Файл: РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ».pdf

Введение

В настоящей курсовой работе объектом исследования является регламент выполнения процесса управлением документооборота в организации. Рассмотрены принципы документооборота в коммерческой организации. Рассмотрен существующий документооборот в организации, схема управления процессом и подпроцессами. Проведен анализ существующего документооборота и разработаны мероприятия по улучшению процесса. На основе анализа существующего документооборота разработан новый регламент процесса документооборота, новая схема управления процессом и подпроцессами.

Актуальность темы исследования определяется следующими факторами:

Деятельность организации фиксируется в документах. Документы подтверждают доходы и расходы организации. Приведем примеры некоторых документов. Создание и регистрация организации оформляется следующими документами: Устав организации, Свидетельство о регистрации, Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. В процессе производственной деятельности организации оформляются следующие документы: договор с поставщиком, договор с покупателем, акт оказанных услуг, товарная накладная, счет-фактура, приходный ордер по форме М-4, требование-накладная по форме М-11, счет на оплату. Кадровая деятельность фиксируется в следующих документах: штатное расписание, приказ о приеме на работу, приказ на отпуск, приказ на командировку, приказ об увольнении, табель учета рабочего времени. Финансово-хозяйственная деятельность отражается в следующих документах: приказы и распоряжения по основной деятельности организации, документы по инвентаризации, банковские выписки, платежные поручения, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, учетная политика организации. Деятельность структурных подразделений организации регламентируется различными нормативными документами. В процессе деятельности организации формируются различные отчетные документы: бухгалтерская и налоговая отчетность, статистическая отчетность, управленческая отчетность. Объем документов, которые оформляются и хранятся в организации зависит от объема производственной деятельности организации и может достигать десятков и сотен тысяч единиц. Формы документов утверждаются в учетной политике организации или используются типовые формы документов, утвержденные Приказами Федеральной службы государственной статистики. Для определения соответствия деятельности организации требованиям государственных нормативных документов (Законы, Кодексы, Положения и др.) проводятся различные проверки: выездные налоговые проверки, камеральные налоговые проверки, аудиторские проверки, проверки различных контролирующих органов – Ростехнадзор, Росприроднадзор, Роспотребнадзор и др. Основным источником информации при проведении проверок, являются документы организации. Соответственно, отсутствие документов, ошибки в документах, неправильное оформление документов приводит к налоговым, административным и уголовным рискам. Для устранения или сокращения рисков необходимо: своевременное оформление документов, контроль за правильностью оформления документов, организация хранения документов. Оформление документов проводится в несколько этапов: создание документов, согласование документов, обработка и хранение документов. Последовательность прохождения документов по стадиям, между исполнителями различных структурных подразделений регламентируется процессом документооборота в организации. В организации регламентируются типовые процессы документооборота. Регламент составляется таким образом, чтобы исполнителям на каждом этапе процесса было понятно: от кого поступает документ; что делать с документом (создать, согласовать, завизировать и т.п.); кому передать документ. В то же время возможны нетиповые ситуации в документообороте. В этом случае процесс документооборота определяется руководителем организации. Процесс документооборота в организации является обязательной составной частью учетной политики организации, которая утверждается руководителем организации. Требования регламента по документообороту являются обязательными для всех сотрудников организации. Хранение документов осуществляется в структурных подразделениях и/или в архиве организации в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной руководителем организации. Номенклатура дел необходима для систематизации документов, определения срока хранения документов.

---

Таким образом, вышеуказанные факторы требуют проведения разработки процесса документооборота, обеспечивающего своевременное оформление документов, оптимальное движение документов между исполнителями различных структурных подразделений организации.

Целью курсовой работы является разработка регламента процесса документооборота в коммерческой организации.

Задачами курсовой работы является определение участников процесса документооборота, определение подпроцессов, определение последовательности движения документов между участниками подпроцессов, определения атрибутов документов, определение отчетных форм, которые могут быть сформированы в результате реализации данного процесса документооборота.

Выводы: во введении определены цели и задачи курсовой работы, указана актуальность темы, рассмотрены виды документов организации, определена необходимость наличия регламента процесса документооборота в организации.

Глава 1. Принципы документооборота в организации

Процесс документооборота индивидуализирован для каждой организации и зависит от следующих параметров: вид деятельности организации, структура организации, функции структурных подразделений. Движение документов происходит между исполнителями структурных подразделений. Соответственно, процесс документооборота строится с учетом структуры организации, структуры подчиненности (система управления организацией), видов применяемых документов.

Рассмотрим процесс документооборота на примере условной коммерческой организации, занимающейся производственной деятельностью.

Руководство деятельностью организации осуществляется дирекцией. Это может быть единоличный исполнительный орган в лице Генерального директора или Совет директоров. Административная деятельность организации обеспечивается следующими подразделениями: секретариат, канцелярия, отдел информационных технологий, отдел кадров, юридический отдел. В финансовый блок подразделений входит бухгалтерия и экономический отдел. В коммерческий блок подразделений входит отдел снабжения и отдел сбыта. Непосредственная деятельность организации в соответствии с видом деятельности осуществляется следующими подразделениями: склад сырья, материалов, комплектующих изделий; цех; склад готовой продукции; технологический отдел. В службу главного инженера входит административно-хозяйственный отдел (АХО) и отдел эксплуатации технический средств. В таблице 1 приведения структура организации.

---

								таблица 1
Структура организации
Дирекция
Административный блок	Финансовый блок		Коммерческий блок		Производственный блок		Служба главного инженера
1. Секретариат 2. Канцелярия 3. Отдел информационных технологий (IT) 4. Отдел кадров 5. Юридический отдел	1. Бухгалтерия 2. Экономический отдел		1. Отдел снабжения 2. Отдел сбыта		1. Склад сырья 2. Цех 3. Склад готовой продукции 4. Технологический отдел		1. Административно-хозяйственный отдел (АХО) 2. Отдел по эксплуатации технических средств

Из структуры организации следует, что в организации применяется трехуровневая система управления, которая обеспечивается следующим подчинением. В непосредственном подчинении у генерального директора находятся: руководитель секретариата, начальник канцелярии, начальник отдела информационных технологий, начальник отдела кадров, начальник юридического отдела, финансовый директор, коммерческий директор, главный инженер, заместитель генерального директора по производству. Финансовому директору подчиняются: главный бухгалтер и начальник экономического отдела. Коммерческому директору подчиняются: начальник отдела снабжения и начальник отдела сбыта. Главному инженеру подчиняются: начальник АХО и начальник отдела по эксплуатации технических средств. Заместителю генерального директора по производству подчиняются: начальник склада сырья, начальник цеха, начальник склада готовой продукции, главный технолог. В таблице 2 приведена трехуровневая система управления организацией.

				таблица 2
Трехуровневая система управления организацией
Уровень 1	Уровень 2		Уровень 3
Генеральный директор	Руководитель секретариата
	Начальник канцелярии
	Начальник отдела информационных технологий
	Начальник отдела кадров
	Начальник юридического отдела
	Финансовый директор		Главный бухгалтер
			Начальник экономического отдела
	Коммерческий директор		Начальник отдела снабжение
			Начальник отдела сбыта
	Главный инженер		Начальник АХО
			Начальник отдела по эксплуатации технических средств
	Заместитель генерального директора по производству		Начальник склада сырья
			Начальник цеха
			Начальник склада готовой продукции
			Главный технолог

---

Исполнители в структурных подразделениях организации работают с различными видами документов. Исполнитель несет ответственность за:

- получение документа от контрагента или составление документа;

- проверку документа на наличие ошибок в документе;

- исправление ошибок в документе;

- передачу документа на согласование ответственным сотрудникам других подразделений;

- визирование документа;

- обработку документа (ввод данных документа в базу данных, сканирование документа, копирование документа и т.п.);

- передачу документа контрагенту или на хранение в соответствующее подразделение.

В любом случае исполнитель проводит полный цикл от получения или составления документа до обработки и передачи документа контрагенту или на хранение.

Распределим все виды документов на три группы: входящие, внутренние и исходящие.

Далее рассматриваются виды документов, список которых не является исчерпывающим. В организации могут оформляться другие виды документов, однако это не изменяет процесс документооборота в организации.

Входящие документы поступают от контрагентов для исполнения в соответствующее подразделение. В бухгалтерию для исполнения поступают следующие виды входящих документов: счет на оплату, акт выполненных работ, товарная накладная, счет-фактура, банковская выписка и другие. В юридический отдел для исполнения поступают следующие виды входящих документов: свидетельство о регистрации, свидетельство о постановке на учет, выписка из ЕГРЮЛ, выписка из ЕГРН, договор с поставщиком и другие.

Внутренние документы являются нормативно-распорядительными и используются для регламентирования деятельности внутри организации. К таким документам можно отнести: бухгалтерские справки, учетная политика организации, приказ на инвентаризацию, инвентарные описи, приходный ордер по форма М-4, требование-накладная по форме М-11, приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказ об увольнении, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказ на отпуск, акт списания ТМЦ и другие.

Исходящие документы создаются внутри организации и далее после согласования и визирования передаются контрагенту. К таким документам относятся документы на реализацию товаров. работ и услуг, которые создаются в бухгалтерии (счет на оплату, акт выполненных работ, товарная накладная, счет-фактура, Акт сверки расчетов). В юридическом отделе создаются учредительные документы организации, договоры с поставщиками и покупателями и другие.

---

После оформления и обработки документы передаются на хранение в подразделение по принадлежности. Для осуществления хранения документов в организации оформляется номенклатура дел. Ежегодно номенклатура дел уточняется, согласовывается с исполнителями и утверждается руководителем организации. В таблице 3 указано соответствие видов документов местам их хранения.

					таблица 3
Основные виды документов и места их хранения
Входящие		Внутренние		Исходящие
Наименование документа	Место хранения	Наименование документа	Место хранения	Наименование документа	Место хранения
Счет на оплату	Бухгалтерия	Бухгалтерские справки	Бухгалтерия	Счет на оплату	Бухгалтерия
Акт выполненных работ	Бухгалтерия	Учетная политика	Бухгалтерия	Акт выполненных работ	Бухгалтерия
Товарная накладная	Бухгалтерия	Приказ на инвентаризацию	Бухгалтерия	Товарная накладная	Бухгалтерия
Счет-фактура	Бухгалтерия	Инвентарные описи	Бухгалтерия	Счет-фактура	Бухгалтерия
Банковская выписка	Бухгалтерия	Приходный ордер М-4	Склад сырья	Акт сверки расчетов	Бухгалтерия
Свидетельство о регистрации	Юридический отдел	Требование накладная М-11	Бухгалтерия	Устав	Юридический отдел
Свидетельство о постановке на учет	Юридический отдел	Платежное поручение	Бухгалтерия	Договор с покупателем	Юридический отдел
Выписка из ЕГРЮЛ	Юридический отдел	Приказ о приеме на работу	Отдел кадров	Письма для контрагентов	Канцелярия
Выписка из ЕГРН	Юридический отдел	Трудовой договор	Отдел кадров
Договор с поставщиком	Юридический отдел	Приказ об увольнении	Отдел кадров
Письма от контрагентов	Канцелярия	Штатное расписание	Отдел кадров
		Табель учета рабочего времени	Бухгалтерия
		Приказ на отпуск	Бухгалтерия
		Нормативно-распорядительные документы организации	Юридический отдел
		Бюджет	Экономический отдел
		План движения денежных средств	Экономический отдел
		План поставки сырья	Экономический отдел
		План сбыта	Экономический отдел
		Технологические карты	Технологический отдел
		Акт списания ТМЦ	Бухгалтерия

---