Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса ( Управление документооборотом ).pdf

Внедрение системы происходит в один этап. Внедрение системы было серьезным преобразованием для компании, в связи с этим было воспринято рядом сотрудников достаточно болезненно. На данном этапе развития компании такой переход был необходим.

Этап обучения происходил параллельно с внедрением, на рабочих местах компании-заказчика. Процесс обучения осуществлял опытный специалист компании подрядчика.

Компания подрядчик гарантирует профессиональное сопровождение и поддержку в течении всего жизненного цикла программного комплекса. Среди услуг компании-подрядчика существует как телефонная консультация, так и выезд специалиста на место.

2.4 Перечень необходимых автоматизируемых бизнес-процессов в рамках внедрения СЭД в ООО «Времена года».

• Работа с входящими документами - регистрация, рассмотрение, ознакомление, передача на исполнение, перевод в архив исполненных документов, интеграция с Microsoft Outlook;
• Работа с исходящими документами - создание проекта документа в соответствии с корпоративными шаблонами, согласование, регистрация, организация отправки и перевод в архив исполненных документов, интеграция с Microsoft Outlook;
• Работа с внутренними организационно-распорядительными документами - приказами, распоряжениями, протоколами, указаниями и поручениями;
• Работа с внутренними документами: служебными и докладными записками, заявками на транспортное обеспечение мероприятий и т.д.

Создание документа в соответствии с корпоративными шаблонами, утверждение, регистрация, отправка, контроль исполнения, перевод в архив исполненных документов;

• Ведение номенклатуры дел - создание, ведение, помещение в архив, уничтожение;
• Организация совещаний, заседаний, собраний - e-mail и смс оповещение, ведение общедоступного календаря совещаний ГД и ЗГД, резервирование помещений для проведения мероприятий, заблаговременная публикация повестки, формирование протокола;
• Портал СТП, ведение базы данных актуальных и архива недействующих нормативных документов - разработка, согласование и утверждение СТП, публикация СТП на корпоративном портале, актуализация СТП, ведение архива устаревших (недействующих) редакций нормативных документов;
• Командировки сотрудников - оформление комплекта документов на командирование сотрудника (приказ, задание, командировочное удостоверение), приобретение проездных документов, бронирование гостиниц, транспортное обеспечение доставки сотрудников в аэропорт и обратно, составление авансового отчета и отчета по командировке в соответствии с корпоративными стандартами, утверждение, контроль соблюдения сроков составления отчетности и гашения задолженности по подотчетным суммам;
• Подготовка и проведение закупочных процедур в рамках 223-ФЗ и 44-ФЗ - подготовка и согласование комплекта закупочной документации в интеграции с системой 1С:ERP 2.1 в части использования данных системы об актуальных технических требованиях к закупаемой номенклатуре, публикация лота на электронной торговой площадке, формирование и публикация протокола заседания закупочной комиссии, заключение договора и помещение в реестр договоров, интеграция с системой 1С:ERP 2.1 в части фиксации в учетной системе цены договора, условий исполнения обязательств по договору и спецификации к договору;
• Договорная работа - ведение реестра договоров, дополнительных соглашений к договору, первичных документов, подтверждающих исполнение договора, актов сверки с контрагентами, переписки с контрагентами, материалов по претензионной работе, перевод в архив исполненных договоров;
• Бюджетное планирование и исполнение бюджетов, заявочная компания - заявки на обеспечение вычислительной и организационной техникой, подключение к информационным ресурсам предприятия, приобретение лицензий (интеграция с ITIL);
• заявки на обеспечение потребности в оборудовании и материалах для общепроизводственных, управленческих и коммерческих нужд;
• заявки на обучение, переподготовку;
• Ведение базы данных актуальных и архива недействующих документов по организационно-штатной структуре предприятия - ведение базы данных и архива организационно-распорядительных документов, организационной структуры, штатной расстановки, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, коллективного договора с приложениями.

2.5 Порядок работы с документами в СЭД

Документами, определяющими порядок работы с СЭД, являются:

• настоящее Положение;
• инструкции пользователей Системы;
• приказы и распоряжения генерального директора и лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.

В СЭД реализованы бизнес-процессы по следующим видам документов:

• входящая корреспонденция;
• исходящая корреспонденция;
• приказ по основной деятельности;
• распоряжение по основной деятельности;
• распоряжение первого заместителя генерального директора;
• распоряжение по административно-хозяйственной деятельности;
• служебная записка;
• служебная записка на генерального директора;
• служебная записка на первого заместителя генерального директора.

Автор несет ответственность за указание актуальных реквизитов, а также за корректность и полноту содержания, правильность оформления подготовленного документа и приложений к нему, отсутствие грамматических и стилистических ошибок.

Обработку и регистрацию входящей корреспонденции в СЭД осуществляют сотрудники отдела документооборота и контроля. Входящие документы создаются и хранятся в разделе «Документы и файлы» в справочнике «Документы входящие».

При создании входящего документа используются шаблоны входящего письма, порядок заполнения основных реквизитов описан в «Инструкция по созданию и обработке входящих документов в системе электронного документооборота».

Список общих реквизитов карточки «Входящий документ (создание)» приведен в таблице 2.

Таблица 2. Общие реквизиты формы «Входящий документ (создание)»

На вкладке «Файлы» прикрепляется отсканированный документ. Далее документ регистрируется, регистрационный номер присваивается автоматически и отображается в реквизитах.

После регистрации документ отправляется по бизнес-процессу «Рассмотрение генеральным директором входящего документа», «Рассмотрение первым заместителем генерального директора входящего документа» либо по бизнес-процессу «Ознакомление с адресатом входящего документа».

Подготовка проектов исходящих документов в СЭД осуществляется структурными подразделениями Предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции. Исходящие документы подписывают уполномоченные доверенностью генерального директора должностные лица за исключением документов, направляемых в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации, Прокуратуру, Федеральную антимонопольную службу Российской Федерации и другие государственные органы исполнительной власти. Документы в государственные органы исполнительной власти подписываются генеральным директором Предприятия, а в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности по приказу.

Регистрацию исходящих документов в СЭД осуществляют сотрудники отдела документооборота и контроля.

Исходящие документы создаются и хранятся в разделе «Документы и файлы» в справочнике «Документы исходящие». Для создания исходящего документа используются шаблон исходящего письма с прикрепленным автозаполняемым файлом, порядок создания и заполнения основных реквизитов описан в «Инструкция по созданию и обработке исходящих документов в системе электронного документооборота».

Список общих реквизитов карточки «Исходящий документ (создание)» приведен в таблице 3.

Таблица 3. Общие реквизиты формы «Исходящий документ (создание)»

Для сохранения записанных в карточку данных и для автозаполнения прикрепленного шаблона файла карточку необходимо записать.

Открыть файл в СЭД возможно следующими способами: «Просмотреть» и «Редактировать». При открытии документа в режиме просмотра дальнейшее его сохранение в системе невозможно. При открытии документа в режиме редактирования СЭД позволяет сохранить новую версию файла, которая будет доступна пользователям. Так же на вкладке «Файлы» к исходящему документу можно добавить приложения.

Создавать внутренний документ и запускать в обработку имеют право все пользователи СЭД.

Регистрацию приказов по основной деятельности, распоряжений по основной деятельности и распоряжений первого заместителя генерального директора в СЭД осуществляют сотрудники отдела документооборота и контроля.

Регистрацию распоряжений по административно-хозяйственной деятельности в СЭД осуществляет автор документа.

Служебные записки, служебные записки на генерального директора, служебные записки на первого заместителя генерального директора регистрируются автоматически после утверждения.

Внутренние документы создаются и хранятся в разделе «Документы и файлы» в справочнике «Документы внутренние».

Доступ пользователей в СЭД осуществляется под персональной учетной записью, путем аутентификации средствами операционный системы.

В целях своевременного рассмотрения и согласования документов, внесения соответствующих изменений в маршрут движения документов на период длительного отсутствия сотрудника для оперативного протекания бизнес-процессов предусмотрена функция делегирования задач.

2.6 Системное программное обеспечение.

Без программного обеспечения любой компьютер бесполезен. Он должен отвечать самым современным параметрам безопасности и надежности. Клиентское приложение 1С мультиплатформенно и доступно практически во всех операционных системах, включая мобильные системы. Серверное же приложение поддерживает две платформы — Linux и Windows.

Существует пять вариантов СУБД, с которой работает платформа 1С:

• встроенная СУБД самой 1С 8.3, так называемый файловый режим. Самый простой вариант работы, не может похвастаться высокой безопасностью. Работает на ОС Windows и Linux. Ограничение на размер базы данных около 6-10 гигабайт;
• MS SQL Server — лучшая СУБД для 1С, имеющаяся на рынке. По мнению многих экспертов SQL Server вообще лучший программный продукт фирмы Microsoft. Для работы требуется ОС семейства Windows;
• IBM DB2 Universal Database — достаточно надежная и безопасная система управления СУБД. Особенность её в некоторых нюансах обработки информации и работы системных методов (например, чувствительность к регистру строковых данных). На качество работы существенно влияют навыки и знания администратора. Поддерживает Windows, Mac OS X, Linux;
• Oracle Database — версионная СУБД, что даёт в некоторых случая повышение производительности. Поддерживает Windows, Mac OS X, Linux;
• PostgreSQL — также версионная. Самое главное преимущество — бесплатный дистрибутив программы. На скорость работы сильно влияет квалификация администратора. Рекомендуется для небольшого количества пользователей. Работает на Windows, Mac OS X, Linux.

Основное требование к организации архитектуры решения — это требование к системному программному обеспечению (ПО) и системе управления базой данных (СУБД). Необходимо использовать только свободно распространяемое и открытое ПО.

Предлагается использовать в качестве системного ПО операционную систему Linux Ubuntu. Ubuntu — это разрабатываемая сообществом, основанная на ядре Linux операционная система, которая идеально подходит для использования на персональных компьютерах, ноутбуках и серверах. Ubuntu всегда будет распространяется бесплатно, включая корпоративные версии и обновления безопасности. Для Ubuntu доступна полная коммерческая поддержка от Canonical Ltd. и сотен компаний по всему миру. Ubuntu включает наилучшие переводы и средства доступности для людей с ограниченными возможностями, которые только существуют в виде открытого ПО. Для организации работы сервера базы данных предполагается использовать СУБД PostgreSQL.

Рисунок 4. Схема архитектуры системы.

Для решения проблем производительности, возникающих с увеличением количества одновременно работающих пользователей, предполагается разделять пользователей по распределенным информационным базам.

Прикладное программное обеспечение.

В системе «1С:Предприятие 8.3» существует четкое разделение на платформу и прикладное решение. Платформа представляет собой framework, в котором функционирует прикладное решение:

• платформа служит фундаментом для построения прикладных решений;
• платформа является средой их исполнения;
• платформа содержит инструментарий, необходимый для разработки, администрирования и поддержки прикладных решений.

При этом прикладное решение является самостоятельной сущностью и может выступать в качестве отдельного программного продукта. Но полностью опирается на технологии платформы.

На данный момент в рамках концепции рассматривается функционал и взаимодействие следующих прикладных решений:

• 1С: ERP Управление предприятие 2;
• 1С: Документооборот 8 КОРП;
• 1С: Управление автотранспортом.

2.7 Контрольный пример реализации проекта управление делопроизводством 1С:ERP ООО «Времена года».