Файл: Особенности коммуникаций в современной организации.pdf

Мероприятие 2.Формирование рабочей группы проекта «Коммуникации в нашей компании».В эту группу должен войти Генеральный директор ООО ЧОП "ВИЗИРС" (или, как минимум, его первый заместитель), как лицо, владеющее наибольшей информацией о ООО ЧОП "ВИЗИРС", стратегии его развития. К тому же именно к этим лицам идет основной поток обращений со стороны персонала ООО ЧОП "ВИЗИРС". И, наконец, последний довод за введение первого лица ООО ЧОП "ВИЗИРС" в рабочую группу – подчеркнуть важность разработки эффективной системы внутренних деловых коммуникаций. Также в рабочую группу обязательно должны быть включены руководитель отдела персонала и PR-менеджер, как сотрудники, которые будут осуществлять основную организационную работу (организация собраний группы, ведение протоколов, сбор материалов, предоставление необходимой информации участникам рабочей группы и т.д.). Состав рабочей группы должен быть утвержден приказом Генерального директора.

Мероприятие 3.Разработка политики ООО ЧОП "ВИЗИРС" в части внутренних деловых коммуникаций. Первые шаги рабочей группы должны быть направлены на формирование политики и стандартов ООО ЧОП "ВИЗИРС" в области внутренних коммуникаций. Очень важно, чтобы все (даже промежуточные) решения в этой области были письменно зафиксированы и могли быть оперативно представлены в распоряжение каждого члена рабочей группы.

В части формирования политики ООО ЧОП "ВИЗИРС" в части внутренних коммуникаций, разрабатываются и утверждаются несколько отдельных документов (политик) в области внутренних коммуникаций. Таким образом, можно будет достаточно просто корректировать отдельные процессы, что неизбежно в процессе внедрения и эксплуатации СВК.

Разрабатываются и утверждаются следующие политики:

• об информировании персонала;
• о деловой этике;
• о разрешении конфликтов

Пример одной из политик, разработанных автором настоящей работы, приведен в Приложении 2.

Мероприятие 4. Разработка стандартов ООО ЧОП "ВИЗИРС" в части внутренних деловых коммуникаций.

Что же касается разработки стандартов ООО ЧОП "ВИЗИРС" в области внутренних коммуникаций, автор считает важным добиться простоты и читаемости документов. Это особенно актуально, если вспомнить, что в настоящее время письменные коммуникации на Предприятии используются весьма слабо, и персонал просто не привык к ним. Разрабатывались следующие стандарты:

• документооборота Предприятия;
• подготовки и проведения совещаний;
• подачи предложений;
• рассмотрения жалоб сотрудников Предприятия.

---

Проект стандарта Предприятия в части подготовки и проведения совещаний приведен в Приложении 3.

Мероприятие 5. Обеспечение своевременности и достаточности информации (личные беседы руководства, собрания, рассылка, информационные стенды) о значимых этапах проекта.

Мероприятие 6. Обеспечение получения обратной связи от персонала ООО ЧОП "ВИЗИРС" (личные беседы, собрания, «почтовые ящики»).

Мероприятие 7. Разработка и внедрение корпоративного информационного портала.

Существенным подспорьем в процессе формирования системы коммуникаций и дальнейшего ее функционирования может явиться корпоративный информационный портал (КИП).

На КИП могут быть представлены:

• справочные материалы (информация об ООО ЧОП "ВИЗИРС", персонале, тел. справочник и т.д.);
• корпоративные новостные ленты, уведомление о приказах, объявления сотрудников;
• документы, классификаторы и каталоги. Документы могут быть собраны в произвольные категории, возможно включение одного документа в разные разделы;
• файловые хранилища;
• подсистемы управления задачами и проектами. Позволяют выставлять задачи на сайте и отслеживать процесс их выполнения. Например, выставляется заявка в отдел ИТ, после чего пользователь может проследить, кому именно передана данная заявка, какая важность ей присвоена, какие действия проведены по заявке и т.д.
• средства совместной работы. Обсуждения по любым вопросам, контроль версий документов, сбор мнений сотрудников компаний;
• учебные материалы. На портале возможно как хранение учебных пособий, так и размещение систем тестирования и интерактивного обучения;
• данные интернет-сервисов (информеры) – например, информация о курсах валют, погоде и т.п.

Общий план преобразований должен учитывать такие поведенческие проблемы, как возможное негативное отношение сотрудников к переменам и связанной с ними неопределенности

Огромная роль в процессе отводится руководителям, инициирующим направленные на укрепление и развитие позиций ООО ЧОП "ВИЗИРС", стратегические перемены. Именно они формулируют видение и «показывают товар лицом», помогают работникам приподняться над индивидуальными интересами, связанными с их работой или подразделениями и попытаться увидеть картину в целом.

Главное в том, что сотрудники ООО ЧОП "ВИЗИРС" смогут добиться большего лишь тогда, когда у них будет сильная мотивация к этому, то есть желание, стремление добиться большего, чем они уже добились на сегодняшний день. Это стремление необходимо в них не только создать, но и найти нужные средства для его поддержания на высоком уровне.

---

Таким образом, ООО ЧОП "ВИЗИРС" занимается охраной объектов физическими постами. Проанализированы коммуникации в ООО ЧОП "ВИЗИРС", даны краткие рекомендации по их совершенствованию.

3. Пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций ООО ЧОП "ВИЗИРС"

3.1. Совершенствование межличностных коммуникаций ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Основные критерии оценки эффективности коммуникаций на фирме ООО ЧОП "ВИЗИРС" таковы:

• адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;
• баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;
• высокое качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;
• достаточное количество коммуникационных каналов;
• оптимальное количество промежуточных звеньев при передаче информации;
• количество распространяемых слухов;
• своевременность распространения информации;
• позитивное состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе.

Инструменты построения и повышения эффективности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС" можно разделить на четыре основных вида (таблица 3):

• аналитические;
• информационные;
• коммуникативные;
• организационные.

Для построения эффективной СВК рекомендуется использовать инструменты каждой группы, в то время как большинство организаций применяют одновременно не более двух групп вышеуказанного инструментария. Реже всего организациями используются следующие

Таблица 3

Инструменты построения и повышения эффективности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Аналитические	Информационные	Коммуникативные	Организационные
анкетирование; опрос; «почтовый ящик»; фокус-группа	внутренний сайт; доски объявлений; корпоративные СМИ; листовки; рассылка сообщений	корпоративные мероприятия; корпоративное обучение; корпоративные тренинги; система адаптации; соревнование по профессии	выступления руководства; разработка и внедрение корпоративных стандартов; собрания; совещания

---

инструменты:

• деловые игры;
• «почтовые ящики» для сбора предложений;
• презентации для сотрудников;
• тематические фотостенды;
• электронные библиотеки;
• электронные СМИ.

Чаще всего организациями используются:

• внутренние сайты;
• внутренние собрания;
• рассылки сообщений;
• стенды с информацией.

Алгоритм создания эффективной СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС" приведен на рисунке 2.

В первую очередь необходимо осуществить диагностику существующей СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС". Например, проводятся ли, и с какой регулярностью, собрания трудовых коллективов подразделений и компании в целом, присутствуют ли доски объявлений. Также необходимо выявить, через каких сотрудников и с какой скоростью распространяются слухи, принято ли в организации проведение опросов мнения сотрудников, анкетирование, внутреннее обучение персонала. На следующем этапе создается единое информационное пространство, разрабатываются политика и стандарты компании в области внутренних коммуникаций. Затем происходит внедрение этих стандартов, проводятся мероприятия по укреплению лояльности персонала.

Рис. 2 Создание эффективной СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Завершение алгоритма – осуществление мониторинга работоспособности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС", оценка ее эффективности, при необходимости осуществление мер по ее улучшению. Ставятся новые задачи в области управления внутренними коммуникациями.

Дополнительно можно привести следующие критерии эффективности:

• ясность. Информация должна быть сформулирована и передана таким образом, что может быть понятой получателем;
• целостность. Содействие установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;
• эффективная обратная связь, обеспечивающая главную цель коммуникативного процесса – достижение взаимопонимания. Эффективная обратная связь характеризуется точным определением, в чем неполадки, что конкретно должно быть сделано для их устранения, носит незамедлительный характер, должна быть надежной и понятной. Обратная связь эффективна, когда члены организации готовы ее принять.

Таким образом, на предприятии разработаны инструменты построения и повышения эффективности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС".

3.2. Информационные технологии как фактор эффективности ООО ЧОП "ВИЗИРС"

---

Информационные технологии, последние достижения в данной области способны в значительной степени совершенствовать обмену информацией в компаниях.

Информационные технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи^[29].

В настоящей работе выражение информационные технологии (ИТ) будет употребляться, с включением в него не только компьютерных технологий (оборудование и программное обеспечение) для формирования и хранения информации, но также и технологий связи для передачи информации.

Персональным компьютером (ПК) уже оказано огромное воздействие на информацию, получаемую и рассылаемую руководителями, вспомогательным персоналом и рабочими. С помощью электронной почты работники ООО ЧОП "ВИЗИРС" имеют возможность направить письменное сообщение любому сотруднику организации. Помимо этого электронная почта является эффективным средством связи между людьми, находящимися в территориально разобщенных офисах, разных городах, странах. Благодаря системе Интернет (стремительно растущая информационная среда, которая в глобальном масштабе связывает компьютерные сети) миллионы людей имеют возможность получить информацию практически во всех сферах своих интересов, и осуществить коммуникации с любым человеком, у которого есть компьютер.

Видеоконференции в ООО ЧОП "ВИЗИРС" позволяют людям, находящимся в разных местах (разных странах, в том числе) обсуждать самые разнообразные вопросы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, которые обеспечивают совместную работу территориально разобщенных сотрудников (5, с 196).

ООО ЧОП "ВИЗИРС" наряду с интеллектуальными автоответчиками и электронной почтой используют электронные доски объявлений, чтобы передавать рутинную информацию, уменьшить бумажную работу и хранить необходимую информацию. Некоторыми компаниями создаются виртуальные офисы, которые не нуждаются в помещениях и рабочих столах. Основные средства производства в таких офисах – компактные средства коммуникации:

• мобильные телефоны;
• модемы;
• портативные компьютеры;
• системы проведения видеоконференций;
• факсимильные аппараты;
• электронная почта

Оснащенные ими сотрудники ООО ЧОП "ВИЗИРС" способны к выполнению работы не только дома, но практически в любом месте. Не следует забывать, однако, о рисках утраты возможностей социальных взаимодействий.

Весьма эффективным средством коммуникаций в организации является корпоративный информационный портал (КИП) в ООО ЧОП "ВИЗИРС".

---