Файл: РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ».pdf

Движение документа состоит из следующих этапов: получение или составление документа, регистрация документа, согласование документа, обработка документа, хранение документа. На схеме 1 показаны этапы движения документа.

						схема 1
Схема движения документа
Получение документа от контрагента
		Регистрация документа		Требуется согласование		Нет	Передача документа в
							структурное подразделение
Составление документа							на хранение
					Да
				Передача документа исполнителю
				Согласование документа
				Визирование документа
				Требуется передача документа контрагенту		Нет
					Да		Передача документа
							контрагенту

Выводы: в настоящей главе рассмотрены основные принципы документооборота. Приведена структура условной коммерческой организации, состав подразделений, виды документов, последовательность оформления документов.

---

Глава 2. Существующий процесс документооборота «как есть»

Рассмотрим существующий процесс документооборота в условной коммерческой организации, владельцев процесса, подпроцессы, приведем схему процесса.

Все документы (входящие, внутренние, исходящие) поступают в канцелярию (вход процесса «Документооборот»). Сотрудники канцелярии проводят следующую обработку документов:

- регистрируют документы;

- из всех документов выбирают документы, требующие распоряжения руководителя организации;

- отобранные документы передают руководителя организации;

- документы с распоряжением руководителя организации и документы, не требующие распоряжения руководителя организации, передают сотрудникам структурных подразделений для исполнения;

- оформленные исходящие документы передают контрагентам почтовой отправкой или курьерской доставкой.

Сотрудники структурных подразделений проводят следующую обработку документов:

- создают документы;

- передают документы в канцелярию для визирования руководителем организации и для отправки контрагентам;

- проводят обработку поступающих документов (ввод данных документа в базу данных, сканирование документа, копирование документа и т.п.);

- осуществляют хранение документа (выход процесса «Документооборот»).

Таким образом, процесс «Документооборот» состоит из двух подпроцессов «Создание и получение документа» и «Обработка и хранение документа».

Процесс или подпроцесс завершается получением конкретного результата:

- оформленный документ (процесс «Документооборот»);

- завершено создание (получение), регистрация и первичная обработка документа (подпроцесс «Создание и получение документа»);

- завершена обработка документа (подпроцесс «Обработка и хранение документа»).

Лицом, заинтересованным в получении конкретного результата, является Владелец процесса или подпроцесса. Владелец несет ответственность за организацию хода процесса или подпроцесса, за получение результата, за эффективность процесса или подпроцесса. В документообороте эффективность это выполнение процесса или подпроцесса с минимальными затратами времени и ресурсов. Владельцем процесса или подпроцесса может быть руководящее лицо организации, имеющее соответствующие полномочия, сотрудников в подчинении, программно-технические ресурсы, информацию о ходе процесса. Владелец процесса обеспечивает непрерывность процесса документооборота на стыке между подпроцессами. В рассматриваемой организации:

---

- владельцем процесса «Документооборот» является начальник канцелярии;

- владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является начальник канцелярии;

- владельцами подпроцесса «Обработка и хранение документа» являются руководители структурных подразделений в зависимости от того, в какое подразделение поступает документ для исполнения. На схеме 2 приведена Схема процесса «Документооборот» (как есть).

							схема 2
Схема процесса "Документооборот" (Как есть)
входящие документы		Канцелярия			отправка исходящих документов контрагенту
					передача документов для распоряжения		Генеральный директор
					возврат документов с распоряжением
			передача документов с распоряжением для исполнения				Структурное подразделение
	передача внутренних и исходящих документов						Структурное подразделение

Выводы: в настоящей главе рассмотрена схема процесса «Документооборот» (как есть). Рассмотрены подпроцессы «Создание и получение документа» и «Обработка и хранение документа». Определены владельцы процесса и подпроцессов.

Глава 3. Анализ существующего процесса документооборота и разработка мероприятий по улучшению процесса

---

В существующем процессе «Документооборот» (как есть) имеются следующие недостатки:

- работа канцелярии перегружена документооборотом;

- документы поступают в структурные подразделения на исполнение с задержкой по времени, что замедляет процесс дальнейшей обработки документов. В данном случае параметр времени является существенным, например, при срочной поставке сырья и материалов, необходимых для производства готовой продукции; при срочной отгрузке готовой продукции; при подготовке квартальной и годовой бухгалтерской отчетности.

- отсутствует процесс согласования документов, который необходим для более качественной подготовки документов; для обнаружения и устранения ошибок в документах.

Для устранения вышеуказанных предлагаются следующие изменения в процессе «Документооборот»:

- вводится подпроцесс «Согласование документа»;

- схема документооборота изменяется таким образом, чтобы сократить время оформления документа;

- разрабатываются атрибуты документов и справочников, необходимых для внедрения системы электронного документооборота в организации.

Для функционирования подпроцесса согласования документа определим перечень согласующих лиц. В этот перечень входят: бухгалтер, руководитель структурного подразделения, экономист, юрист. Бухгалтер проверяет правильность заполнения документа: банковские реквизиты, наименование контрагента, адрес контрагента, сумму документа на соответствие договорным условиям, сумму налога на добавленную стоимость, срок платежа, назначение платежа на соответствие договорным условиям. Руководитель структурного подразделения подтверждает, что работы, товары, услуги, указанные в документе выполнены (необходимо выполнить) и соответствуют договорным условиям. Экономист проверяет наличие требуемых денежных средств в бюджете организации. Юрист проверяет соответствие документа требованием законодательства. Соответственно, в зависимости от вида документа перечень согласующих лиц может быть различным. В таблице 4 приведено соответствие вида документа и согласующих лиц.

			таблица 4
Участники согласования документа
Наименование документа	бухгалтер	руководитель подразделения	экономист	юрист
Счет на оплату	Х	Х	Х
Акт выполненных работ	Х	Х	Х
Товарная накладная	Х	Х	Х
Договор с поставщиком	Х	Х	Х	Х
Учетная политика	Х			Х
Приказ на инвентаризацию	Х			Х
Требование накладная М-11	Х	Х	Х
Приказ о приеме на работу		Х		Х
Трудовой договор		Х		Х
Приказ об увольнении		Х		Х
Приказ на отпуск		Х		Х
Нормативный документ организации	Х	Х		Х
Бюджет		Х	Х
План движения денежных средств	Х		Х
План поставки сырья		Х	Х
План сбыта		Х	Х
Акт списания ТМЦ	Х	Х	Х
Договор с покупателем	Х	Х	Х	Х

---

При внедрении системы электронного документооборота предусмотрены следующие справочники:

- контрагенты;

- статьи доходов и расходов;

- сотрудники организации;

- покупные товары, сырье и материалы;

- готовая продукция.

Справочники имеют следующие атрибуты.

Справочник контрагентов:

- сокращенное наименование контрагента;

- полное наименование контрагента;

- ИНН контрагента;

- КПП контрагента;

- ОГРН контрагента;

- адрес контрагента;

- банковские реквизиты контрагента.

Справочник статей доходов и расходов:

ДОХОДЫ

- продажа готовой продукции;

- продажа покупных товаров;

- вклад в имущество;

- продажа имущества;

- процентные доходы;

- прочие доходы;

РАСХОДЫ

- амортизация;

- вклад в имущество;

- выбытие имущества;

- налоги и сборы;

- страхование имущества;

- аудиторские услуги;

- консультационные услуги;

- юридические услуги;

- зарплата;

- премии;

- налоги на ФОТ;

- обучение сотрудников;

- канцтовары для офиса;

- коммунальные платежи офиса;

- мебель и оборудование для офиса;

- охрана офиса;

- прочие расходы для офиса;

- компьютеры и оргтехника;

- программное обеспечение;

- расходные материалы для компьютеров и оргтехники;

- ремонт компьютеров и оргтехники;

- командировки;

- почтовые расходы;

- телефонная связь;

- интернет;

- транспортные расходы;

- комиссия банка;

- штрафы и пени.

Справочник сотрудников организации:

- Ф.И.О. сотрудника;

- должность.

Справочник покупных товаров, сырья и материалов:

- наименование;

- место хранения (склад, подразделение).

Справочник готовой продукции:

- наименование;

- место хранения (склад, подразделение).

При внедрении системы электронного документооборота предусмотрены следующие атрибуты документа:

- наименование документа;

- номер документа;

- дата документа;

- номер регистрации документа;

- дата регистрации документа;

- от кого получен документ;

- кому передан документ;

- сумма документа;

- сумма налога на добавленную стоимость документа;

- статья дохода или расхода;

- статус документа (у кого на согласовании, согласован, не согласован);

- комментарии.

В результате ввода и обработки документов в системе электронного документооборота могут быть сформированы и постоянно обновляться в режиме реального времени следующие отчетные документы:

- бюджет организации;

---