Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес процессов..pdf

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики предприятие должно постоянно повышать свой потенциал – предполагаемый уровень получения прибыли в будущем. Повышение потенциала подразумевает совершенствование деятельности предприятия: повышения качества, снижения себестоимости продукции, выполнение заказов в запланированные сроки. Новые возможности, предполагающие движение информационных потоков, привели к изменениям в принципах работы предприятий и вызвали изменение структуры управления предприятием.

Актуальность темы заключается в появлении все большего числа организаций, деятельность которых организована посредством процессного подхода, так как они не имеют четкой структуры управления, а ставшее возможным удаление не только филиалов, но и отделов организации несет в себе сложности построения технологий управления. То есть тема курсовой работы имеет теоретическую и практическую важность.

Таким образом, возникающая необходимость в оптимизации бизнес-процессов предприятия и оценке их эффективности приводит к необходимости применения процессного подхода.

Целью курсовой работы является рассмотрение особенностей применения процессного подхода в системах управления предприятием для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть принципы процессного подхода;
2. указать функции процессного подхода;
3. описать преимущества и недостатки процессного подхода;
4. выделить этапы внедрения процессного подхода;
5. проанализировать аспекты и этапы практической реализации процессного подхода.

Теоретическую основу исследования составляют научные положения, содержащиеся в трудах специалистов в области менеджмента и теории управления.

Объектом исследования в курсовой работе является процессный подход к управлению, а предметом – особенности и сложности процессного подхода.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Особенности применения процессного подхода

---

1.1 Принципы, функции, преимущества и недостатки процессного подхода.

В теории менеджмента существует несколько школ и подходов к управлению. Подход к управлению - это способ (метод) делегирования полномочий и ответственности. В менеджменте существует три подхода к управлению: функциональный, проектный, процессный^[1]. Реально в практической работе менеджера, почти всегда, используется суперпозиция этих трех подходов к управлению. Например, широко используемым инструментом для реализации функционального подхода к управлению является система бюджетирования (делегирование полномочий и ответственности через вложенную систему центров финансовой ответственности). В свою очередь, управление бюджетированием требует применения процессного подхода к управлению. А для внедрения бюджетирования необходимо применение проектного подхода к управлению.

Процессный подход к управлению - основа всех современных систем управления, как регулярной деятельностью, так и развитием. Он впервые был предложении сторонниками школы административного управления, а именно А. Файолем. Он подверг анализу функции управления, предположив их зависимость между собой^[2]. Таким образом, процессный подход описывает системы менеджмента как последовательность связанных между собой непрерывающихся действий.

Процессный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через бизнес процессы, где бизнес процесс это устойчивая (многократно повторяющаяся) деятельность, преобразующая ресурсы (входы) в результаты (выходы)^[3].

До появления массового производства по системе Тейлора работа в основном носила ремесленный цеховой характер. Работу делали бригады ремесленников, в которых все работники достаточно хорошо знали все элементы технологического цикла. Изделие обрабатывалось в одном месте, причем пока не был выполнен текущий технологический переход, следующий не начинался. Многие переходы выполнял один и тот же мастер. В таком виде производства процессный подход выполнялся в полной мере. Данный вид производства делал очень качественную продукцию, но имел низкую производительность труда.

Тейлор, предложив идею массового машинного производства, разрушил идею процессного подхода. Его система предполагает расчленение всего технологического процесса на отдельные операции (принцип дифференциального производства), которые выполняются постоянно закрепленными работниками, причем операции могут выполняться параллельно (одновременно) и в разных местах. При таком типе производства получается очень высокая производительность труда. Но теряется процессный подход — каждый работник выполняет только одну операцию, которой он обучен и совершенно не знает, для чего он ее выполняет и не видит готовое изделие. Работники, находясь в разных местах (цехах), могут быть не знакомы друг с другом, детали, которые они изготавливают, собирает другой работник, также с ними не знакомый. Получается, что каждый делает свою часть работы, за которую он отвечает, и совершенно не заботится об общем результате работы всех участников процесса^[4]. Как сказал великий сатирик Райкин: «Пуговицы пришивает один, рукава другой, карманы третий, а за качество всего пиджака конкретно не отвечает никто».

---

В эпоху тотального роста качества возникла необходимость возврата процессного подхода при сохранении достигнутой высокой производительности. 

Существует ряд принципов, на которых базируется процессный подход:

1. Бизнес должен восприниматься как система (использование системного подхода), то есть:
2. любое предприятие рассматривается как система взаимосвязанных процессов;
3. все изменения, связанные с конкретными процессами, рассматриваются только с точки зрения влияния на конечный результат;
4. система, в которой не происходят изменения не, жизнеспособна;
5. решение локальных проблем не решает проблему системы в целом.

2. Любая деятельность рассматривается как процесс:

1. любой процесс можно оптимизировать;
2. процесс имеет вход, связанный с ресурсами для реализации этого процесса, и выход (результат процесса);
3. все процессы на предприятии взаимосвязаны и подчинены одной главной цели;
4. каждый процесс имеет поставщика входных ресурсов и потребителя выходного продукта.

3. Ответственность и стандартизация подразумевают:

1. руководство на всех уровнях должно нести ответственность за свои решения;
2. персонификация ответственности, т.е. каждый процесс должен иметь своего владельца;
3. выделение процессов должно происходить на основе определённых стандартов и быть максимально понятным^[5].

В рамках процессного подхода предполагается выделение проблемного бизнес-процесса и его участников, назначение одного из участников бизнес-процесса Владельцем и делегирование полномочий и ответственности по управлению данным бизнес процессом ему. Возникает матричная структура при управлении регулярной деятельностью. Участник бизнес процесса подчиняется функциональному руководителю и владельцу Бизнес-процесса, что связано с применением одновременно двух подходов к управлению регулярной деятельностью: функционального и процессного. Что, кстати, не исключает и тройного подчинения, если он (сотрудник) так же является членом проектной команды (не регулярная деятельность)^[6].

Рассмотрим компанию, производящую и продающую фломастеры. Для максимальной результативности и эффективности продавцам компании необходимо иметь очень большое количество производимых и продаваемых цветов фломастеров и чем больше, тем лучше (удовлетворение самого широкого спроса). А для производственного подразделения максимальная результативность и эффективность достигается при выпуске фломастеров одного цвета (отсутствие потерь на перенастройку и мойку оборудования, более простые учет и хранение сырья). А наилучший совокупный результат работы всего предприятия скорей всего будет находиться в точке семи цветов. Получается, что если производственники и продавцы будут работать «немного» не оптимально, то совокупный результат от этого выиграет. Процессный подход предполагает настройку неоптимальности подпроцессов для достижения максимальной оптимальности бизнес процесса в целом^[7].

---

Если говорить о процессном подходе, то необходимо сказать, что в аспекте процессного подхода процесс управления представлен состоящим из следующих функций:

1) планирование;

2) организация;

3) мотивация;

4) контроль^[8].

Названные четыре функции в теории процессного подхода имеют в своей основе следующие общие черты:

а) все они требуют принятия решений;

б) для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

Эти черты, объединяющие функции процессного подхода, называются его связующими^[9].

Деятельность любой организации представляет собой непрерывный процесс, поэтому если рассматривать фирму как систему процессов, то начинаешь понимать, что процессный подход является одним из возможных аспектов оптимизации бизнеса. Правильно отобранные процессы, а также система, построенная на этих процессах, должны отражать суть изучаемой деятельности и развитие предприятие.

Необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов серии 9000, которые вобрали в себя лучший мировой опыт.

Возможные действия для обеспечения внедрения системы процессного управления в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2015 включают:

- определение целей системы и процессов, необходимых для их достижения;

- установление полномочий, ответственности и подотчетности для осуществления менеджмента процессов;

- осмысление возможностей организации и определение ограничений по ресурсам до начала осуществления действий;

- определение взаимозависимости процессов и анализ влияния изменений отдельного процесса на систему в целом;

- осуществление менеджмента процессов и их взаимосвязей как системы для результативного и эффективного достижения целей организации в области качества;

- обеспечение доступности информации, необходимой для функционирования и улучшения процессов, а также для мониторинга, анализа и проведения оценки результатов деятельности системы в целом;

- осуществление менеджмента рисков, которые могут оказать влияние на выходы процессов и общие выходы системы менеджмента качества^[10].

Принципиальным отличием процессного подхода от других (например, функционального) является концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения и формирование горизонтальных связей в работе компании.

---

Выделение части деятельности как отдельного объекта — бизнес-процесса — дает возможность управлять этим объектом: проектировать, регламентировать, оптимизировать, планировать и контролировать показатели результативности и эффективности процесса. Таким образом, управляя всеми бизнес-процессами, мы управляем деятельностью всей организации как системой бизнес-процессов^[11].

Как и любая теория, теория процессного подхода имеет свои недостатки и преимущества.

Говоря о преимуществах процессного подхода, необходимо выделить следующие:

1. координация действий различных подразделений в рамках процесса;
2. ориентация на результат процесса;
3. повышение результативности и эффективности работы организации;
4. прозрачность действий по достижению результата;
5. повышение предсказуемости результатов;
6. выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
7. устранение барьеров между функциональными подразделениями;
8. сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
9. исключение невостребованных процессов;
10. сокращение временных и материальных затрат;
11. соответствие качества выпускаемой продукции требованиям ИСО 9000 и получение соответствующего сертификата^[12].

Отмечаются и другие преимущества процессного подхода.

В первую очередь с введением процессного подхода появляется единый язык описания деятельности, доступный и понятный всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической трактовки деятельности. Сюда же можно отнести то, что при процессном подходе происходит выделение рабочих зон, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлеченному к конкретным работам, и составление более точного и прицельного штатного расписания организации.

Во-вторых, процессный подход к управлению - это простое и надежное определение точек контроля, что достигает в результате разбивки основного процесса на субпроцессы. Процессный подход придаёт единую линию развития управлению предприятием, что приводит к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, и обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя.

В-третьих, за счёт сокращения уровней организационной структуры упрощается обмен информацией между подразделениями и устраняется обособленность подразделений и должностных лиц^[13].

---