Файл: Автоматизация учета заказа полиграфического производства.pdf

Введение

С наступлением века информационных технологий, объёмы хранимой и обрабатываемой информации растут в геометрической прогрессии. Эта тенденция коснулась всех отраслей производства, науки и сферы обслуживания. Единственным выходом из сложившейся ситуации является автоматизация предметной области. Автоматизация предметной области может осуществляться различными способами, различными программными средствами, универсальными или созданными специально для данной конкретной предметной области. Автоматизация позволяет упростить и ускорить работу с документами и отчётами, свести к минимуму количество ошибок, освободить персонал для другой, полезной работы.

Деятельность полиграфии:

• ксерокопирование цветное и черно-белое;
• сканирование;
• отправка файлов по электронной почте;
• набор и распечатка текстов, чертежей, схем;
• цветная широкоформатная распечатка фотографий, афиш, плакатов;
• цветная офсетная печать для больших объемов печати
• сублимационный перенос, сувенирная продукция. Печать на: футболке, тарелке, кружке, бокале, брелке;
• брошюровка документов, рефератов, дипломных проектов и т.д. (традиционным методом и оборудованием MetalBind);
• ламинирование;
• фольгирование;
• прием и отправка факсов для клиентов;
• разработка схем для вышивания на форматах А3, А4;
• поиск информации в сети;
• степлирование;
• запись информации на информационные носители;
• резка;
• вставка изображения в рамку;
• вставка люверса.

Есть услуги дизайнера.

Объектом исследования является типография ООО «АР-принт».

Предметом исследования – система учета, обработки и контроля исполнения заказов типографии.

Цель работы - разработка информационной системы типографии, автоматизирующей учет, обработку и контроль исполнения заказов.

Для достижения поставленной цели курсового проекта потребовалось решить следующие задачи:

- провести технико-экономический анализ объекта исследования: определить структуру компании, изучить виды деятельности, перечень оказываемых услуг, специфику функционирования организации;

- выполнить постановку задачи автоматизации учета, обработки и контроля исполнения заказов типографии и обосновать необходимость ее решения;

- выбрать и обосновать стратегию автоматизации учета, обработки и контроля исполнения заказов;

- осуществить разработку программного продукта, обеспечивающего автоматизацию учета, обработки и контроля исполнения заказов.

Создаваемая система должна осуществлять:

• ведение учета клиентов;
• отслеживание состояния изготавливаемой продукции;
• ведение учета заказов;
• отслеживание заказов, сделанных за один день;
• отслеживание заказов, сделанных одним клиентом;
• отслеживание готовой продукции;
• подведение ежеквартальных итогов продаж.

Курсовой проект состоит из трех глав, введения, заключения, и двух приложений. В первой главе дается характеристика и структура типографии, описывается информационное и техническое обеспечение типографии и как происходит процесс оформления заказа.

Во второй главе рассматривается задача курсового проекта, ее экономическая сущность и необходимость; характеристика организации решения задачи.

В третьей главе строится информационная и инфологическая модель, описывается входные и выходные документы.

Документы, сформированные в результате работы информационной системы, помогут выявить самую популярную продукцию, скорость обработки заказа, проанализировать основную аудиторию типографии и т. д. Данная информация поможет повысить эффективности работы организации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия ООО "АР-принт"

1.1. Характеристика предприятия ООО "АР-принт" и его деятельности

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «АР-принт» успешно работает в отрасли полиграфии с 2004 года. Из года в год «АР-принт» увеличивает производство печатной продукции, расширяет свою сеть по предоставлению полиграфических услуг, устанавливает стандарты на качество продукции и уровень сервиса. За 14 лет фирма успела сделать многое: завоевать доверие покупателей, приобрести круг постоянных клиентов, стать представителем ведущих компаний–производителей полиграфической продукции . Зарекомендовать себя как надежная, устойчивая, динамично развивающаяся компания, все ресурсы которой направлены на лучшее удовлетворение потребностей клиента.

Основная цель работы предприятия – получение прибыли за счет стремления максимально приблизить пользователя к самым современным печатным технологиям, обеспеченья своих клиентов всеми необходимыми средствами для повышения их деловых возможностей и доходности их бизнеса, создания для них комфортной среды работы, помощи в достижении успеха.

Предприятие ООО «АР-принт» занимается оказанием услуг в сфере полиграфической продукции. Основную прибыль организация получает от продажи печатной продукции, сувенирной продукции, ролапов, а также пресволов, имеющих наилучшее в полиграфической индустрии соотношение «цена/качество». С момента создания фирмы в основу её деятельности были положены следующие принципы:

• четкое выполнение взятых обязательств;
• индивидуальный подход к клиенту;
• использование современных технологий и оборудования при производстве печатной продукции;
• высокий уровень качества произведенной продукции;
• постоянное расширение технической поддержки и предоставление её покупателю;
• сотрудники компании имеют высокий интеллектуальный и профессиональный уровень и подготовлены в лучших традициях менеджмента, поэтому закон "Все для клиента" здесь непреложная истина.

Широкий ассортимент полиграфической продукции на складе позволяет помочь клиенту подобрать ту бумагу и с тем качеством, которые необходимы именно ему, консультантам компании сделать акцент на качество, надежность и дизайн без лишних затрат для потребителя, а техническим специалистам всегда быть на высоте в динамичном мире высоких технологий. Все печатные машины проходят тестовый контроль, что гарантирует высокое качество каждого напечатанного продукта и позволяет в короткий срок выполнить заказ любой сложности. Линейка печатных машин состоит из четырех видов печати: «Широкоформатная», «Офсетная», «Цифровая», «Сублимационная».

Модели линейки предлагают выбор между надежными, высоконадежными, сверхнадежными, сбалансированными, специальными и эксклюзивными печатными машинами. Вся линейка продукции ориентирована на тех пользователей, которые стремятся использовать в своей работе передовые технологии, и доверяют только высочайшему качеству.

Компания «АР-принт» ориентируется на долгосрочное сотрудничество со своими партнерами, предлагая различные программы отсрочки и снижения затрат. Это и кредитование физических лиц, и дисконтная система, и система контрактных поставок, потому что стратегия компании – это акцент на постоянное расширение взаимовыгодного сотрудничества на принципах равноправного партнерства и деловой этики .

Краткая характеристика предприятия описана в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Характеристика предприятия

1.2. Организационная структура управления предприятием

Организационная структура полиграфии ООО «АР-принт» имеет следующие отделы: бухгалтерия, отдел дизайна, отдел по работе с клиентами, отдел печати.

К функциям сотрудников отдела по работе с клиентами относятся:

1. предоставление клиентов прайсов;
2. оформление заказа;
3. ведение статистики;
4. составление отчетов;
5. отслеживание состояния заказа;
6. расчет суммы заказа;
7. прием предоплаты;
8. ведение базы данных клиентов;
9. общение с клиентами;
10. прием макетов. В случае отсутствия макета предложение услуг дизайнеров.

К функциям сотрудников отдела дизайна относится:

• 1. прием заказов на дизайнерскую часть работы;
  2. составление макета;
  3. согласование готового макета
  4. разрешение специфических вопросов с клиентом.

К функциям сотрудников бухгалтерии относятся:

1. ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;
2. предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности в сроки и органы, установленные действующим законодательством;
3. предоставление ежегодного отчета в органы правления обществом.
4. выдача заработной платы;
5. предоставление отчетов.

К функциям сотрудников отдела печати относится:

1. печать продукции;
2. изменение состояния заказа в системе.

Внутренняя организационная структура фирмы представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Структура компании ООО «АР-принт»

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

«Начальным этапом проектирования информационных систем (ИС) является пред проектное обследование объекта автоматизации. Прежде, чем приступать к предпроектному обследованию, необходимо четко ограничить границы проекта, то есть определить, что будет находиться в рамках проекта информационной системы.

Установка четких границ области проекта может быть определена с помощью

методики "будет/не будет". Используя эту методику, определим, какие объекты и процессы будут принадлежать нашей предметной области.»

Будет:

1. Проект предназначен для следующих действий: для регистрации клиентов,

для регистрации заказов.

2. Проект будет предназначен для: директора предприятия «АР-принт».

3. Проект будет предназначен для следующих действий: для уменьшения временных, финансовых и трудовых затрат в работе с документами.

4. Проект будет рассматривать только работу с заказом на предоставление

полиграфических услуг.

Не будет:

1. Проект не будет выходить за рамки компании.

Перечисленные характеристики позволяют четко определить не только границы проекта, но и выделить основные функции и основные данные предметной области.

Основными функциями моделируемого бизнес-процесса являются: предоставление рекламных услуг клиенту, регистрация клиента и заказа.

На основании информации об исходных данных и функциях построим начальную версию контекстной диаграммы. Для этого нам необходимо идентифицировать общую функцию, определить входную, выходную информацию, управляющие воздействия и механизмы (из имеющихся данных); определить точку зрения и цель создания бизнес-модели. При этом выбор цели осуществляется с учетом вопросов, на которые должна ответить модель, а выбор точки зрения – в соответствии с выбором позиции, с которой описывается модель.

Исходя из основных функций, мы понимаем, что главной функцией будет:

обработка заказа на предоставление услуг клиенту.

Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Структурная функциональная модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT–диаграмм)

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес–процессов на предприятии (так называемая модель AS–IS «как есть») и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель ТО–ВЕ «как должно быть»).[1] Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.