Файл: Автоматизированная форма..pdf

Современные АСУ должны, автоматизировано, в необходимых объемах выполнять определенные функции (рисунок 3).

Рисунок 3. Функции АСУ

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации должны быть технико - экономически и социально обоснованы с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы [2].

Так же следует обратить внимания на требования, которые предъявляются к подготовленности персонала АСУ, а именно:

• соответствующая квалификация;
• уровень подготовленности к выполнению своих обязанностей;
• соответствие инструкциям организационного обеспечения;
• наличие знаний и умений по применению соответствующих информационных моделей;
• уровень умений работы персонала, необходимой для использования технических средств и работой с документацией, которая определяет порядок его деятельности.

А так же требования к тех.обеспечения АСУ:

• Достаточность и доступность выполнения всех автоматизированных функций АСУ.
• Возможность использования тех.средств серийного производства.
• Тираж АСУ и их частей.
• Соблюдение требований к тех.средствам, которые соответствуют технической и эксплуатационной документации на них.
• Размещение технических средств, должно соответствовать требованиям эргономики: ГОСТ 12.049-80, ГОСТ 21829-76, ГОСТ 29.05.002-82.
• Совместимость по интерфейсам при взаимодействии АСУ с другими системами.
• Срок службы не менее десяти лет.
• Быть готовыми для замененным средством аналогичного функционального назначения без каких-либо конструктивных изменений или регулировки в остальных технических средствах АСУ.
• Соответствовать эксплуатационной документации.
• Использование средств вычислительной техники, удовлетворяющие общим техническим требованиям по ГОСТ 21552-84.
• Иметь защиту от воздействий внешней среды и индустриальных радиопомех, излучаемых техническими средствами АСУ при работе, а также в момент включения и выключения.

Программное обеспечение АСУ должно иметь такие свойствами:

• функциональная достаточность;
• надежность;
• адаптируемость;
• модифицируемость;
• модульность построения;
• удобство эксплуатации [2].

Следует отметить, что современное программное обеспечение АСУ предполагает нормальное функционирование даже при отсутствии отдельных данных, которые не влияют на конечный результат работы. Так же АСУ обладает программным обеспечением, которые защищают от ошибок при вводе, обработке информации, что дает качественное выполнение функционирование АСУ.

---

Требования, которые предъявляются к информационному обеспечению АСУ, заключаются в следующем:

• Достаточность для выполнения всех автоматизированных функций.
• Применение классификаторов, принятых у заказчика АСУ.
• Применение общих эргономических требований к кодированию информации - по ГОСТ 21829-76.
• Применение входных и выходных каналов (ГОСТ 26.011-80, ГОСТ 26.013-81, ГОСТ 26.014-81, ГОСТ 26.012-80, ГОСТ 26.015-81, ГОСТ 27465-87; ГОСТ 19768-93).
• Оформление документов, должны соответствовать требованиям стандартов УСД или нормативно-технических документов ведомства заказчика.
• Необходимые меры по контролю и обновлению данных в информационных массивах АСУ, восстановлению массивов после отказа каких-либо технических средств АСУ, а также контролю идентичности одноименной информации в базах данных [2].

Требования, которые предъявляются к организационному обеспечению, заключаются в следующем:

• Должна быть необходимая подготовка персонала, которая обеспечит эффективность работы систем.
• Организационная система должна обеспечить бесперебойную работу всего комплекса с учетом распределения по уровням управления.
• В соответствии с составом укомплектованности персонала должны разрабатываться должностные инструкции, которые предполагают направленное действие на улучшение и плодотворную работу АСУ.
• По каждой автоматизированной функции, которая выполняется во взаимодействии данной АСУ с другими системами, инструкции персоналу АСУ и этих систем должны быть взаимоувязаны для всех режимов выполнения данной функции и содержать указания о действиях персонала при отказах технических средств АСУ [2].

Со стороны лингвистического обеспечения должны выполняться следующие правила:

• предусмотрены языковые средства для описания любой используемой в АСУ информации;
• унифицированы и стандартизированы описания однотипных элементов информации и записи синтаксических конструкций;
• предусмотрены средства исправления ошибок, возникающих при общении пользователей с техническими средствами АСУ.

Правовое обеспечение:

• Должно включать совокупность правовых норм определяющих юридическую силу информации на носителях данных и документов.
• Содержать документы, регламентирующие правоотношения между лицами, входящими в состав персонала АСУ (права, обязанности и ответственность), а также между персоналом АСУ и персоналом систем, взаимодействующих с АСУ.

Требования к эксплуатационной документации на АСУ определены в следующем:

---

• Необходимо содержать сведения для быстрого и качественного освоения и правильной эксплуатации средств.
• Необходимо содержать указания по деятельности персонала АСУ в аварийных ситуациях или при нарушении нормальных условий функционирования АСУ.
• Не должно быть содержание положений, допускающих неоднозначное толкование.

Для описания работы АС, существует определенный алгоритм (рис.4).

Рисунок 4. Алгоритм отражения хозяйственных операций при автоматизированной форме бухгалтерского учета.

1. Изначально собранная информация заносится в базу данных, где идет четкое распределение по отделам, необходимостью, значимости, работы с поставщиками и т.д.
2. Заправленные информационные данные бухгалтерского учета подвергаются обработке на значимость показателей.
3. Формируются учетные регистры, в которых аккумулируются хронологические и систематические записи текущих хозяйственных операций.
4. Формируется отчетная документация.

Как и любая система, автоматизированная система бухгалтерского учета имеет свои достоинства и недостатки.

Таблица 1 – Достоинства и недостатки автоматизированной системы бухгалтерского учета

достоинства	недостатки
Простота в использовании	Сложность инструктажа для работы
Механизация учетного процесса	Подготовка специалистов
Скорость учета	недостаточность охвата программ обеспечения производственной деятельности
Оперативность	Отсутствие четкого описания взаимосвязи учетных регистров
Повышение трудовой производительности	Сложность непрерывного контроля
Разнообразие видов учета и планирования	Сложность в наполняемости информации
Быстрое выявление опечаток и математических ошибок
Увеличение скорости накопительных операций
Обеспечение аналитического анализа и сравнения ранее полученной информации

При выборе хозяйствующим субъектом формы бухгалтерского учета необходимо проанализировать особенности, преимущества и недостатки каждой формы исходя из требований, предъявляемых к ним.

---

Глава 2. Практическое обоснование автоматизированной формы бухгалтерского учета на предприятии

2.1. Стадии создания АС

Процесс создания АС представляет собой совокупность упорядоченных во времени, взаимосвязанных, объединённых в стадии и этапы работ, выполнение которых необходимо и достаточно для создания АС, соответствующей заданным требованиям.

Стадии и этапы создания АС выделяются как части процесса создания по соображениям рационального планирования и организации работ, заканчивающихся заданным результатом (рисунок 5).

Рисунок 5. Стадии и этапы создания АС.

Этапные стадии, которые применяются выполняющими организациями работ по проектированию и созданию АС, предусмотрены в заключенных договорах и техническом задании, которое соответствует настоящим стандартам.

При заключении договора подряда, допускается исключение стадии "Эскизный проект". А так же существует возможность исключения отдельных этапов работы на всех стадиях. Или объединить этапы "Технический проект" и "Рабочая документация" в одну стадию "Технорабочий проект" [9].

Информационные технологии в бухгалтерском управлении и учете.

Комплексная система автоматизации государственных органов власти субъекта Российской Федерации характеризует с системных позиций взаимоотношения между государственными органами на региональном и муниципальном уровнях, между государственными органами и коммерческими организациями, между государственными органами и населением, проживающем на искомых территориях.

Управление ими с системных позиций включает совокупность взаимосвязанных макросистем в комплексе, т.е. всю инфраструктура, обеспечивающую жизнедеятельность муниципального образования (МО): ЖКХ, инженерные и транспортные коммуникации, благоустройство, архитектура и градостроительство. На этих территориях существуют:

• производственная сфера;
• АПК;
• социальная сфера;
• финансово-экономическая сфера;
• управленческая сфера.
• К производственной сфере относят материальное производство, а именно:
• промышленность,
• транспорт и связь,
• торговлю,
• строительство,
• бытовое обслуживание,
• общественное питание,
• предпринимательство.

Управленческая сфера представляет собой совокупность органов муниципального и государственного управления, общественных объединений и организаций, как институтов гражданского общества.

---

Задача которых состоит в том, чтобы обеспечить достойную жизнь гражданам, всесторонне развитие личности, градостроительства, производства, социальной, экономической сферы и т.п.

Созданию этой системы предшествует разработка концепции с системных позиций, учитывая информационные процессы:

во внутренней структуре органов местного самоуправления;

• между МО и муниципальными предприятиями;
• между МО и общественными организациями;
• между МО и населением;
• между МО и внешним миром (федеральными центрами, иностранными государствами).

Информационная система должна способствовать поддержке принятия решений. Этому способствует система внутренних коммуникаций, единая коммуникационная сеть, органы местного управления и муниципальные предприятия.

Основные требования при проектирование ИС МО:

• Комплексный и системный подход к выбору технических и программных средств.
• Интеграция потоков.
• Эффективность расчетов, снижение затрат.
• Безопасность и защита информации при обмене данных в рамках сети.
• Интеграция информационной структуры в рамках МО с другими структурами регионального и государственного управления.
• Обеспечение масштабирования задач (возможность развития ИС).
• Обеспечение соответствующего интерфейса с пользователем.
• Организация обучения, подготовки кадров.
• Использование Интернета и соответствующих технологий для повышения конкурентного потенциала МО, приобретения им статуса интеллектуального города, повышения качества информационного обслуживания населения, повышение прозрачности муниципальных властей, представление МО для туристов, гостей, инвесторов, вышестоящих органов власти.

Система предполагает автоматизацию всех направлений деятельности администрации и включает в себя: подсистемы органов местного самоуправления; объектов жилищно-коммунального хозяйства; бюджетных организаций; подсистемы взаимодействия с поставщиками и заказчиками, уполномоченными банками и казначейством, службу обслуживания централизованных закупок. Для полноты информационного обеспечения деятельности администрации в конкретных условиях система допускает централизованное ведение баз данных по различным направлениям деятельности.

2.2.Техническое задание на создание АС

Современное проектирование автоматизированных систем (АС) предполагает наличие определенного стандарта, который содержит в себе основные требования автоматизации разных видов деятельности АС и их сочетаний. В данный стандарт входит установленный состав и содержание АС, а так же прописаны правила оформления документа «Техническое задание (ТЗ) на создание системы» [6].

---