Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса ( Управление документооборотом ).pdf

Рисунок 23.

Для того чтобы начать работу с задачей необходимо дважды щелкнуть по ней, нажать на кнопку «Принять к исполнению».

5.6. Задачи по согласованию

Если согласующее лицо поставило визу «Согласовано», то будет сформирована задача «Ознакомление». Автору необходимо перейти по данной задаче, ознакомиться с результатом согласования и нажать на кнопку «Ознакомился» (Рис. 24).

Рисунок 24.

Если согласующее лицо поставило визу «Не согласовано», будет сформирована задача «Ознакомление». Автору необходимо перейти по данной задаче, ознакомиться с результатом согласования и комментарием, указывающим что конкретно необходимо устранить.

В окне предмета необходимо выбрать файл, в который необходимо внести изменения, открыть его в режиме «Редактировать», устранить необходимые замечания, щёлкнуть правой кнопкой мышки по файлу и нажать кнопку «Закончить редактирование».

Важно: Если действие «Закончить редактирование» не выполнено, то данный файл будет заблокирован, и согласующее лицо не сможет с ним работать (Рис. 25).

Рисунок 25.

После устранения замечаний необходимо нажать кнопку «Повторить согласование». Далее необходимо заполнить комментарий и нажать кнопку «Отправить на повторное согласование».

Заключение

В ходе прохождения проектно-технологической практики была создана система, реализованная средствами системы разработки 1С: Предприятие, которая осуществляет автоматизацию функций:

Также был проведен анализ поставленной задачи (по индивидуальному заданию анализ предметной области), и технико-экономических показателей деятельности предприятия.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:

• Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;
• Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;
• Стоимость системы;
• Сроки внедрения системы.

Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.

Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в ООО «Времена года» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:

• освобождением физического места для хранения документов;
• снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;
• уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;
• снижением расходов на персонал и оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

Преимущества от внедрения СЭД в организацию весьма разнообразны, ана-

литики рынка выделяют следующие основные тенденции на предприятиях после

перехода на электронный документооборот (данные Siemens Business Services и

CNews):

• производительность труда сотрудников увеличилась на 20…25%;
• затраты на хранение электронных документов в пять раз меньше по срав-

нению с бумажными;

• значительно уменьшаются затраты на копирование, обработку и передачу

документов, расходы на персонал и оборудование;

• возможность коллективной работы над документами, в том числе – уда-

ленно;

• значительное ускорение поиска по архиву документов, возможность

выборки документов по различным параметрам;

• повышение безопасности хранения информации за счет ограничения

доступа к ней и сохранности документов;

• улучшение контроля за исполнением документов.

Все эти данные говорят о безусловной успешности проекта внедрения системы "1С" на предприятии ООО «Времена года». Вместе с этим проблемы исследуемого предприятия в области автоматизации, сформулированные в начале работы, были решены. Также было улучшено его конкурентное положение на рынке, повышено качество управления. Таким образом, цели, поставленные перед работой, считаю достигнутыми.

Список использованной литературы

1. Курс лекций Меняева М.Ф. «Информационные технологии управления», 2006г.;
2. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник, под ред. Трофимова В.В., 2007.;
3. Сайт www.1C.ru;
4. Сайт www.ERM.com/ru;
5. Поисковая система google;
6. Майкл Дж. Шроек , «Intersoft Lab», ИНФРА-М,2006г. ;
7. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года (в редакции от 27.10.2008 N 175-ФЗ)
8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело;
9. ГОСТ 24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения;
10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации
11. РД 50-680-88 Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения;
12. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2007;
13. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005;
14. Финаев В.И., Пушнин А.В. Информационное обеспечение систем управления. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2008.
15. Филатова В.О. 1С для начинающих: Понятный самоучитель.- СПб.: Питер, 2013г.
16. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных.- М.: Гелиос АРВ, 2009г.

Приложения

Приложение А

Журнал регистрации исходящих документов

Приложение Б

Журнал регистрации входящих документов

Приложение В

Форма сводной номенклатуры

ООО «Времена года»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Времена года»

Подпись инициалы, фамилия

Дата

подпись

подпись

Начальник отдела документооборота и контроля

Дата

Ответственный за архив

ООО «Времена года»

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ООО

«Времена года»

от №

инициалы, фамилия

инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО . .

Протокол ЭПК Государственного архива Российской. Федерации

от №

Итоговая запись о категориях и количестве дел заведенных в ООО «Времена года»

Приложение Г

Форма акта

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Времена года

Подпись инициалы, фамилия

Дата

АКТ

________№_________

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________________

(названия и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ■

(название фонда)