Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»(Особенности ведения документооборота на предприятии).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития телекоммуникаций происходит международная интеграция финансовых и технологических ресурсов с целью расширения номенклатуры услуг связи и охвата услугами новых территорий. Этот процесс потребовал обновления всей инфраструктуры связи путем создания глобальной информационной инфраструктуры.

Реалии текущего состояния отечественного рынка телекоммуникаций таковы, что для большинства его территориальных и товарных сегментов понятие «естественная монополия» в ее классическом определении во многом утратило свое значение.

Появляется всё больше компаний предоставляющих телекоммуникационные услуги и как следствие растет конкуренция. Конкуренция является решающим стимулом быстрого внедрения прогрессивных технологий, освоения новых территориальных сегментов, развития базовых сетей, улучшения качества услуг и уровня сервиса и, что особенно важно, – снижения тарифов.

В этих условиях, для поддержания высокого уровня конкурентоспособности компаниям необходимо выработать чёткий механизм работы с клиентами, быстро реагировать на их запросы и изменение рыночной конъюнктуры.

Вышесказанное и определяет особую актуальность разработки курсовой работы.

Цель курсового проекта -разработка автоматизированной информационной системы управления документооборотом в рамках ведения проектов, на примере «СвязьАтом». Для достижения поставленной цели в рамках данной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ предметной области «СвязьАтом»;
2. Построить функциональную модель «As It» по результатам обследования предметной области;
3. Построить информационную модель данных;
4. Выполнить проектирование системы, которая позволит более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов;
5. Разработать систему документооборота с учетом выявленных требований и пожеланий.

Концепция обновления заключается в объединении ресурсов информационных технологий и развитой инфраструктуры электросвязи в целях обеспечения взаимосвязи и взаимодействия всех пользователей для получения любого вида информации в реальном масштабе времени вне зависимости от расстояния и используемых технических средств.

1 Аналитическая часть

1.1 Общая характеристика объекта исследования

На рынке информационных технологий «СвязьАтом» работает с 2011 года.

Сфера деятельности «СвязьАтом» охватывает широкий спектр работ и услуг на рынке телекоммуникаций, включая технический аудит существующих сетей и систем связи, разработка проектов и планов модернизации и оптимизации сетей связи, реализация таких проектов и дальнейшее сопровождение и поддержание сетей связи.

Предоставление информационных услуг, а также хостинговых услуг по предоставлению ресурсов (дискового пространства) для физического размещения информации на серверах, постоянно находящихся в сети Интернет.

Применяемые в «СвязьАтом» технические решения основываются на самых современных технических разработках. При этом уделяется внимание не только эффективности решения и качеству применяемого оборудования, но и эстетичности их реализации. В своей работе «СвязьАтом» ориентируется на требования бизнеса заказчиков, предлагая наиболее выгодное и адекватное их требованиям решение.

По всем направлениям осуществляется полный цикл работ, от предпроектного обследования компании-заказчика, консультаций и разработки проекта, до поставки оборудования, проведения строительно-монтажных работ и последующей поддержкой созданных систем в течение всего времени их существования. Спектр применяемой продукции очень широк и охватывает все материалы и оборудование, необходимые для реализации проекта любой сложности. В зависимости от требований и/или возможностей заказчика внедряемые решения могут основываться как на импортном оборудовании, так и на изделиях отечественных производителей.

Основными видами деятельности «СвязьАтом» являются:

а) Хостинговые услуги:

1. Регистрация доменных имён;
2. Размещение интернет-проектов и контента на серверах компании;
3. Предоставление ресурсов для хранения данных;
4. Предоставление в аренду выделенных серверов;
5. Предоставление в аренду виртуально-выделенных серверов.
6. Предоставление услуг электронной почты (E-mail).

б) Услуги по проектированию локальных вычислительных сетей:

1. Проектирование, монтаж, наладка и администрирование ЛВС;
2. Установка и настройка сетевого оборудования.

в) Прочие услуги:

1. Аттестация и выдача начальных аттестатов в системе WebMoney;
2. Разработка и ведение интернет-проектов (веб-дизайн);
3. Ввод и вывод электронных денег, а также их конвертация;
4. Выдача электронных SSL сертификатов;
5. Продажа лицензий на различное программное обеспечение;
6. Администрирование серверов под управлением ОС Linux.

«СвязьАтом» имеет необходимые технические, финансовые и кадровые ресурсы для предоставления высокопрофессиональных, качественных и своевременных услуг и оказания работ в сфере хостинговых услуг и телекоммуникаций. Партнерами «СвязьАтом» являются такие компании как ООО «Онлайн Центр», «Rustelekom» LLC, «BurstNET» Inc, и другие крупные компании, также имеющие необходимые ресурсы и опыт работ в сфере телекоммуникаций, хостинговых услуг и информационных технологий.

«СвязьАтом» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам. В дальнейшем будем называть их клиентами. Основные функции, выполняемые на предприятии:

• работа с клиентами;
• закупка оборудования и расходных материалов;
• хранение оборудования и расходных материалов на складе;
• проведение технических работ:
• монтаж и пусконаладочные работы;
• ремонт.

Работа с клиентами. От клиентов поступают заказы, которые можно разделить на три основные группы: заказы на предоставление консультирования и атрибут прав доступа к аккаунту, размещённого на сервере провайдера и предназначенного для размещения информации клиента в сети Интернет, заказы на предоставление в аренду выделенных и виртуально-выделенных серверов и заказы на прочие услуги. Очень часто клиент не представляет, какая именно услуга ему необходима.

Формируется техническое задание, на основе которого производится подбор услуги и оборудования, отвечающего заданным параметрам.

После того как у поставщиков найдено необходимое оборудование, составляется техническое предложение (ТП) с указанием нескольких возможных вариантов, цен, характеристик каждого технического средства. В ТП можно выделить две части - исходные данные и подбор оборудования.

После согласования ТП с клиентом заключается договор, в приложении к которому указываются полная стоимость услуг и оборудования.

Если заказ касается выполнения ремонтных и монтажных работ, то для составления приложения к договору, необходимо подробно обследовать объект, произвести замеры, оценить внешние условия, составить характеристику помещения, где будет располагаться оборудование. В случае ремонта необходимо проанализировать характер поломок.

Выполнение заказа. После заключения договора, обозначенный в нем объект включается в график выполнения работ. Сотрудники фирмы приступают к выполнению заказа, действуя на основе плана монтажа и актов обследования оборудования, подлежащего ремонту. После выполнения заказа составляется акт о выполнении работ, в котором указывается наименование и количество израсходованных материалов.

Договор и акт о выполнении работ составляются в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй передается заказчику. Расчеты с юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичной форме. Расчёты с физическими лицами осуществляются по любым из предложенных предприятием методов оплаты.

Закупка оборудования и расходных материалов. Закупка оборудования, запасных частей и расходных материалов осуществляется на основании договоров с фирмами по продаже оборудования связи. В дальнейшем будем называть их поставщиками.

Поставщику оформляется заказ с перечислением наименований и количества требующихся товаров. Поставщик выставляет предприятию счет. На поступившие материалы заполняется приходный ордер.

Списание средств, использованных на ремонт или монтаж, осуществляется по актам о выполнении работ.

Денежные расчеты. Так как основная масса всех расчетов производится в безналичной форме, большинство финансовых операций проводит банк, согласно договору на банковское обслуживание.

При поступлении счета на оплату оформляется платежное поручение в двух экземплярах. В соответствии с платежным поручением банк переводит средства с расчетного счета компании на расчетный счет организации, выставившей счет. На следующий день после этого, на предприятие поступает банковская выписка, содержащая информацию о проведенных операциях.

1.2 Особенности ведения документооборота на предприятии

В настоящее время, на предприятии отсутствует единая автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access. Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так как для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных. Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности. В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

2 Разработка автоматизированной системы управления документооборотом

2.1 Общая характеристика ведения делопроизводства

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Система документации - это совокупность всех взаимосвязанных документов, циркулирующих в системе управления.

Документ – совокупность сведений, расположенная на материальном носителе, оформленная в установленном порядке и имеющая правовое значение в соответствии с действующим законодательством.

Основные свойства документа:

• полифункциональность - может предназначаться для регистрации, обработки, хранения информации и для передачи ее на расстояние;
• юридическая сила - обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность информации.