Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Документальное оформление кассовых операций).pdf

Если в ходе ревизии обнаружена недостача или излишек денежных средств, в акте указывается сумма и причина возникновения недостачи или же излишка.

В случае, когда ведение кассовой книги автоматизировано, должна производиться проверка правильности работы программных средств.

Вышестоящие организации в ходе ревизии должны проверять не только кассовую дисциплину, но и уделить внимание обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

Банки и их филиалы осуществляют контрольные функции в отношении предприятий, открывших у них расчетные счета. Периодичность проверок предприятия устанавливается банком самостоятельно в зависимости от выполнения субъектом хозяйствования требований Правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. При этом период, за который проверяется состояние кассовой дисциплины, должен быть не менее трех месяцев, а при установлении грубых нарушений - за более длительный срок. Подобные проверки могут так же проводить налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие органы в соответствии с действующим законодательством.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

В определенных случаях проведение инвентаризации обязательно :

при смене кассира

при выявлении недостач и хищений

перед составлением годовой отчетности.

Инвентаризация начинается с проверки соответствия учетного остатка, указанного кассиром в отчете, фактическому наличию денег в кассе.Если фактический остаток больше отчетного, то это излишек и его нужно признать внереализационным доходом организации, в обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана с кассира.

В кассе может храниться не только отечественная, но и иностранная валюта, в этих случаях к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

Книга пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется оттиском каучуковой печати расчётно-кассового центра. Надпись о количестве листов в книге заверяется подписями лиц, ответственных за сохранность ценностей, а выдача и приём печатей, пломбиров, клише, штампов и ключей производится под расписку в книге.

Глава 3. Проведение аудиторской проверки кассовых операций

3.1 Аудиторская проверка. Наблюдение или участие в проверке кассовых операций

Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях непрерывно, поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Однако организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятиях организован формально, не все специалисты относятся добросовестно к выполнению своих обязанностей.

Предварительный контроль осуществляется главными специалистами и бухгалтером. Направлен он на предупреждение незаконного имущества предприятия.

Текущий контроль осуществляется всеми должностными лицами и направлен на оперативное устранение недостатков.

Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы, он направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Главному бухгалтеру принадлежит особая роль в обеспечении кассовой дисциплины. Именно он должен организовать такой предварительный и текущий контроль, при котором все нарушения кассовой деятельности были бы предупреждены.

Для этого все денежные документы должны проходить через него или его заместителя прежде, чем завершится любая кассовая операция. Как государственный контролер главный бухгалтер должен ежедневно следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением денежных средств.

Основной нормативный акт, который регулирует порядок осуществления операций с наличными деньгами в кассе предприятия- Правила ведения кассовых операций в РФ, который устанавливает единый порядок проведения операций с наличными деньгами, оформление кассовых документов и ведение кассовой книги, а также порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом, то есть начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке.

Для этого используют: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет»,55 «Специальные счета в банках, 57«Переводы в пути; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

Согласно порядка ,сначала выявляется фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе путем инвентаризации, после чего проверяется правильность ведения кассовых операций. Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, стоит уточнить, ведутся ли журналы предусмотренные порядком ведения кассовых журналов надлежащим образом. Затем нужно проверить правильность ведения кассовой книги( она должна быть пронумерована, опечатана сургечьей печатью, количество листов заверено подписями). В ходе проверки может быть выявлен факт неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег, тогда нужно составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

Все чековые книжки должны храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов важнее всего проверить правильность списания и законность расходования наличных денег. Основным направлением расходования денежных средств является их выдача в оплату труда, поэтому в первую очередь нужно проверять расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные кассовые документы нужно проверить на правильность:

1. их заполнения
2. передачи в кассу для исполнения
3. даты исполнения

Все кассовые документы как говорилось выше должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

Приходные и расходные ордера имеют индивидуальные номера. При выявлении недостающих номеров, следует проверить не уничтожены ли документы. При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не нарушались ли нормы расходования наличных денег установленные предприятию банком.

Проверка соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе проводится путем сопоставления фактических остатков и кассовых отчетов. Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

По итогам ревизии расходования денежных средств составляется ведомость, которая подписывается проверяющим и главным бухгалтером.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств можно проверить сопоставив даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплат, указанных в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

Так же нужно проверить полноту и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, приходных кассовых ордеров ,корешков чековых книжек и записей в кассовой книге, для чего можно получить всю необходимую документацию, включая испорченные чеки с надписью «Аннулировано», у главного бухгалтера.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия путем сопоставления конечного остатка в предыдущей выписке начальному остатку в последующей. Недостающие выписки необходимо заказать в банке. Достоверность выписок можно проверить по внешнему виду и путем встречной проверки банка. Любые исправления в выписках должны быть заверены подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка.

Для обеспечения полноты проверки можно составить отдельную ведомость, в которую вносятся все чеки, включая аннулированные, такая ведомость поможет выявить факты неоприходования денежных средств.

Если случаи неоприходования денежных средств выявлены, следует взять письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера и провести встречную проверку в банке.

После этого нужно проверить полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др.Для этого можно использовать отчеты о движении материальных ценностей и записи по счетам их учета и реализации.

В ведомостях на выплату денежных средств сотрудникам производится проверка подлинности подписей путем сверки с подписями в других документах.

Более всего нужно проверить обоснованность расхода денежных средств, относимых на издержки производства без оправдательных документов.

По отчетам кассира и оправдательным документам проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе,после чего все нарушения вносятся в акт ревизии со ссылками на соответствующие ведомости.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в зоомагазине «Черепаха»осуществляют директор и главный бухгалтер, а денежные средства зоомагазин хранит в учреждении банка.

Подобранный главным бухгалтером кассир подписывает договор о полной материальной ответственности, который включается в его личное дело. Кассир не имеет права передать свои обязанности другому лицу. В случае необходимости замены кассира, его обязанности возлагают на другого работника после подписания с ним договора о полной материальной ответственности.

Сотрудники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Руководитель организации обязан обеспечить безопасность работы кассы, например:

-Во время работы касса закрыта изнутри

-Есть несгораемый, прикрепленный к полу сейф для хранения наличных средств и ценных бумаг

-Есть сигнализация

-По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Обязательно раз в месяц проводится внезапная проверка денег в кассе. Перед ее началом нужно взять расписку у кассира( в том, что в кассе не хранятся посторонние деньги),последний кассовый отчет и документы по операциям кассир должен сдать в бухгалтерию, с пометкой о том, что все денежные документы в него включены и неоприходованных и несписанных денег нет.

Производится полистный пересчет денег, включая опечатанные пачки.

Частные расписки в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результат пересчета сопоставляется с данными бухгалтерского учета. Сумма излишка тут же ставится на приход посредством приходного ордера на сумму излишка.

3.2 Заключительная стадия аудиторской проверки кассовых операций

Аудиторское заключение составляется в свободной форме, но обязательно содержит следующие разделы:

1.Заголовок аудиторского заключения.

2.Вступление.

3.Масштаб проверки.

4.Заключение аудитора про проверку финансовой отчетности.

5. Дата аудиторского заключения.

6.Подпись аудиторского заключения.

7.Адрес аудиторской фирмы.

Аудиторское заключение по федеральному стандарту может быть безоговорочно положительным или же модифицированным.

Модифицированное заключение может :

1.не влиять на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчётности;

2.содержать оговорку;

3.содержать отказ от выражения мнения;

4.быть полностью отрицательным.

Безоговорочно положительное заключение означает, что финансовая отчетность является полностью верной, соответствует стандартам и дает полное представление о финансовом положении хозяйственной деятельности аудируемого лица.

Модифицированным заключение считается, при возникновении факторов: