Файл: РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ».pdf

- движение денежных средств (ДДС) организации;

- план снабжения организации;

- план продаж организации.

Бюджет организации (Приложение 1) является одним из основных документов организации. Бюджет состоит из доходной и расходной части. Каждая часть бюджета имеет плановые и фактические показатели. Бюджет формируется ежегодно до 31 декабря на следующий отчетный год помесячно. Плановые показатели доходной части бюджета заполняются данными из договоров с покупателями готовой продукции, товаров, работ, услуг, а также на основе экспертной оценки объемов и цен продаж. Фактические показатели доходной части бюджета заполняются данными из платежных поручений покупателей. Плановые показатели расходной части бюджета заполняются данными из договоров с поставщиками и подрядчиками товаров, работ, услуг, а также на основе экспертной оценки объемов и цен покупок. Фактические показатели расходной части бюджета заполняются данными из платежных поручений организации. Данные бюджета позволяют руководителю организации оценить результаты текущей деятельности организации, своевременно принять меры для увеличения доходной части бюджета и сокращения расходной части бюджета с целью получения годового финансового результата не менее запланированного.

Документ «Движение денежных средств (ДДС) организации» (Приложение 2) состоит из приходной и расходной части. В отличие от бюджета организации плановые показатели ДДС заполняются по кассовому методу, то есть указывается не выполнение работ, а поступление и расход денежных средств. Данные ДДС позволяют руководителю организации оценить наличие денежных средств на расчетных счетах и в кассе организации, своевременно принять меры для устранения возможности неплатежеспособности организации.

План снабжения организации (Приложение 3) состоит из плановых и фактических показателей покупки товаров, сырья, материалов, комплектующих изделий, предназначенных для производства готовой продукции. Плановые показатели снабжения заполняются данными из договоров с поставщиками, из договоров с покупателями, а также из технологических карт производства готовой продукции. Фактические показатели снабжения заполняются данными из товарных накладных, полученных от поставщиков. Данные плана снабжения позволяют руководителю организации оценить необходимость и объемы закупок, определить период закупок.

План продаж организации (Приложение 4) состоит из плановых и фактических показателей продажи готовой продукции. Плановые показатели продаж заполняются данными из договоров с покупателями. Фактические показатели снабжения заполняются данными из товарных накладных организации. Данные плана продаж позволяют руководителю организации оценить возможность производственных подразделений выполнить план продаж, оценить спрос на готовую продукцию организации.

---

Вышеуказанные отчеты формируются в системе электронного документооборота на основе данных, содержащихся в документах, введенных в систему электронного документооборота.

Выводы: в данной главе рассмотрены недостатки действующего документооборота, предложены мероприятия по устранению выявленных недостатков документооборота. Предложены форматы документов для ведения документооборота в системе электронного документооборота. Рассмотрены некоторые виды отчетов, которые могут быть сформированы на основе данных, содержащихся в документах организации.

Глава 4. Разработка процесса документооборота «как должно быть»

Рассмотрим процесс документооборота, владельцев процесса, подпроцессы, приведем схему процесса.

Схема документооборота является неотъемлемой частью Учетной политики организации, ответственность за создание которой несет главный бухгалтер. Поэтому владельцем процесса «Документооборот» является главный бухгалтер организации.

Процесс «Документооборот» состоит из трех подпроцессов: «Создание и получение документа», «Согласование документа» и «Обработка и хранение документа».

Все входящие документы поступают для исполнения в соответствующее структурное подразделение (вход процесса «Документооборот»).

На этапе подпроцесса «Создание и получение документа» сотрудники структурных подразделений проводят следующую работу с документами:

- проверяют правильность заполнения входящих документов;

- создают внутренние и исходящие документы;

- проводят предварительную обработку поступающих документов (сканирование документа, копирование документа и т.п.);

- передают документы ответственному исполнителю для согласования.

Владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является руководитель соответствующего структурного подразделения. Например, при создании договора с покупателем владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является начальник юридического отдела; при получении входящих документов от поставщика (товарная накладная, счет-фактура, счет на оплату) владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является главный бухгалтер. В таблице 4 приводятся данные о подпроцессе «Создание и получение документа».

---

		таблица 5
Процесс "Документооборот" подпроцесс "Создание и получение документа"
Наименование документа	Ответственный за создание документа (от кого поступает документ в подпроцесс)	Срок исполнения
Счет на оплату	Контрагент	-------------
Акт выполненных работ	Контрагент	-------------
Товарная накладная	Контрагент	-------------
Счет-фактура	Контрагент	-------------
Банковская выписка	Банк	-------------
Свидетельство о регистрации	ИФНС	-------------
Свидетельство о постановке на учет	ИФНС	-------------
Выписка из ЕГРЮЛ	ИФНС	-------------
Выписка из ЕГРН	Росреестр	-------------
Договор с поставщиком	Контрагент	-------------
Бухгалтерские справки	Главный бухгалтер	1 день
Учетная политика	Главный бухгалтер	1 месяц
Приказ на инвентаризацию	Главный бухгалтер	1 день
Инвентарные описи	Главный бухгалтер	15 дней
Приходный ордер М-4	Начальник склада сырья	1 день
Требование накладная М-11	Начальник цеха	1 день
Платежное поручение	Главный бухгалтер	1 день
Приказ о приеме на работу	Начальник отдела кадров	1 день
Трудовой договор	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ об увольнении	Начальник отдела кадров	1 день
Штатное расписание	Начальник отдела кадров	1 день
Табель учета рабочего времени	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ на отпуск	Начальник отдела кадров	1 день
Нормативный документ организации	Начальник юридического отдела	5 дней
Бюджет	Начальник экономического отдела	1 месяц
План движения денежных средств	Начальник экономического отдела	1 месяц
План поставки сырья	Начальник экономического отдела	1 месяц
План сбыта	Начальник экономического отдела	1 месяц
Акт списания ТМЦ	Главный бухгалтер	1 день
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	Главный бухгалтер	1 день
Акт сверки расчетов	Главный бухгалтер	1 день
Устав	Начальник юридического отдела	5 дней
Договор с покупателем	Начальник юридического отдела	1 день

---

На этапе подпроцесса «Согласование документа» сотрудники структурных подразделений проводят следующую работу с документами:

- проводят согласование документа с уполномоченными лицами организации, указанными в таблице 4;

- визируют документ у руководителя организации;

- передают документ ответственному исполнителю для обработки и хранения.

Владельцем подпроцесса «Согласование документа» является руководитель структурного подразделения, в которое поступил документ от подпроцесса «Создание и получение документа». Например, созданный договор с покупателем поступает ответственному исполнителю в коммерческий отдел для проведения подпроцесса «Согласование документа» и владельцем подпроцесса «Согласование документа», в данном случае, является начальник коммерческого отдела. В таблице 6 приводятся данные о подпроцессе «Согласование документа».

		таблица 6
Процесс "Документооборот" подпроцесс "Согласование документа"
Наименование документа	Ответственный за согласование документа	Срок исполнения
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	без согласования	-------------
Банковская выписка	без согласования	-------------
Свидетельство о регистрации	без согласования	-------------
Свидетельство о постановке на учет	без согласования	-------------
Выписка из ЕГРЮЛ	без согласования	-------------
Выписка из ЕГРН	без согласования	-------------
Договор с поставщиком	Начальник отдела снабжение	1 день
Бухгалтерские справки	без согласования	-------------
Учетная политика	Главный бухгалтер	1 день
Приказ на инвентаризацию	Главный бухгалтер	1 день
Инвентарные описи	без согласования	-------------
Приходный ордер М-4	без согласования	-------------
Требование накладная М-11	Начальник цеха	1 день
Платежное поручение	без согласования	-------------
Приказ о приеме на работу	Начальник отдела кадров	1 день
Трудовой договор	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ об увольнении	Начальник отдела кадров	1 день
Штатное расписание	без согласования	-------------
Табель учета рабочего времени	без согласования	-------------
Приказ на отпуск	Начальник отдела кадров	1 день
Нормативный документ организации	Начальник юридического отдела	1 день
Бюджет	Начальник экономического отдела	5 дней
План движения денежных средств	Начальник экономического отдела	5 дней
План поставки сырья	Начальник экономического отдела	5 дней
План сбыта	Начальник экономического отдела	5 дней
Акт списания ТМЦ	Главный бухгалтер	1 день
Счет на оплату	без согласования	-------------
Акт выполненных работ	без согласования	-------------
Товарная накладная	без согласования	-------------
Счет-фактура	без согласования	-------------
Акт сверки расчетов	без согласования	-------------
Устав	без согласования	-------------
Договор с покупателем	Начальник отдела сбыта	1 день

---

На этапе подпроцесса «Обработка и хранение документа» сотрудники структурных подразделений проводят следующую работу с документами:

- ввод информации из документа в базу данных;

- формирование отчетных форм, таблиц на основе информации, введенной в базу данных;

- передают документы на хранение в структурное подразделение, указанное в таблице 3 (выход процесса «Документооборот»).

Владельцем подпроцесса «Обработка и хранение документа» является руководитель структурного подразделения, в которое поступил документ от подпроцесса «Согласование документа». Например, созданный договор с покупателем поступает ответственному исполнителю в отдел сбыта для проведения подпроцесса «Обработка и хранение документа» и владельцем подпроцесса «Обработка и хранение документа», в данном случае, является начальник отдела сбыта. В таблице 7 приводятся данные о подпроцессе «Обработка и хранение документа».

		таблица 7
Процесс "Документооборот" подпроцесс "Обработка и хранение документа"
Наименование документа	Ответственный за обработку и хранение документа	Срок исполнения
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	Главный бухгалтер	1 день
Банковская выписка	Главный бухгалтер	1 день
Свидетельство о регистрации	Начальник юридического отдела	1 день
Свидетельство о постановке на учет	Начальник юридического отдела	1 день
Выписка из ЕГРЮЛ	Начальник юридического отдела	1 день
Выписка из ЕГРН	Начальник юридического отдела	1 день
Договор с поставщиком	Начальник отдела снабжения	1 день
Бухгалтерские справки	Главный бухгалтер	1 день
Учетная политика	Главный бухгалтер	1 день
Приказ на инвентаризацию	Главный бухгалтер	1 день
Инвентарные описи	Главный бухгалтер	1 день
Приходный ордер М-4	Начальник склада сырья	1 день
Требование накладная М-11	Начальник цеха	1 день
Платежное поручение	Главный бухгалтер	1 день
Приказ о приеме на работу	Начальник отдела кадров	1 день
Трудовой договор	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ об увольнении	Начальник отдела кадров	1 день
Штатное расписание	Начальник отдела кадров	1 день
Табель учета рабочего времени	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ на отпуск	Начальник отдела кадров	1 день
Нормативный документ организации	Начальник юридического отдела	1 день
Бюджет	Начальник экономического отдела	1 день
План движения денежных средств	Начальник экономического отдела	1 день
План поставки сырья	Начальник экономического отдела	1 день
План сбыта	Начальник экономического отдела	1 день
Акт списания ТМЦ	Главный бухгалтер	1 день
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	Главный бухгалтер	1 день
Акт сверки расчетов	Главный бухгалтер	1 день
Устав	Начальник юридического отдела	1 день
Договор с покупателем	Начальник отдела сбыта	1 день

---