Файл: Понятия, классификация и задачи учета материально-производственных запасов.pdf

При учете материалов на всех стадиях его движения следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

1) Документальное оформление операций по поступлению материалов. Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т.п.), как правило, должны направляться на склад организации. Отпуск их непосредственно в производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не рекомендуется.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами) спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и принятия решения к бухгалтерскому учету материалов. При приемке материалов необходимо:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступивших грузов,

- проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам, количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором,

- проверять правильность расчетов в расчетных документах,

- оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты,

- определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора,

- передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производиться в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а

Форма № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускаются. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.

Приемка и оприходование поступивших материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходного ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержаться реквизиты, что и приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штамма ставиться очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Принятый организацией порядок оформления

документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике.

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины и т.д.) приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № М-7.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссией с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используют акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № 35)

Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации.

2) Документальное оформление операций по отпуску материалов на производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Материалы отпускаются с центральных складов организации или из цеховых складов в производство в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы.

Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расход материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделениях организации являются лимитно-заборные карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-15)

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала, второй – складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, неиспользованных в производстве (возврат). В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производиться на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.

Операции по передаче материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № 11).

Накладную в двух экземплярах составляет материально-ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляется операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполнено в установленном порядке.

3) Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру. По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются, т.е. денежная оценка операций путем умножения количества материалов на учетную цену.

При обработке первичных документов по учету материалов с помощью средств ЭВМ таксировка может производиться на ПК с применением программных средств. В настоящее время применяют различные варианты учета материалов в бухгалтерской службе. Данные методы рассматриваются в курсовой работе в аналитическом учете МПЗ.

4) Документальное оформление и учет материалов на складах. В зависимости от масштаба деятельности организации, в том числе от номенклатуры материалов, используемых в производстве продукции, для хранения материальных запасов в организации должны создаваться:

- центральные (базисные) склады,

- склады (кладовые цехов, филиалов и других подразделений).

Аналитический учет материалов на складах организации ведется по каждому сорту, виду и размеру, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемым как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Количественный учет движение материалов ведется непосредственно материально-ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками). Учет материалов, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений ведется на карточках складского учета по каждому наименованию сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам. В карточках указывается номер склада, полное наименование материалов, сорт, артикул, марка, размер и другие отличительные признаки.

Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.) В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материалов открываются второй лист той же карточки и

последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются. Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

На основании оформленных в установленном порядке приходных ордеров, накладных, товарно-сопроводительных документов и других документов заведующий складом делает записи в карточках складского учета.

В карточках указывается все необходимые реквизиты по движению материалов (о кого получено, кому отпущено, для какой цели)

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера все таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

По окончании календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации.

На складах (кладовых) вместо карточек допускается ведения учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. Заполнение реквизитов производится также как в карточках складского учета.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера.

В месячных материальных отчетах отражаются данные (реквизиты), которые имеются на карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц, и остаток на конец года.

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов предоставляются в бухгалтерскую службу организации в установленные организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, предоставления и проверки определяются решением руководителя организации по предоставлению главного бухгалтера. (4, 303-313)