Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса ( Управление документооборотом ).pdf

Введение

Залогом успешной деятельности организаций в современных условиях является максимально эффективная организация деятельности на всех ее уровнях. Эффективное управление производственной деятельностью организации все более зависит от уровня информационного обеспечения ее отдельных подразделений.

Автоматизация бизнес-процессов является необходимым и обязательным условием успешного функционирования организации. Трудно представить сегодня хоть одну организацию, где документооборот ведется вручную. И это далеко не единственный пример приложения автоматизации бизнес-процессов. Информационные технологии позволяют автоматизировать деятельность практически всех уровней организации. Автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить для того, чтобы организация работала максимально эффективно.

Увеличение объемов информации стало предъявлять новые требования к управлению документооборотом. Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Сегодня состояние информационных технологий в управлении документооборотом можно охарактеризовать:

• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
• расширением функциональных возможностей информационных систем (далее ИС) и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных ИС различного назначения;
• включением в ИС элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной обработке информации, необходимой для целей управления.

В качестве примера использования ИС в данной работе рассмотрим деятельность делопроизводства организации ООО «Времена года».

Цель данной работы - изучить теоретические и практические аспекты автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота.

Предметом исследования является проектирование реализации операций бизнес-процессов.

Объект исследования системы документационного обеспечения.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

1. анализ документопотоков в организации ООО «Времена года»;
2. расчёт количественных характеристик документооборота и разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота в ООО «Времена года»;
3. рассмотреть виды программного обеспечения.

ГЛАВА 1. Современное делопроизводство

• 1. Организация документооборота на примере ООО «Времена года».

Документооборот - движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив.

Движение документов в ООО «Времена года» с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации:

входящие документы - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящие документы - документы, отправляемые в другие организации;

внутренние документы - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях.

Отправка документов в ООО «Времена года» производится в централизованном порядке через отдел документооборота.

Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации в журнале исходящих документов (Приложение А) лицом, ответственным за регистрацию документов, а при автоматизированной системе – в базе данных, куда заносятся все необходимые реквизиты. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

Порядок оформления и прохождения внутренних документов.

К внутренним документам относятся служебные, докладные записки, справки, информации, заявки и т.д., направляемые генеральному директору предприятия, заместителям генерального директора, начальникам структурных подразделений.

Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) без реквизитов предприятия и в обязательном порядке регистрируются в журнале учета внутренних документов структурных подразделений, оформленный по форме Приложения Б.

Внутренние документы, адресованные руководству ООО «Времена года», в обязательном порядке, регистрируются отделом документооборота в журнале учета внутренних документов или в автоматизированной системе – в базе данных.

• 1. Организация работы с документами в делопроизводстве.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив ООО «Времена года» в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой предприятия, штатным расписанием, номенклатурой дел ООО «Времена года» за прошлый год, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

В ООО «Времена года» составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел ООО «Времена года».

Номенклатура дел структурного подразделения составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с ответственным за архив ООО «Времена года», и представляется в отдел документооборота для составления сводной номенклатуры дел предприятия (Приложение В).

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием дел занимаются работники, ответственные за курируемый участок работы в соответствии с должностными обязанностями.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет начальник подразделения.

Дела в организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем архива организации.

С момента заведения и до передачи в архив ООО «Времена года» дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях ООО «Времена года». Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Личные дела работников хранятся в отделе кадров ООО «Времена года» в течение 10 лет со дня их увольнения, после чего передаются в архив ООО «Времена года».

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в архив для централизованного уничтожения. Перед уничтожением дел, ответственный за делопроизводство составляет акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (Приложение Г).

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ООО «Времена года» независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

1.3 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) имеет следующие положительные стороны:

• Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

• Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

• Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

• Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.

За рубежом проекты типа "электронного правительства" связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. Применение новых информационных технологий в области СЭД позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

В традиционной практике документы в подразделения организации направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная СЭД позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов, так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся.

Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. СЭД позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест. Использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.