Файл: Портфель проектов и стратегия организации (Сущность понятия «портфель проектов», «управление портфелем проектов»).pdf

Введение

Непростые экономические условия, сложившиеся в России в связи с экономическим кризисом (нехватка оборотных средств, дефицит финансирования, сокращение спроса, отсутствие ресурсов для реализации проектов и тому подобное) заставляют компании более тщательно подходить к формированию инновационной стратегии, учитывать риски, грамотно рассчитывать финансовые возможности. При этом актуальность задачи управления портфелем проектов заметно возрастает. Повышение инновационной активности компаний, рост числа осуществляемых проектов предъявляет новые требования к отбору проектов, включаемых в портфель. Растет потребность в создании модели выбора проектов, которые соответствуют стратегии развития и способствуют росту конкурентоспособности компаний.

Помимо этого, ужесточение конкурентной борьбы в области интеллектуальной собственности, переход к открытым инновациям, заставляют компании искать новые способы ведения бизнеса, которые позволили бы выжить в постепенно усугубляющихся условиях. Появляется необходимость выделять важнейшие проекты и грамотно распределять ресурсы для достижения стратегических бизнес - целей компании. При этом становится очевидным, что анализ отдельных проектов не позволяет адекватно оценить ситуацию на корпоративном уровне. Существующая в настоящее время методология портфельного управления реальными проектами, далека от совершенства, не обладает методологическим единством, а, кроме того, появляются новые идеи и подходы, нуждающиеся в обобщении и развитии. Поэтому задача разработки и использования методологии управления портфелем проектов с учетом факторов риска и возрастающей конкурентной борьбы на рынке интеллектуальной собственности представляется наиболее актуальной.

Цель работы – разработка эффективной системы управления проектами на примере компании ЗАО «Ямалгазинвест».

Объектом данной работы вступает производственная компания ЗАО «Ямалгазинвест».

Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Первая глава – теоретические аспекты управления проектом: сущность и особенности. Во второй главе – практической, проводится основная характеристика компании, проводиться анализ существующей системы управления проектами. В третьей главе, проектной, представлены основные предложения и мероприятия по совершенствованию сисчтемы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест».

Глава 1. Теоретические аспекты управления проектом в организации

1.1 Сущность понятия «портфель проектов», «управление портфелем проектов»

В настоящее время компании способны существовать и быть конкурентоспособными на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации к изменяющимся условиям ведения бизнеса. Ускорение ритма современной жизни приводит к непостоянству функционирования компаний, заставляет их осуществлять быстрые преобразования. Решать такие задачи позволяет проектное управление.

Проект – совокупность действий (процессов), приносящих результат, во время которых людские, финансовые и материальные ресурсы определенным образом организуются с тем, чтобы результат соответствовал утвержденным спецификациям, стоимостным и временным затратам как по качественным, так и по количественным показателям – так определяет проект организация PMI[1, 2].

Управление проектом – это наука и искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта [2, 3].

Управление проектами является одним из важнейших факторов эффективного развития любой компании[4]. Количество одновременно реализующихся проектов в компаниях может доходить до десятков и даже сотен. Поэтому особую актуальность приобретает необходимость выделять только нужные проекты и распределять ресурсы для достижения стратегических бизнес - целей компании. При этом очевидно то, что анализ отдельных проектов не позволяет оценить ситуацию правильно на корпоративном уровне. Поэтому одной из важнейших задач становится 8 разработка модели, позволяющей производить эффективный отбор проектов в портфель и в дальнейшем управлять им [1, 2].

Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) дает следующее определение данному понятию: «Портфель проектов – набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей» [3]. Проекты или программы портфеля не обязательно являются взаимозависимыми или напрямую связанными [5].

Управление портфелями — централизованное управление одним или несколькими портфелями для достижения стратегических целей. Управление портфелями сконцентрировано на анализе проектов и программ для установления приоритетов при распределении ресурсов, а также согласования и установления соответствия портфеля проектов со стратегиями организации [5].

Управление портфелем проектов – непрерывающийся процесс идентификации, установки приоритетов и инвестирования в проекты в соответствии со стратегией организации [6]. Во многих компаниях отсутствуют методы, позволяющие связать стратегическое управление и оперативное управление по отдельным проектам воедино. Применение методов управления портфелями проектов позволяет обеспечить соответствие проектной деятельности стратегическим целям организации, исполнение только стратегически значимых работ и предотвращение расходования ограниченных ресурсов на стратегически незначимые цели [7].

Таким образом, управление портфелем, программой и проектом приводится в соответствие со стратегиями организации и обуславливается ими. Но различие между управлением портфелем, программой и проектом заключается в способе достижения стратегических целей. Управление портфелем осуществляет выбор правильных программ и проектов, приоритезирует работы и предоставляет необходимые ресурсы для достижения соответствия со стратегией организации. Управление программой гармонизирует проекты и компоненты программы и осуществляет контроль за взаимозависимостью с целью извлечения определенных результатов. В процессе управления проектом разрабатываются и вводятся планы с целью достижения определенного содержания, обусловленного целями программы или портфеля, к которому принадлежит проект, и, в итоге, с целью реализации стратегии организации.

Для достижения конкурентных преимуществ необходимо не просто реализовать отдельно взятые проекты и программы, а выполнить все начатые [9]. Так, правильный выбор проектов способствует достижению конкурентного преимущества и последующей успешной реализации стратегии. Одним из главных вопросов при этом является: как связать реализуемые проекты и программы с достижением стратегических целей организации при условии эффективного распределения ограниченных ресурсов по проектам с целью получения максимальной выгоды [10].

При стратегическом планировании определяется направление развития организации, которое способствует определению критериев и приоритетов при принятии управленческих решений относительно реализации тех или иных проектов [12]. Методы и средства управления проектами, в свою очередь, позволяют осуществлять мониторинг и контроль проектов и обеспечивают их завершение в срок и в рамках заданного бюджета. Однако эти процессы реализуются на разных уровнях управления – на стратегическом планировании и оперативном [13].

Применяя методы портфельного управления, компания обеспечивает себя возможностью получить ответы на эти и другие важные вопросы, предоставляющие гарантии того, что у организации есть все необходимые ресурсы для реализации всех стратегически важных проектов. Правильный выбор и успешная реализация портфелей проектов связывает стратегическое планирование и управление проектами [13, 14, 15]. В такой среде руководство организации имеет всю необходимую информацию для определения оптимального способа потребления ресурсов, концентрируясь только на тех проектах, которые соответствуют стратегическим целям [16].

Таким образом, главной целью портфельного управления является получение наибольшей отдачи от реализации набора проектов, соответствующих стратегии организации [11, 17].

Основная задача управления портфелем проектов заключается в отборе и реализации проектов, приносящих наибольший результат с наименьшими затратами и минимальными рисками [18].

К задачам управления портфелем проектов относят создание такого портфеля проектов, который бы удовлетворял следующим критериям:

- ориентированность на достижение стратегических целей;

- оптимальное распределение ограниченных ресурсов;

- обеспечение заданного уровня прибыльности при определенном уровне риска.

1.2 Роль и модели управления проектами в современном мире

В настоящее время известно, что любая фирма стремится повысить свою ценность и должна руководствоваться определенной стратегией для этого. Суть стратегического управления сводится к комплексному подходу в вопросах планирования, организации и других процессах, приводящих компанию к достижению стратегических целей.

Управление может быть результативным, когда менеджмент руководствуется в принятии управленческих решений стратегическими целями, способными повысить ценность бизнеса. Ценность компании зависит в каждый период времени от управленческих, прежде всего стратегических решений. Проблема заключается не столько в прогнозе будущего и расчете ценности компании, сколько в определении верного стратегического решения, приносящего наибольшую ценность, нежели альтернативы, в условиях неопределенности будущего. Главная угроза при этом – не различить альтернативы, не уделить им должного внимания. В современных условиях, когда изменения во внешней среде происходят быстрыми темпами, актуальность портфельного управления, как способа повышения ценности компании, возрастает.

Зачастую реализация одного проекта не способствует достижению всех стратегических целей компании [1]. В таком случае необходимо сформировать такой портфель проектов, который будет направлен на достижение всех имеющихся целей. Возникает вопрос: куда направить инвестиции, чтобы ценность компании росла. Как осуществить выбор приоритетов инвестирования между отраслями, создания или ликвидации бизнеса, выбора стратегии фокусирования или диверсификации, горизонтальной или вертикальной интеграции [2].

Применение методов управления портфелями проектов способствует получению ответов на эти и другие не менее важные вопросы. Правильный выбор и успешная реализация портфелей проектов является связкой между стратегическим планированием и управлением проектами.

Формирование и реализация портфеля неразрывно связаны с финансовыми вопросами оценки компании. Для обоснования стратегических и управленческих решений недостаточно просто измерить ценность, пользуясь той или иной моделью оценки [4]. Необходим алгоритм выработки управленческого решения, позволяющий объединить в единую логическую цепь богатейший арсенал современных инструментов.

Таким образом, управление портфелями стало важной частью деятельности многих компаний. Фактически, портфельное управление стало ключевым элементом успешной реализации стратегии компании. И умение соотнести и выровнять портфели компании с ее стратегией является чрезвычайно важным, как для руководителей проектов, так и для функционального руководства организации. Понимание взаимосвязей и взаимовлияния проектов в процессе реализации проекта требует от проектного менеджера внимания к деталям, понимания организационной специфики, а также умения увидеть всю «проектную» картину организации со стороны. Эти навыки могут принести существенное преимущество тем компаниям, которые поощряют такого рода мышления у своих руководителей и прислушиваются к ним [5].

В настоящее время в обязанности руководителей портфелей проектов входит не соответствие портфеля срокам, стоимости и качеству, но и своевременное принятие управленческих решений, обеспечение положительного влияния проектов на деятельность компании. Из менеджеров портфеля они превращаются в «менеджеров ценности», нацеленных на повышение финансовых результатов и создание ценности [5]. Проектно-ориентированное управление – это новый современный тип менеджмента, основной задачей которого становится координация проектов внутри организации с целью максимизации получаемых полезных эффектов и минимизации необходимых ресурсов.