Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом» (АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Ключевым активом любой современной компании являются люди и технологии. Причем люди на первом месте. Задача каждой успешно развивающейся корпорации состоит в том, чтобы привлечь на работу лучшие кадры, дать им возможность развиваться и приносить пользу, делать все, чтобы они не увольнялись. Данная идея является основой идеи изменения всех бизнес процессов работы с сотрудниками, мотивирует на внедрение лучших мировых практик, автоматизирование и обеспечение прозрачности всех этапов процессов управления талантами - подбор, адаптацию, обучение, карьерное развитие.

Оптимизация бизнес-процессов – важнейшая часть работы в процессном подходе к управлению. Процессы определить совершенно недостаточно, необходимо с ними постоянно работать для того, чтобы от них был явный экономический эффект. Этот бизнес-процесс называется оптимизацией. Он предполагает устранение недостатков и усиление преимуществ предприятия.

Оптимизация планируется, закрепляется нормативными документами и внедряется в производство. С ее помощью можно уменьшить количество несоответствий и ошибок в управлении, снизить затратную часть производства, повысить общую прибыль, уменьшить время, затрачиваемое на выпуск единицы продукции, разработать меры по выходу из финансового кризиса и пр. Оптимизации подлежит основной бизнес-процесс или его ключевые точки, тогда эффект будет быстрым и очевидным.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что в современных условиях хозяйствования все большее число предприятий осознают необходимость долгосрочного управления своей деятельностью на основе бизнес-процессов по сокращению различных видов потерь с помощью внедрения новых производственных и управленческих технологий, обеспечивающих долговременную конкурентоспособность предприятия.

Целью курсовой работы является разработка регламента оптимизации процесса «Управление персоналом».

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Описать предметную область, провести постановку задачи;

2. Осуществить выбор средства для моделирования бизнес-процессов;

3. Провести моделирование бизнес-процессов «как есть»;

4. Разработать мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

5. Провести моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Объект исследования – стандарты и методы управления бизнес-процессами.

Предмет исследования – бизнес процессы организации по управлению персоналом и способы их оптимизации.

---

Теоретической и методологической основой исследования являются труды современных отечественных и зарубежных ученых в области управления персоналом.

Методы исследования: анализ, сопоставление, обобщение.

Источниковую базу исследования составили учебные материалы, монографии и статьи в периодических изданиях по теме исследования.

Структурно работа поделена на введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

В настоящее время в ООО «Санти» большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство) предполагает знание правил создания документов, их оформления, согласования, продвижения в компании и хранения. Часть документов в компании представлена в электронном виде (например, договоры на изготовление и поставку мебели, акт приема мебели и т.д.).

Также в компании используются компьютерные и не компьютерные офисные технологии, такие как:

- носители информации (носители информации на бумажной основе и электронные носители информации, т.е. использование флэш-карт);

- средства составления и изготовления документов (специализированные программные продукты для ПК, принтер);

- средства хранения, поиска и транспортирования документов первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.) и вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.);

- средства электросвязи (средства стационарной и мобильной телефонной связи, электронная почта)^[1].

Рассмотрим технические средства, используемые в ООО «Санти». Компания имеет недостаточный уровень автоматизации деятельности. Для того чтобы понять, какие сферы деятельности организации нуждаются в повышении уровня автоматизации, перейдем к его анализу. В цехе персональные компьютеры есть только у директора, бухгалтера и начальника производственного отдела. Отсутствие компьютера на складе усложняет работу по поиску необходимых комплектующих или мебели. В магазине всего лишь 1 компьютер, на котором выполняет эскизы дизайнер-проектировщик, а главный продавец составляет отчеты и печатает заявки. Это существенно затрудняет работу, так как сотрудникам необходимо договариваться и разделять время за компьютером. Кроме того продавцы-кассиры не могут проверить наличие товара на складе, так как связи, кроме телефонной, между магазином цехом и складом нет.

---

Все компьютеры одинаковы. Характеристика: процессор AMD Athlon с частотой 1 Гц, видеокарта NVIDIA 512МБ, с жестким диском на 500ГБ.

Сеть доступна только между компьютерами в цехе. Компьютеры подключены между собой через концентратор, что тоже понижает эффективность работы. Это обосновывается тем, что все данные, которые поступают в один порт концентратора, отсылаются на все другие порты. Следовательно, все компьютеры, подсоединѐнные к одному концентратору, «видят» в сети друг друга, что усложняет передачу какой-либо информации.

Есть по одному телефону в цехе и магазине. Склад не оборудован телефонией, сотрудникам приходится постоянно заходить в кабинет директора, чтобы осуществлять связь с магазином. Но, несмотря на наличие телефонов в вышеперечисленных отделах, в организации отсутствует мини АТС, что также заставляет сотрудников бегать из отдела в отдел.

Из периферийной техники у директора, бухгалтера и начальника производственного отдела имеется 1 многофункциональное устройство, в магазине есть принтер.

На компьютерах установлена ОС Windows XP в связи с низкими характеристиками аппаратного обеспечения. По этой же причине на компьютерах отсутствует необходимое программное обеспечение, такое как 1С: Торговля и Склад, 1С: Бухгалтерия и прочее, которое может позволить автоматизировать часть работы с документами.

Большим плюсом фирмы являются пакеты AutoCad и PRO100, которые упрощает создание проектов и чертежей. Кроме того в компании используется пакет Microsoft Office 2003, для составления отчетов, создания документов, ведения бухгалтерского и финансового учета, а так же учета остатка материалов на складе.

При модификации ИТ-инфраструктуры особое внимание будет уделяться уровню автоматизации деятельности, т.к. это влияет на повышение эффективности работы организации в целом, повышении конкурентоспособности. На предприятии не реализована база данных.

Все потоки информации и документация не систематизированы в каком-либо приложении, все документы хранятся в различных папках на компьютерах. Личные данные сотрудников хранятся в письменном виде.

Документооборот предприятия - это совокупность взаимных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки^[2].

Документооборот ООО «Санти» состоит из документов, составляемых на самом предприятии и документов, составляемых за его пределами.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

---

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного бизнес-процесса. Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ, то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом. Поэтому, главная задача в организации документооборота обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Все отделы в ООО «Санти» взаимосвязаны, и между ними существует постоянный поток документов, обеспечивающих деятельность всей компании. Проанализировав документы, работа с которыми ведется в мебельной компании, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота для компании являются:

- сложность организации эффективного контроля и отчетности;

- длительность сроков подготовки и согласования документов;

- медленный поиск документов;

- большой объем в бумажном виде договоров, поручений, приказов, проектных документаций, справочников и любой другой важной информации;

- сложность и длительность передачи документов между отделами, расположенными в разных зданиях;

- сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько сотрудников.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для увеличения эффективности документооборота необходимо его автоматизировать. Совершенствование автоматизации данного предприятия позволит повысить эффективность документооборота путем многих изменений, основным из которых является внедрение такого программного продукта как 1С: Предприятие 8. Система обеспечит автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволит упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени^[3].

Таким образом, основной задачей разработки регламента выполнения процесса «Управление персоналом», является оптимизация бизнес-процессов управления персоналом в ООО «Санти».

---

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

На сегодняшний день существует немало программных средств для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов. Применение таких инструментов широко распространено в организациях, требующих системного и процессного подхода.

Основными функциями, выполняемыми средствами для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, являются:

1. Разработка и внедрение СМК;

2. Разработка и внедрение системы сбалансированных показателей;

3. Разработка регламентов, методик, инструкций, положений и другой внутренней нормативной документации;

4. Анализ показателей и затрат бизнес-процессов;

5. Автоматизация бизнес-процессов^[4].

Организации, впервые столкнувшиеся с проблемами, инструментом для решения которых является моделирование, измерение и анализ процессов, задаются вопросом выбора соответствующего программного средства.

Выбор программного средства определяется, исходя из задач по созданию модели бизнес-архитектуры, ожиданий организации. Исходя из задачи, определяется нотация (язык) моделирования бизнес-процессов.

Например, для рядовых сотрудников (пользователей) наиболее понятной является функциональная схема описания БП, для программистов, специалистов сферы информационных технологий – eEPC.

На выбор инструментария для моделирования и анализа процессов влияют различные факторы, которые классифицируются по следующим группам:

1. Внутренние. К внутренним факторам относятся потребности и возможности организации, связанные с созданием моделей бизнес-архитектуры;

2. Внешние. К этой группе факторов относятся возможности современных инструментальных средств^[5].

К числу основных «внутренних» факторов, влияющих на выбор инструментальной среды, относятся:

1. Производственная необходимость, т.е. назначение инструментария в рамках организации. Например, если не планируется осуществлять имитационное моделирование, то не следует приобретать данный модуль. Если моделирование нацелено в первую очередь на создание информационных систем, то необходимо выбирать инструментальные средства, ориентированные на эти цели;

2. Финансовые ресурсы. Стоимость инструментальных средств различных производителей может существенно различаться. При этом бюджетные затраты предприятия, связанные с выбором инструментальной среды, будут определяться не только начальными инвестициями на его приобретение, но и последующими затратами на техническую поддержку, обучение персонала, возможную модернизацию программно-аппаратной платформы и т.д.;

---