующая формально совокупность бизнес-процессов не всегда позволяет выделить проблемные зоны предприятия или возможные направления совершенствования. Во-вторых, использовать выделенные формально бизнес-процессы для построения системы стратегического управления и принятия обоснованных управленческих решений не представляется возможным. В-третьих, не позволяет сформировать эффективную систему учета затрат для целей контроля и регулирования деятельности предприятия. И самое главное, затраты на внедрение процессного подхода в таком сценарии не приносят результата в достижении конкурентных преимуществ на отраслевом рынке;

3. Предприятие имеет потенциал развития и для его реализации выбирает процессный подход к управлению. Но при практическом внедрении процессного подхода на предприятии возникают сложности при идентификации бизнес-процессов и построении архитектуры бизнес-процессов предприятия из-за многообразия терминологических трактовок.

В результате получаются проекты организационных усовершенствований, которые завершаются неудачей, а инвестиции в развитие компании не дают отдачи. Во многих случаях причина неудач состоит в том, что «не туда» инвестировали и «не то» улучшали. В этом свете искусство нахождения точки приложения управленческих усилий выглядит решающим фактором повышения результативности и эффективности компаний^[26].

Как уже отмечалось выше, разработка и внедрение процессного подхода достаточно ресурсоемкая задача. Внедрять процессный подход для большого количества бизнес процессов сразу нецелесообразно. Это основная ошибка большинства проектов – внедрять процессный подход для «всех» бизнес процессов. Кроме этого, основная причина не внедрения процессного подхода в полном объеме это отсутствие готовности компаний строить матричную систему управления – вводить институт кросс функциональных владельцев бизнес процессов, который вступает в противоречие с организационной культурой и стилем управления большинства российских компаний.

---

Необходимо понимать, что внедрение даже не всех подсистем процессного подхода существенно повышает результативность и эффективность системы управления. Так же в процессе описания и анализа бизнес процесса происходит обмен информацией между его участниками, и появляется возможность сформировать правильное, разделяемое понимание бизнес процесса и решить большинство системных и поведенческих проблем, что является неоспоримым достоинством процессного подхода^[27].

Итак, описаны основные подсистемы процессного подхода с учетом практики его внедрения. Однако внедрение процессного подхода — только первый шаг к новому стилю в управлении предприятием. На основе принципа PDCA необходимо постоянное сканирование эффективности осуществления бизнес-процессов и необходимости их постоянного улучшения. Только система непрерывного улучшения созданной сети бизнес-процессов позволит предприятию сохранять конкурентную позицию на отраслевом рынке.

Глава 2. Реализация процессного подхода к управлению на практике

2.1 Статические и динамические процессные модели.

Актуальность внедрения процессного подхода к управлению не вызывает сомнений у большинства управленцев, ведь практически каждое предприятие на сегодняшний день работает по устоявшимся бизнес процессам, даже если они не описаны и не контролируются.

Процессный подход к управлению организацией позволяет повысить эффективность менеджмента путем формализации повторяющихся последовательностей действий при помощи объединения их в бизнес-процессы, а также за счет возможности быстрого изменения бизнес-процессов в ответ на изменение условий деятельности предприятия^[28].

Теории процессного подхода (как реинжиниринга бизнес-процессов, так и постепенного эволюционного изменения бизнес-процессов) являются достаточно зрелыми, им посвящено большое число работ как российских, так и иностранных авторов. Однако до сравнительно недавнего времени выполнение бизнес-процессов в организациях производилось косвенным образом - через изменение должностных инструкций, организационной структуры предприятия, прямые указания руководителей.

---

Степень автоматизации современных предприятий позволяет реализовать прямое выполнение бизнес-процессов в компьютерной среде. В этом случае в организации также появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда работников, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Оно достигается вследствие того, что данный механизм позволяет работникам выполнять поступившие задачи, не отвлекаясь на:

• 1. получение от других работников необходимой для выполнения задания информации;
  2. передачу результатов своего труда другим работникам;
  3. изучение должностных инструкций^[29].

В последние годы наблюдается тенденция актуализации специализированного программного обеспечения для построения бизнес процессов, в то время как раньше данный класс программ находился в тени более массовых продуктов, таких как системы документооборота и CRM системы. На рынке систем бизнес моделирования представлено великое множество программного обеспечения, зачастую кардинально отличающегося не только стоимостью, функциональностью, нотацией, но и методикой моделирования системы управления. Условно все представленные программные продукты можно разделить на динамические и статические по типу реализуемой процессной модели предприятия.

Статические процессные модели позволяют описать всю деятельность предприятия в виде бизнес процессов, установить между ними связи, распределить ответственность за выполняемые функции между персоналом. Как правило, такие программные продукты также используются для автоматического формирования должностных инструкций, положений о подразделении и регламентов процессов.

Динамические процессные модели позволяют не только построить, но и в реальном времени «исполнять» построенные бизнес процессы. В таких системах, как правило, строятся только наиболее важные с точки зрения руководителя процессы, которые необходимо контролировать с особой тщательностью. Для полноценной работы подобных систем у каждого участника процесса должно быть своё рабочее место и ПК с доступом к базе данных^[30].

---

2.2 Программные продукты, которые могут быть использованы для реализации процессного подхода.

На протяжении последних лет активно развиваются системы управления бизнес-процессами и административными регламентами с открытым кодом, в настоящее время они достигли состояния, когда их можно использовать на промышленных предприятиях, они уже составляют реальную конкуренцию закрытым коммерческим системам.

Свободное ПО с открытым кодом распространяется вместе с кодами программ, любой желающий может на основе этого ПО разрабатывать собственные программы. Как правило, программы с открытым кодом бесплатны и допускают неограниченное количество инсталляций. В мире существует множество готовых свободных программных компонентов с открытым кодом, на основе которых можно разрабатывать другие программы с открытым кодом^[31]. Приведем пример одной из таких программ.

RunaWFE Free - это система управления бизнес-процессами и административными регламентами с открытым кодом. Распространяется под свободной лицензией LGPL. RunaWFE Free использует как собственные решения, так и некоторые идеи проекта jBPM, содержит большое количество компонентов, задача которых - обеспечить удобную работу конечного пользователя.

Профессиональная версия системы RunaWFE Professional внесена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных под номером 951 по классу ПО «системы управления процессами организации».

Основные характеристики:

1. веб интерфейс пользователя и администратора;
2. графическая среда разработки бизнес-процессов;
3. боты для выполнения автоматических заданий;
4. гибкая система определения исполнителей на основе ролей;
5. простая интеграция с реляционными базами данных;
6. поддержка веб-сервисов;
7. интеграция с Alfresco;
8. система безопасности, позволяющая интеграцию с LDAP/MS Active Directory;
9. возможность интеграции существующих разнородных приложений предприятия;
10. поддержка портлетов;
11. локализация на английский, французский, немецкий, итальянский, голландский, испанский, китайский, украинский и русский языки;
12. поддержка операционных систем Windows, Linux, Solaris, FreeBSD^[32].

Присутствуют также программные продукты для построения структуры управления и процессной модели предприятия, например такие как FoxManager ФМ.

Программа Fox Manager ФМ позволяет не только построить полную процессную модель предприятия, но и организовать хранение и учёт документов согласно требований стандарта, а также автоматически сформировать из процессной модели должностные инструкции, положения о подразделении, регламенты процессов и даже руководство по качеству – основной документ, по которому происходит сертификация.

---

В качестве примера опишем этапы внедрения процессного подхода к управлению с помощью программы Fox Manager ФМ.

Подготовительный этап.

1. Получить полный список сотрудников и занимаемых ими должностей, за основу можно взять штатное расписание. Необходимо сформировать дерево организационной структуры.
2. Выделить основные виды деятельности компании, которые в программе называются «категории бизнес-процессов».
3. Для каждого вида деятельности составить предварительный перечень выполняющихся бизнес-процессов.
4. Составить перечень поставщиков и подрядчиков, с которыми работает предприятие.
5. Получить список всей документации компании, которая используется для работы, если таковой список имеется. В первую очередь нужна регламентирующая документация, а не конкретные договора с заказчиками и подрядчиками. Импортировать список документов в программу. Если готового списка документов нет, то его необходимо сформировать позже, на основе проведенного опроса персонала^[33].

На основе полученной информации составляется график опроса персонала. Необязательно проводить собеседование со всеми сотрудниками предприятия, если несколько человек занимают одну и ту же должность и выполняют одну и ту же работу, то достаточно поговорить лишь с одним из них. Иногда достаточно провести собеседование только с руководителем подразделения, чтобы иметь представление о выполняемых функциях всех сотрудников отдела, но часто этого оказывается недостаточно, поскольку видение руководителя может не совпадать с реальным положением вещей.

Этап 1: сбор информации.

Прежде чем начать оптимизацию деятельности предприятия, необходимо построить упрощенную процессную модель деятельности предприятия. Для этих целей на первом этапе группа лиц, занимающихся внедрением процессного подхода, проводит опрос персонала и собирает другую полезную информацию. Опрос проводится в соответствии с утвержденным графиком, специальной анкетой.

Иногда сотрудники вместо описания реально выполняемых функций пытаются описать модель «как должно быть», а не «как есть на самом деле», при этом некоторые стремятся приписать себе функции, которые на самом деле не выполняют, а другие, наоборот, не хотят афишировать часть работ, которые периодически выполняют, боясь, что эти работы закрепят за ними навсегда. Поэтому важно объяснить опрашиваемому персоналу, что цель бизнес-моделирования - наиболее оптимально распределить функции и ответственность персонала, а не просто бездумно зафиксировать и регламентировать полученную информацию.

---