Файл: Автоматизация учета заказа полиграфического производства.pdf

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия в целом в виде контекстной диаграммы. «Выполнение заказов» смотрите приложение 1 рисунок 1.2.

На рисунке 1.4 в приложении 1 представлена модель «As-Is» бизнес-процесса расчета стоимости заказа. Именно этот бизнес-процесс является «узким местом» деятельности отдела.

Для функционирования системы предприятия с окружающей средой необходимо учитывать влияние рынка. Предприятие в своей деятельности руководствуется действующим законодательством и инструкциями – регламентирующие правила.

Рассмотрим модель «As-Is» основного бизнес процесса отдела смотрите рисунок 1.2. Входами процесса являются заказ и денежные средства, выходы процесса: выполненный заказ, выручка и отчет по выручке. Механизмами процесса являются: оператор полиграфии, кассир и калькулятор, с помощью которого рассчитывается стоимость заказа. Управление процессом осуществляет руководитель, стоимость заказов рассчитывается согласно прайс-листу.

Рисунок 1.2 Контекстная диаграмма функционирования организации

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции смотрите рисунок 1.3.

Весь процесс деятельности предприятия можно условно разделить на четыре блока:

1. прием заказа; Прием заказа осуществляется оператором полиграфии. В зависимости от необходимых услуг,
2. расчет стоимости заказа; оператор рассчитывает стоимость заказа с помощью калькулятора согласно прайс-листу, за услуги и выдает клиенту квитанцию на оплату
3. оплата заказа; . Клиент оплачивает квитанцию у кассира, при этом на квитанции ставится отметка об оплате, и передает квитанцию оператору.

выполнение заказа. Оператор выполняет заказ и передает его клиенту. В конце каждой смены операторы формируют отчет по выручке на основании оплаченных квитанций.

Рисунок 1.3 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Выполнение заказов

В результате дальнейшего разбиения (декомпозиции) функции «Расчет стоимости заказа» получаем конечную диаграмму декомпозиции смотрите рисунок 1.4.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Расчет стоимости заказа», в свою очередь подразделяется на три блока:

• Выбор услуги

На данном этапе производится непосредственное принятие заказа и передача выбранной услуги.

• Выбор параметра заказа

На данном этапе производится непосредственное выбор параметров заказа при поступлении выбранной услуги

• Оформление квитанции. При расчете стоимости заказа на калькуляторе оператор согласно прайс-листу, осуществляет оформление квитанции. Стоимость заказа фиксируется только в квитанции, параметры (формат печати, вид бумаги и т.д.).

На этой диаграмме прослеживается внутренняя работа выполнения заказа ООО «АР-принт».

Рисунок 1.4 Диаграмма декомпозиции IDEF0. «Расчет стоимости заказа»

В модели бизнес-процесса одна декомпозиция диаграммы второго уровня поскольку остальные бизнес-процессы являются линейными не делятся на этапы.

Оценка эффективности процесса

В ходе анализа бизнес-процессов предметной области были выявлены следующие недостатки:

1. Отсутствие контроля стоимости заказа.

2. Отсутствие контроля расходных материалов.

3. Возможность возникновения ошибок при расчете стоимости заказа.

4. Недостоверные данные в отчете по выручке.

В связи с выявленными недостатками бизнес-процесс обладает низкой эффективностью.

Рекомендации по реорганизации процесса

В связи с необходимостью просчёта рентабельности полиграфии и устранения выявленных недостатков было принято решение о разработке конфигурации на платформе «1С», с помощью которой будут автоматизированы функции расчета стоимости заказа, учета расходных материалов и формирования отчета по выручке каждого оператора, а также данные о выручке отдела будут сразу попадать в бухгалтерию, деятельность которой так же автоматизирована с помощью программного обеспеченья (ПО) «1С».

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель- это совокупность информации об объекте, описывающая свойства и состояние объекта, процесса или явления, а также связи и отношения с окружающим миром. Информационные модели представляют объекты в виде, словесных описаний, текстов, рисунков, таблиц, схем, чертежей, формул и т.д.[2]

Информационная модель включает в себя следующие объекты:

1. основные входные документы:

• Заказы («Заказы»);
• Продукция («Продукция»);
• Клиенты («Клиенты»);
• Состояние заказа («Состояние заказа»);

1. на основе полученной информации происходит несколько типов операций:

- внесение полученной информации о заказе клиента в базу данных;

- расчет стоимости заказа с учетом скидки (при предъявлении флаера);

1. на основе полученных в ходе расчетов данных формируются выходные документы:

• отчет об услугах, выполненных за один день;
• отчет о состоянии конкретного заказа;
• отчет о заказах в разрезе клиента;
• отчет о готовых заказах;
• отчет о квартальных объемах продаж.

Информационная модель представлена на рис. 2.1

Рисунок 2.1 Информационная модель

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификатор — это механизм (элемент модели), описывающий определенные черты структуры и поведения системы. К классификаторам относятся классы, типы данных, интерфейсы, подсистемы. Наиболее общими классификаторами являются классы. Все прочие классификаторы определяются относительно их сходства с классами, с учетом их ограничений по содержанию или использованию. При этом каждый вид классификатора представлен в метамодели своим собственным классом.[4] Большая часть свойств класса есть и у классификаторов, однако каждый из них имеет свои ограничения.

В процессе проектирования задачи были использованы классификаторы, информация которых однозначно идентифицирует объекты классифицируемого множества и признаки классификации, объективно отражает существующие отношения между объектами и обеспечивает сопоставимость показателей по качественным и количественным признакам. [3]

В проекте используются классификаторы, перечень и описание основных из которых представлены в таблице 2.2.1.

Таблица 2.2.1.

Методы классификации и кодирования реквизитов

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входная информация задачи «Автоматизация учета, обработки и контроля исполнения заказов предприятия ООО «АР-принт» состоит из массивов постоянной и переменной информации. К массивам переменной информации относятся:

• заказы («Заказы»)
• состояние заказа («Состояние заказа»).

Массивы переменной информации формируется на основании заказов, поступающих от клиентов.

К массивам условно-постоянной информации относятся справочники:

• клиенты («Клиенты»);
• продукция («Продукция»).

Структура массивов представлена в таблицах 2.3.1 – 2.3.5.

Таблица 2.3.1

Описание справочника «Продукция»

Таблица 2.3.2

Описание справочника «Готовность заказа»

Таблица 2.3.3

Описание справочника «Заказы»

Таблица 2.3.4

Описание справочника «Клиенты»

Таблица 2.3.5

Характеристика входных сообщений задачи